まずはじめに自己紹介、私立大学にて、学生教員向けのサポートデスク業務に携わっています。
毎日、問題点、疑問点を解決するのが仕事です。
みなさんの会社では組織、各部署用にメールアドレスを持っていますか？
自分のメールアドレスはそれぞれお持ちだと思いますが、それ以外で
共用のメールアドレスを持っていませんか？
自分の業務委託先では根深く残っています。
自分はこれをなくしたい。と思っております。
なんでか。
１．みんなでユーザー名、パスワードを共有しそれぞれメール設定している。
（めんどうくさくない？）
２．しかもメール設定方法がわからない、できない。
３．メーリングリストはメンバー変更が自由にできない。
４，共有して受けているので、誰が処理したかわからない。
共用のメールを何のために利用するのか？
情報を収集するため。連絡を受けるため。 いろいろあると思います。
それって、メールじゃなきゃダメなんですか？
取得したメールアドレスの使用用途をお聞きしたところ、何個かの例がわかりました。
それぞれに対して、メールソフト以外での処理を考えてみました。
提案１ 質問に対し、回答を集める。
メールで集めたら、それって 誰から来たもので、誰が来ていないか確認するんですよね。
Excelで送らせて、それを整理してるんですよね。
Microsoft Formsを使いませんか？
質問をWEBで書いて、答えをメールで転記して入れさせてませんか？
答え忘れふせげますよ。
アンケートの集計もExcel上で一覧になるので、集計しやすいですよ。
もっと活用すれば、だれが出してないか確認すぐできるので催促も可能ですよ。
Power Automate設定例
これだけの設定で、Formsに投稿があったら、送られてきた内容をメールを送ることができます。
提案２ サイトに登録して情報を得る。
よくありますね。 メルマガみたいなのが飛んでくるってことですよね。
僕の提案はこれです。
- Teams使いましょう。
Teamsではサブチャネルにおいて、メールアドレスを持たせることができます。
このアドレスを、情報が取得したい先に登録するのです。
このメール宛にメールが送信されると、Teamsに投稿されます。
こんな風に発信者と、件名、本文がTeams上に表示されるんですよ。
提案３ 問い合わせを受ける。
問い合わせの窓口がメールアドレスになってる。よくありますよね。
これをどうにか楽にしたいです。
１．既存の問い合わせメールアドレスが変更できない。
info@xxxxxxxjpなどのメールアドレスをTeamsのサブチャネルメールアドレスに変更しましょう
メールが届くとTeamsのチャネルに書き込みされます。
２．問い合わせをリスト化しよう！
ここでPower Automateの出番です。
１．トリガーはこちらのトリガーを使用します。
さきほど使用したチームのサブチャネルを指定してください。
２．TeamsへのメッセージはHTML化するようなので、こちらのフローを追加
メッセージ本文をほうりこみます。
３．Sharepointリストにデータを追加します。
１）サイトのアドレス、リスト名を選択します。
２）タイトルはユニークなIDを持つ メッセージetag
３）メッセージfromユーザーIdに 送信者のメアドが入っているので選択します。
４）件名は メッセージ件名を入れます。
５）問い合わせ内容に 先ほど変換した HTMLからプレーンテキストを選択します。
上記にて、メール問い合わせをリスト化可能です。
上記はまだ実践ではありません。実際に使用している状況など、確認していく必要があると思いますが、
メールを複数設定するなど手間をはぶいていくことができるのではないでしょうか
また自分のところでは こういう組織用メールアドレスの処理とかPower Automateで
違う面白い方法があるよ、とかこんな方法があるよとかございましたら
コメントいただけたら嬉しいです。
これにて今回のカレンダー案件クローズさせていただきます。
ご読了いただきありがとうございました。