はじめに
新設情シス部署に営業から異動して2年。まずは初投稿のご挨拶をかね、ワスレナイ導入経緯から記します。
本記事はワスレナイの初期設定についての備忘を兼ねた記事となります。またおそらく導入された方はたぶん自分と同じところで悩むだろうなぁということで、何かの助けになるだろうという目論見があります。
それでは、ワスレナイ導入経緯兼自己紹介からお付き合い下さい。
ワスレナイ導入経緯
へーしゃは中規模製造業で、それまでまともな情シス系部署がありませんでした。それまでも情報システムの担当者はいましたが、組織としては稼働しておらず、サポートデスク的な立場で定常業務を行うという体で稼働していました。
そんな折、突然情シス部署が新設されることになり、私に白羽の矢が当たりました。それまで四半世紀勤めていた営業部門から、初めての情報システム系のお仕事をすることになります（つい先日まで自分が情シスと呼ばれる職種であることに気づいていなかった位のニワカです）。
異動後まず行ったのは業務を整理して記録することでした。また、ルール化できるものはルールを設けていきました。分散した断片的な資料をWikiにまとめ、体系化を目指します。組織たるものいつでも誰かに業務引き継ぎができるようでなければなりませんが、目前には荒野とバラックが広がっていました。知識も装備も十分でない情シス見習いとして、レベル0からのスタートです。
異動時に存在していた設備やサービスは、折々の会社の事情で導入されたもの、ほぼ無管理状態。ベンダーさんへのお布施だけが一人前に発生し続ける最悪の状態にありました。
ワスレナイに絡む設備として、それまでへーしゃにはSS1が存在していました。これがまた実存する設備の3倍くらいの量の設備登録がされており、早々に赤い（高コストなゴミ箱）設備としてロックオン。管理もできないものに金を払っても仕方がないのです。荒野のバラックを打ち倒して一旦更地にするという爽快感とともにこれを切りました。
資産管理設備はあるのに、なぜかへーしゃにはADやAZUREといった子たちが存在しません。その代わりにサブバージョンがたくさんあるExcelや、前前任者が作りかけたACCESSのファイルなどが散在しています。SS1の廃止とともにこれらの統合を目指し、コストを一旦フラットにしようとAirTableの導入を決めました。
だがしかし。
そのあたりから思った以上の繁忙状態となります。部署設立とともになぜか呼び戻された前前任者、定年退職予定だった前任者が順次退職。結局ひとり情シスに落ち着いた状態で大きな案件が動き出しました。
AirTable導入決定からER図の書き方から覚えてテーブル設計を始めていましたが、作業は滞りがちになり、また上位部門からは働きすぎるなとブレーキを踏まれ、いつまでも管理の基礎ができないと冷や汗をかくことになります。
折しもWindows 10から11への更新に絡んだPCのリプレースも進行中で、ようやく今年年初に物理発注を済ませ、物理的・論理的に目前にはPCの山が聳えています。今度こそAirTableを何とかしないとまた沼になる、しかし設計は間に合わないと冷や汗が脂汗に変わっていきます。
そんな時にワスレナイに出会いました。
ワスレナイは本来はSaaS管理のシステムですが、ありがたいことに設備管理もできる。これだ！ しかもSHIFTさんの方針によりなんと利用料無料。神なのか後に有料化を目論む悪魔なのか。後者はありません！ というSHIFTさんの言葉を信じて爆速導入しました。
なお申し遅れましたが、私はファーストガンダムを再放送で見ていた世代のアラカン一歩手前のおっさんです。
ワスレナイの役職設定
ようやく本編です。長文失礼しました。
ワスレナイ公式マニュアルでは、以下の順序で設定を行なっていきます。
- メンバー追加
- ソフトウェア追加
- ハードウェア追加
- 管理ルール設定
まずは指定通りユーザ登録を行います。
登録はお約束に従って、管理者登録（私）の後、それをテンプレにしたcsvファイルを用意して進めました。
はじめにメールアカウントの棚卸しを行います（見たくなかった…）。
メールサーバからユーザリストを取得、現存する管理台帳と比較・整理します。
- 台帳の削除漏れ、記載漏れの確認
- 個人アカウントとその他の業務アカウントの区別
続けてグループウェアからユーザリストを取得、上記リストとマージしつつ、所属部門等の確認と整理を行います。
引き継いだファイルは概ねSpreadsheetに移行させてあったので、ゴリゴリ作業をして不備を潰します。業務アカウントは怖い…。イミフの山を削りながら進めました。
続いてワスレナイの設定画面からマスタを作成します。
- 部署マスタ
- 勤務地マスタ
- 職種マスタ
- 雇用形態マスタ
このうち職種マスタはとりあえずへーしゃには明確な（公式の）職種規定がないので無視。雇用形態マスタでは社内外注の方をどうするかなど少し悩みました。また、代表取締役、取締役の雇用形態って？ となりましたが、これは雇用者へ割り振っておきました。雇用形態じゃねーよなぁと思いつつ良しとします（不都合が出たら後日直します）。
それから部署マスタ。親子関係が作れます。へーしゃの場合だと
営業部
┗ グループ
┗ チーム
みたいになっています。しかしテンプレcsvファイルには部署記載欄は一つだけ。テストでネストした部署を持たせたユーザを作って書き出してみると、最終的な子部署が掲載されていました。
csvファイルを作成する際は、部署欄にはネスト最下位の部署を記しておけば自動的に上位部署と紐づけられる仕様でした（これ、上位部署が違う名称で、下位部署が同名の場合にちょっとめんどくさそうです）。
さてここで気づいたのですが、役職だけマスタ項目の入力メニューがないのです。役職マスタはどこだ。マニュアルを見返すと、勤務地、職種、雇用形態、部署、プロジェクトのマスタ登録 に記載がありました。
設定 > 部署マスタ > 役職を追加したい部署（子部署）、の それぞれ に役職追加の機能があります。
どうやら部署を横断（縦断）する役職マスタは無いようです。へーしゃだと親部署は4部門。親に設定しておけば子にも引き継がれるだろうと入力してみましたが、ダメでした。
やーこれ、子部署まで入れるとどんだけ同じ操作するの。
ということで、ここですっぱり諦めました。 役職なんて飾りです と言い切る方針を立てて心の平穏を得ました。
人事あるたびいちいち手作業で更新するなんて、これ絶対漏れるわよね。というかへーしゃ、一般社員が参照できる社員・役職の対照資料がそもそも無いのです。手間をかけるだけ無意味だと判断しました（あることにはあるが、一般社員やへーぶしょには共有されていません）。部長専用SaaSとか現れたらばロールで対処します。
そもそもワスレナイが管理したいのは役職ではないですからね。
（SHIFTさんは、おそらくロールで扱おうとしていたのではないでしょうか。同マニュアルのロール設定の欄を見ると例が「プロジェクトリーダー」。うむ。おそらくそうでしょう）
＊なお、ロールはプロジェクトに紐づきます。この辺の設定も、分かるけどちょっとシステム系の会社以外だと使いづらいような気がします。それとも世間一般では、ばんばんプロジェクトが立っているのでしょうか。へーしゃは残念ながら当てはまりません。
初期実装はなくて、後から要望が出て追加したのかなとも思いました。これからワスレナイを設定される方は、組織（部署）の親子それぞれに役職をぶら下げるのはかなり手間なので、無視した方が平和だと思います。
ここまでで納得してcsvを書いてインポート（なおテンプレにした自分のアカウントは消しておかないと怒られます。消し忘れて怒られました）。何度か誤記を指摘されて修正を繰り返し、無事登録ができました。
以上、自己紹介に比べてあっさりしていますが、ご容赦を。