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分かりやすい文章を書くためのポイント

はじめに

技術文書を書く際の、分かりやすい文章を書くためのポイントをまとめてみました。この内容は、3級テクニカルライター試験の対策にもなります。

ポイント

  • 1つの文章内に、同じ言葉を繰り返さない

「このソフトウェアは、絵を描くためのアプリケーションソフトです。」 
この文はソフトウェアと、アプリケーションソフトという、同じ意味の単語を重複して使っているため、冗長になっています。このように書き換えるとすっきりした表現になります。⇒ (正)「このソフトウェアは、絵を描くためのものです。」

「写真を印刷するときは、専用紙に印刷します。 」
この文も一文の中に印刷という単語が重複して登場しているため、冗長な文となっています。このように書き換えるとすっきりするでしょう。⇒ (正)「写真を印刷するときは、専用紙を使います。」

  • 矛盾した表現を使わない

「不測の事態を予測して行動する。」
さて、この文は何がよろしくないのでしょうか。そもそも、予測できないからこそ、不測の事態であるはずです。文の中に矛盾した表現が含まれていることになります。この文は次のように表現するべきです。⇒ (正)「不測の事態に備えて行動する。」

  • 合成語を作らないこと

「サイズ指定する。」
さて、この文は何がよろしくないのでしょうか。サイズは名詞だが、指定は「指定する」の動詞です。名詞を動詞を組み合わせて1つの名詞を作っています。これを合成語といいます。書き手は合成語を作るべきではありません。合成語は作らずにこのように書くべきです。⇒ (正)「サイズを指定する。」

  • 方法という表現を多用しない

「マウスを使用するという方法もあります。」
方法という表現を使うと、文が冗長になりがちです。次のような表現に書きかえるとすっきりします。⇒ (正)「マウスも使用できます。」

  • 専門用語を利用しないこと

業界内だけで当たり前のように使っている表現は、業界に携わっていない人からすれば、何のことだか分からないこともあります。極端な例ではありますが、放送業界で使われている「しーめー食いに行く」(飯を食いに行く)といった単語を逆読みする読み方も、一般的には通用しないため、文章にそのまま記述してしまうわけにはいきません。

「これは新社会人にフォーカスした製品です。」
この表現は次のように書き換えた方がいいです。⇒ (正)「これは新社会人に狙いを絞った製品です。」

「Windows10に対応しています。」
この表現は次のように書き換えた方がいいです。⇒ (正)「Windows10上で動作します。」

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