リモートワーク
チームビルディング
テレワーク

この記事は ウェブクルー Advent Calendar 2017の24日目の記事です。
昨日は@yurayuramenさんの「kamon on play2.6 で収集したデータをkibana(6.0)でみる」でした。

クリスマス・イヴの本日はちょっと毛色を変えまして情シス担当者@razgriz_rayが社内でリモートワーク制度を導入推進してみて感じた事やトピックをまとめていきたいと思いますので宜しくお願いします。

■はじめに

今年は働き方改革やワークライフバランスといったワードを良く耳にされた方も多いと思いますが、
ウェブクルーも業務生産性向上を目指してリモートワークを導入する事となりました。
ITツール群及びセキュリティ関連の事例は割愛させて頂き、主に組織マネジメントの観点から簡単に共有させて頂きます。

尚、所々過去参加したセミナーで感銘を受けた文言を引用している箇所もありますのでご了承下さいw

■トップダウンの重要性

まずはとにかくトップダウンで開始できるかどうかで難易度が全く変わると思います。
テレワーク関連のセミナーに出席すると大抵トップダウンを推奨されますが
実際導入Pjt当事者になると本当にトップダウンの必要性を痛感します。
働き方がどう変わるのか、何が目的で導入するのかをトップが示唆する事で全社が協力して目標に邁進できます。
逆にトップダウンでない場合、社員の協力を仰ぐ際に毎回経緯・目的・今後の方向性を説明する必要があり
非常に非効率な導入推進業務を強いられると思います。

Point

  • ビジョンを作るのがトップの仕事!心配するのではなく信頼しよう!
  • 導入後のビジョンをトップが明確にアウトプットする事でゴール(結果)を社員にイメージさせる
  • 社員がオフィシャルなプロジェクトと認識する事でPjtチームが動きやすくなる

■全社横断Pjtチームの発足

全社に影響する案件なので当然プロジェクトチームも1部署からではなく全社横断プロジェクトを作るべきです。
そうする事で様々な部署が抱える問題点や改善点が明らかになり、リモートワーク導入についてだけではなく
業務改善対応Pjtという視点でも機能する事が可能となります。
逆に1部署のみで対応した場合、どうしても視野が狭くなり目的を見失いがちになります。

Point

  • プロジェクトを立ち上げる時は様々な部署から横断的に
  • いわゆる「声のデカイ人」に参加してもらうとより効果的
  • 場合によってはリモートワークを導入せずとも改善が可能な課題を見つけられるかも
  • 目的は制度の導入ではなく、生産性の向上

■ITツールのデザイン

昨今、office365やG-suiteを始めとした様々なSaaSソリューションが存在しておりますが、社内環境が全てクラウドに移行している企業はそれほど多くはないと思います。
未だ多くの企業ではクラウドサービスとオンプレ環境を組み合わせて運用していると思いますので、
そういった環境でリモートワークを行う上で大切になるのがITツールを含めた業務フローデザインです。
ですので、可能な限りシンプルにかつセキュアに利用できる業務システムを構築・展開するのが社内情報システム担当の責務となります。

Point

  • 7割の人はITリテラシーが無い、低いものとしてデザインする
  • ITリテラシーが低いのは業務が違うのだから当然、求めてはいけない
  • べからず集を作っては意味がない。人はルールの抜け穴を探すだけ
  • 「これだけをすればよい」を提示する

■コミニケーションカルチャー

トライアル運用にしろ本番運用にしろリモートワークを開始してすぐにぶち当たる壁がコミニケーション方法の違いです。
今までFace To Faceや内線電話等で直接情報共有していたのがメールやチャットツール、Skype等のITツールがメインになります。
その場合に必要以上に注意すべきなのが心理的距離です。
物理的距離が遠くなる分、チャットツールでやり取りする文言等はなるべく丁寧に相手が理解しやすく回答しやすい内容にするといった心理的距離を考慮したコミニケーションスキルが必要になります。
又、リモートワーク導入によりマネジメント層は目の前にいないメンバーに対してマネジメントを行う事を強いられますので、管理する側・される側共に積極的かつ相手をリスペクトしたアウトプットを心掛けると良いと思います。

Point

  • 物理的距離より心理的距離を意識する
  • 社内側の方がむしろ気を遣う必要がある
  • 「リモートワークをしてるのなら明日共有しよう」はNGに
  • マネジメント層が積極的に上記アクションを行う様に心掛ける
  • チャットツールによる分報等で作業内容をリアルタイムで共有しマネジメント負荷を軽減する

■制度と風土

テレワークといった働き方を根本から変える取り組みで最も難しいのが会社毎に存在する風土の変革です。
ITシステムリプレースでも良くある事ですが、環境が変わる事にネガティブな感情を抱く社員は多いです。
自分の業務の妨げになる可能性があるのですからそれは当然の事だと思います。
そういった状況でどう変化を促すか、変化した先に何があるのかを提示するかがポイントになると思います。

又、社内規定や評価制度についても非常にセンシティブに対応する必要があります。
従来の評価制度で対応できるのであれば良いですが、大抵は多様な働き方に伴うマネジメント・評価方針の変更を強いられると思います。
評価を行う際にプロセスを重視していたチーム(もしくは風土)であればそれはより強く出てくると思います。
ウェブクルーではそういった問題をすぐ解決するのは難しいと判断し、以下ルールを設定する事で可能な限り評価等に影響が出ないルールで運用しております。

  • マネージャー承認制
  • 事前に申請が必須
  • リモートワーク実施は週1回のみ
  • 1チーム内で複数名同時実施は原則NG

Point

  • リモートワークを活用しやすい雰囲気づくり
  • スモールスタート
  • フェアでオープンな制度の策定

■まとめ

という事でトピックを整理してみました。

  • トップダウン
  • 明確なビジョン、導入する事で何をコミットしたいのか
  • 複数の部署から成る、プロジェクトチームの整備
  • 物理的距離より心理的距離
  • 社内風土変革の啓蒙
  • フェアな制度の策定・実施・改善
  • そして情熱をもって取り組むマインド

リモートワーク導入の効果ですが、ウェブクルーでは一部のチームが積極的に制度を利用する事で少しずつ浸透が進んでいます。
現時点では生産性の向上。。。というよりは働き方の幅が広がったという結果に留まっているのが現実ですが、本ナレッジが少しでもリモートワーク関係者のお役に立てれば幸いです。

ここまで読んでくださりありがとうございました!

明日の担当は爆速PDCAでお馴染みの@DotaKobayashiさんですので是非チェックして下さい!

■最後に

ウェブクルーでは一緒に働いていただける方を随時募集しております。
お気軽にエントリーくださいませ。

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