議事録の書き方

OJTで後輩の子に議事録の書き方について教えたのでその内容を
メモ程度ですがまとめます。
習うより慣れよ。。。とはいいますが、新卒の人たちに向けて。

記載事項

以下の項目は議事録の必須事項です。

1. 会議名
2. 開催場所
3. 実施日付
4. 会議時間
5. 参加者
6. 資料
7. 議事内容および、決定事項
8. 作成者・承認者

議事内容の記載方法

議事内容を記載する上で意識することは以下の通りです。

1.議事の進行に沿って章分けをする
2.各パートでの確認項目、決定事項を記載する
3.誰が発言したか、了解・承認したかを明記する
4.なぜその決定事項になったか、それまでの会話の流れも記載する
5.承認されたという事実を必ず記載する

2~5が大事です。1は読みやすければ（議事の流れが追えれば）なんでもいいと思います。

構成としては以下のようにするといいと思います。

#	議事内容	発言者	発言区分
1	XXの説明を行った。	Aさん	その他
2	〇〇は◇◇でいいか。→問題ない。	Bさん→Aさん	確認
3	週末までに☆☆してください。→承知した。	Bさん→Aさん	決定
4	◆◆はどうか。→m月dd日までに検討する。	Cさん→Aさん	課題

表形式だとうまく書けませんがこんな感じで良いと思います。
区分は、

1. 課題事項
2. 確認事項
3. 決定事項
4. その他

のように区分けすると読みやすくなります。

誰が誰とどう話したから、誰が発案して誰が承認した。
こういう流れで議事は基本進行するので、しっかり要点を抑えて書きましょう。

よく指摘される項目

私が議事録を書いた際によく指摘された項目を列挙します。
もしよければ参考にしてください。

1. 議事録のファイル名に付加する日付は議事の実施日であること
2. 甲→乙の場合は了解した。乙→甲の場合は承知した。で、受け答え方を分けること
3. 議事の終わりに　以　上　と書きましょう（議事がそこで終わったことを示すため）
4. 議事のレビューで修正があった場合は、オリジナルの文書を上書きせずに枝番を上げて編集しましょう。（修正後って一目でわかるからだそう）
5. 議事で生じた課題・決定事項は課題管理表などで管理すること
6. 文章の平仄は合わせましょう（ですます。～だ。を統一するなど）
7. 口語ではなく、文語で書きましょう

おわりに

議事録は決定したこと、なぜ決定したのか、誰が承認したのか、その証跡となるものです。
当然、作成された議事録が相手側で承認された場合は、法的根拠にもなりえます。
変に気負う必要はありませんが、しっかりと記載することで自分達の身を守ることに繋がりますので、自戒を込めてメモ程度ではありますが残させていただきます。

おまけ

文章を記載するときは、以下にリンクしている文化庁のドキュメントが参考になるので
お時間があれば一読することを推奨します。

公用文作成の考え方

ある程度の国語力は上がると思います。

以　　上