はじめに
Microsoft 365 (特に Exchange Online)を利用した会議室管理では、「誰がどの会議室を使えるか」を制御することが必須です。
本記事は Exchange Online における会議室予約の仕組みと、ポリシー設定によるユーザー・グループ制御の方法を固めて説明します。
1. 会議室 = リソースメールボックス
Exchangeでは会議室は「リソースメールボックス (Room Mailbox)」として管理されます。
・各会議室は個別のメールアドレスを持つ
・Outlook/Teamsの会議招待に会議室を追加すると、それが予約になる
・会議室側の予定表に登録される
2. 会議室予約制御のポリシー
Exchange Online の会議室は「CalendarProcessing」設定として、予約制御に関わるポリシーを作ることができます。
| コマンド | 内容 |
|---|---|
| AllBookInPolicy | 誰でも自動予約可能にするか |
| BookInPolicy | 自動予約を許可するユーザー・グループ |
| RequestInPolicy | 許可つき申請はできる人 |
| ResourceDelegates | 許可/拒否を判断する課長・承認者 |
| AllowConflicts | 二重予約を許すか |
| MaximumDuration | 最大予約可能時間 |
これらはすべて「会議室単位」で設定されます。
3. 使用するグループの種類
ポリシー設定で指定する「予約可能な人」はユーザー一覧よりも グループ指定が実務的 です。
| 会議室に使えるか | 配布グループ | メール一括配信 |
|---|---|---|
| 配布グループ | メール一括配信 | ✅ 可 |
| メール対応セキュリティグループ | メール + アクセス制御 | ✅ 常用 |
| Microsoft 365 グループ | Teams/同期/コラボラティ | ❌ 非対応 |
4. ポリシーの適用単位
ポリシーは「会議室側」に設定する。
・ユーザー側に会議室使用権を設定するものではない
・会議室が「だれの予約を許すか」を判断する「フィルタ」を持つ
5. PowerShell による実践例
# 誰でも会議室Aを使える
Set-CalendarProcessing "会議室A" -AllBookInPolicy $true
# 営業部グループだけ使用可
Set-CalendarProcessing "会議室A" -AllBookInPolicy $false -BookInPolicy "営業部グループ"
# 配送経理部は許可者が評価
Set-CalendarProcessing "会議室A" `
-RequestInPolicy "配送経理グループ" `
-ResourceDelegates "admin@contoso.com"
# ポリシー内容を確認
Get-CalendarProcessing "会議室A" | Format-List BookInPolicy, RequestInPolicy, ResourceDelegates
# 誰でも会議室Aを使える
Set-CalendarProcessing "会議室A" -AllBookInPolicy $true
# 営業部グループだけ使用可
Set-CalendarProcessing "会議室A" -AllBookInPolicy $false -BookInPolicy "営業部グループ"
# 配送経理部は許可者が評価
Set-CalendarProcessing "会議室A" `
-RequestInPolicy "配送経理グループ" `
-ResourceDelegates "admin@contoso.com"
# ポリシー内容を確認
Get-CalendarProcessing "会議室A" | Format-List BookInPolicy, RequestInPolicy, ResourceDelegates
6.PowerShellの接続方法