以前いわゆる大きな会社で管理職をやってた頃に後輩たちへの指導のために作った資料がみつかったのですが、結構有用だと思うので（自画自賛w）、記事にしてみました。
はじめに
みなさんは、報告書を読む人の立場に立って書いているでしょうか？
読んだ人に「よくわからん」と言われた場合、おそらく90%以上は報告者に責任があります。ダメな報告書によって、内容を誤解されて怒られ、報告者は「なにゆってんねん！」とストレスが溜まるというネガティブスパイラルに陥ります。時間も、心身もすり減りますので、そんな無駄を少しでも減らすことができれば、とても幸せではないでしょうか。
報告書とは
報告する相手に、読んで理解してもらうためのものです。報告者が言いたいことを云うためのものではありません。
では、何を理解してもらうべきなのか？変な言い方ですが、それは報告する相手が知っておくべきことです。堂々巡りですね。もうちょっと噛み砕くと、報告する相手が何のためにその報告を必要としているかを報告者が理解して、対処する必要があります。
つまり、報告する相手に応じて内容、記述レベルを変更する必要があります。
いい報告書とは
記載されている内容について、客観的事実と、主観・推測がはっきり区別できなければなりません。まあこれは、報告書の必須条件ですが、、
そして、話の趣旨がすぐに分かることが重要です。話の趣旨というのは、トピック（何の案件のどういう事項について）と、それにまつわる何らかの結果のセットのことです。読む側の立場に立つと、これが分からなかったら「何が言いたいねん！」とか「だからなんやねん！」と腹が立ちますよね。
知りたいことが過不足なく書かれていることも大事です。知りたいこととは、その報告の利用用途に合う情報です。無意味に長い報告書はダメです。
わかりやすさに直結しますが、用語が統一されていなければなりません。つまり、同じ概念を複数の言葉で表現してはいけません。
ダメな報告書はこれらの裏返しです。
「知りたいこと」はどのように表現されているべきか
案件や利用目的によってバリエーションはありますが、多くの場合、以下の構成になっているといいと思います。
- 結論
- 行った取り組みとその結果
- 「いつ」のことなのか
- 客観的事実（誰の発言なのか、誰の考えなのか）
- 課題
- なぜその取り組みを行ったのか
- 行った取り組みの内容の詳細
- （もしあれば）将来の展望、考察、推測（スケジュールなども含む）
知ってもらう必要の「ない」こと
多くの場合、以下の点は主要な要素にはなり得ません。
- どんな苦労をしたか
- 細かい手続き的なこと(手続きそのものが重要な時はもちろん必須)
- 報告者自身の身の上話
- 能力やバックグラウンド
もしどうしても入れたいなら、他と区別して最後に入れましょう。途中に入れてしまって訳が分からなくなると、心証を悪くするだけです。
報告書を「うまく」使う
主観や推測を入れてはいけないというわけではありません。入れるなら効果的に入れましょう。もちろん入れるのは他と区別できる場所です。
では、何のために主観や推測を入れるのか？それは、報告する相手にうまく動いてもらうためです。その狙い(戦略)がないなら入れない方がいいです。絶対に。
チェックポイント
- 以下のような構成になっていますか？
- 結論
- 行った取り組みとその結果
- 「いつ」のことなのか
- 客観的事実（誰の発言なのか、誰の考えなのか）
- 課題
- なぜその取り組みを行ったのか
- 行った取り組みの内容
- (もしあれば)将来の展望、考察、推測
- 結論
- 客観的事実と主観・推測は別々の段落に書かれていますか？
- 主観・推測を書くなら最後の付け足しです
- だらだら長くなっていませんか？
- もっと短くできるはず、と思って見返してください。
- 用語は統一されていますか？
心構え
当たり前のことばかり書いてるだけなのですが、いい報告書だなー、と思うものに出会うのは稀です。誰にでもわかる報告書がもちろんベストですが、特定の相手（報告する相手）がわかる報告書であれば十分です。そこを意識するだけでも、結構レベルアップすると思います。
うまくかけている報告書だと、それを読んだ人から来るコメントが建設的だったり、報告者自身が腑に落ちていないことなどを突っ込まれることが多くなります。（何のコメントも質問もないというのは、ちゃんと読んでくれてない可能性があります）また、自分が書いた報告書がほぼそのまま転記されて、更に上層への報告書になることが多くなります。
報告に意味があるかよく分からないことが多いのは確かです。でも、適当に書いてその報告書を読む人の時間を奪っていいという話ではありません。
報告書はこの世からなくなりません。うまく書けるようになれば、自分も周りもhappyになれます。だから、しっかり練習しましょう！