🔷プロジェクトの情報確認に関するよくある話

プロジェクトに関わるあらゆる方々は、コミュニケーションにおいて、こんなやりとりを1度はしたことがあるのではないでしょうか。
「タスク管理ツールの更新に気づかなかった」
「チャットのやり取りを見逃したけど、どこに書いてあったんだっけ？」

様々な拠点にいるメンバーと複数のプロジェクト管理ツールを使ってコミュニケーションすることが多くなった現在、このようなことで情報の確認に時間を取られ、自分の本来の仕事に集中しきれないことも珍しいことではないと思います。

・管理者（マネージャーやスクラムマスタなど）視点では、
コミュニケーションの遅延が、プロジェクト全体の進捗に大きな影響を与えることを知っているので、
プロジェクトメンバーの方々に、
「さっき、タスク管理のチケットを更新したので確認してください」とチャットアプリで連絡したり、「今、チャットを送ったので確認してください」と電話したり、オンライン・ミーティングで確認したりしていますよね。

・チームメンバー（エンジニア、デザイナーなど）視点では、
担当する業務で用いるアプリの他に、チャット、タスク管理、Wiki、メールなど複数のアプリを使っており、
「あの情報、どのツールで共有されたっけ？」
「この情報を探すのにどれだけ時間を費やしただろう？」
と確認することが多々あると思います。
集中して自身の作業を行いながら、それらの情報全てに気を配りながら漏らさず対応していくことは意外と簡単なことではないと体感しているはずです。

🔷プロジェクトの隠れた情報確認コスト

プロジェクトの隠れたコストに情報確認コストがあります。
特にコロナ以降、これまで対面で行っていたコミュニケーションの多くがチャットアプリ上などで行われることが多くなり、受け手が情報を確認するまでの時間や情報を探す手間が増えてきています。
プロジェクトの情報確認に関する課題を以下で纏めてみます。

✅ 複数のツールの使用：チャット、タスク管理、Wiki、メールなど、用途ごとに異なるツールを使い分ける手間が増加。
✅ 通知の不均一性：通知される情報と通知されない情報があり、重要な情報の見落としが発生しやすい。
✅ 情報の時差・漏れ：複数のツールで情報が分散し、必要な情報を把握しきれないことが頻発。
✅ 情報探しの手間：流れてしまったチャット内容を再確認する際に予想以上の時間がかかる。「情報確認コスト」を発生させるだけでなく、プロジェクト全体に遅延リスクをもたらす可能性があります。

🔷 解決策

まずはプロジェクトのコミュニケーションをコントロールすること、できるような状態にする（例：必要なメンバー及び内容に絞って通知等）ことが必要だと考えています。
その解決方法の1つとして、複数アプリに跨ったプロジェクトマネジメントツールを一元化することが挙げられます。

私達のプロジェクトでは、プロジェクトマネジメントに数十年携わった当事者が、当事者目線で細部まで徹底的に使いやすさにこだわって構築した一体型プロジェクトマネジメントツール「RISA PMT」の導入及び活用をしています。

なぜ「RISA PMT」を活用しているかについてですが、
理由は1つではありませんが、
「RISA PMT」は、コミュニケーション・計画・スケジュール管理・ナレッジ管理の機能が一つのツールに集約されたプロジェクトマネジメントツールの理想形で、
プロジェクトの現場目線で作られているため細かいところまで使いやすいことが挙げられます。
「RISA PMT」が良いと思った点は例えば以下のような点です。

📍 1. プロジェクトマネジメントに必要な機能が一元化

できること
・プロジェクトメンバーとのやり取り（チャット・メール・Wiki…）の一元化
・複数アプリを開いて探す手間の削減

「RISA PMT」機能例
①：チケット（タスク）に関連する情報（仕様や方針など）を紐づけでき、タスクとドキュメントの両方でお互いの関連を見ることが可能
②：チケットに紐づいたチャットのスレッドで、閉ざされた話題についてやり取りすることができるため、他のメッセージと混在せず、チーム全体と個別のチケットのやり取りが分離可能。

📍 2. 「RISA PMT」によるコミュニケーションの省力化

できること
・メールのToやCCのようにきめ細やかな情報伝達とチーム内全員での情報共有
・Timeline機能と高度なメンション機能により、検索なしでクリックだけでも探したい情報にアクセス

「RISA PMT」機能例
①：送信グループで高頻度で連絡をとるメンバーをグループ化したり@メンションとCCを使い分けることができ、必要な通知に絞り込み可能。
②：チャット全体とチャネルにTimelineがあり、時系列ですべてのメッセージを確認可能。

📍 3. 「RISA PMT」のコミュニケーションの高度化

できること
・チケット（タスク）に関連する情報（仕様や方針など）を紐づけでき、タスクとドキュメントの両方でお互いの関連を見ることができる。
・カンバン・ガントチャート・勤怠管理が紐づくことで精緻な計画立案とリスクの可視化が可能

「RISA PMT」機能例
①：各ドキュメントで引用されてドキュメントや引用しているドキュメントを確認可能。
②：プロジェクト管理（カンバン）ごとにチャットのタイムラインがあり、プロジェクトの動向を容易に把握できる。

解決方法は1つではありませんが、このような方法もありますので、よかったら取り入れてみていただけたらと思います。

参考）RISA PMTについて
※2025/5/末目途でティザーWebサイトが完成次第本項目を更新してご共有する予定です。