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@pluckYang(pluck Yang)

power platform勉強メモ（基礎概念、画面操作）-CRM

Last updated at Posted at 2023-07-25
  • microsoftのログイン判断がちょっとややこしいので、開発環境を開くとき、現在と違うユーザやシークレットモードに入った方がいい
  • 勉強材料Microsoft Dynamics 365 (CRM) &Power Platform Training (2023)
    • 資格範囲MB200、コア部分は「dynamic365」と「microsoft power platform」、一般的に「functional certification」は基礎知識と画面操作メイン、つまり使用者向け；「technical certification」は開発者向け、コーディングやデータベスの知識も必要
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目次：

Dynamics 365 and PowerApps紹介

  • Dynamics 365 appsはmicrosoftが作った、デフォルトの機能アプリ（sales、customer service、ERPなど）、PowerAppsは使用者自身が作るカスタムAPP（common data service＝CDS）
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  • Dynamics 365 appの無料試しの申請URL、アカウント作成後
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    • もし、すでにMicrosoftアカウントに登録されたメールアドレスをdynamics３６５試し版を申し込む場合
      申請URL：https://dynamics.microsoft.com/ja-jp/sales/overview/

      • まず申請画面で”example@example.com”を入力、errorを起し
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      • この画面に入り、メールアドレスを入力
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      • 新アカウント作成をクリック
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      • 初期のユーザを作成の時、”admin”をつけた方が分かりやすい

    • Microsoft 365 admin center
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    • Power Platform admin centerに新しい環境を追加（デフォルト環境にはデータベースが少ない為）、Dynamics 365 appsを環境に追加したい場合、チェックを入れ、すべての「企業アプリ」を選択
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  • 環境が準備されたら、環境名クリックし、入った後URLをクリック、サービス一覧画面に入る。「Dynamics 365 — custom」には他すべてのサービスが入っているもの
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power platform紹介
  • power apps ＆ dynamic３６５（common data service）：アプリ開発用
    • power apps画面 : make.powerapps.com)
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  • power automate（microsoft flow）：ワークフロー作成或いは機能一体化
  • power BI：レポート作成とデータ分析
  • power view agents：BOT(ボット）などの自動化処理（客対応チャットなど）の開発
  • 追記：
    • もしpower appsにログインの時、以下のようなエラーが発生し（エラー内容：dynamic365サービスを申し込んだアカウントは現在の組織に存在しない）、ログインできない場合。新しいブラウザを開き、或は「シークレット ブラウジング」モードでpower appsにログイン
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    • power app設定画面の言語を選択
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power platform admin center

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Components of Dataverse

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  • dynamic365のデータ名詞と従来のデータベースの名詞の比較：
    ・entity == table
    ・attribute == column
    ・record == row
    ・relationship == relationship
  • 「solution」は各設定（データベースの設定、組織設定、コード、ダッシュボード、セキュリティロール、など）を一つのパッケージに入れ、他環境へ反映できる、salesforceの「変更セット」用途と似ている。
    • make.powerapps.compower apps画面でテーブルに入る
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Creating Solution and Publisher

開発の時、直接「defult solution」を弄るのは避け、プロジェクト開始前、「customize solution」一個作成し、開発段階では、defult solutionから内容をcustomize solutionに追加し、そしてカスタマイズ。

  • publisher
    solutionの所有者を表示、普通は会社名を使用。一個のsolutionには一個のpublisher必要。publisherはprefixを提供、awsの「tag」と似ている。以下は新規publisher作成画面
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    Solution新規作成の時、デフォルトの設定上「パッケージの種類」は「unmanaged」
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  • 作成後、solutionは空白状態、「既存を追加」機能でdefult solutionから内容を追加できる、環境既存の資材を編集の場合、ここで追加し、さらにカスタマイズ
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    • 例として、既存の取引先と取引先責任者を追加、混乱を避けるため、「全て」（項目、他オブジェクトの関係、格式、など）を選択
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    • オブジェクトを新規（データベスに新しいテーブルとデフォルトのcolumnを追加）の場合「新規」をクリック
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Creating a Model Driven app

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Customizing an Existing Table

データ種類
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テーブルに列（field）を追加
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レコードの表示画面をカスタマイズ
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  • フォームをカスタマイズ時の注意点
    • ブラウザの画面が狭い場合、プロパティを二列を設置しても、画面上表示できない場合がある。正しく表示する為、ブラウザを広くにする
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creating a relationship

ブラウザの開発者モードで、参照関係にマウスを乗ると、参照先recordのdivが表示される
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例として、「Expense Request」と「Expense Item」の１：Nの関係をを作成
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「Expense Request」のrelationship設置画面で「一対多」を選ぶ、或は「Expense Item」画面で「多対一」を選ぶ
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保存すると、「Expense Item」テーブル上、「Expense Request」recordを参照するattributeが作成される
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「Expense Request」のフォーム上、「コンポーネント」の「サブグリッド」で関連先を追加
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「Expense Item」のフォーム上、テーブル列を直接画面に追加
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作成済みのrelationshipを公開するには、relationship画面の「テーブルを公開」をクリック、この場合、フォーム上の変更も一緒に公開される
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relationship behaviour

relationship種類によって、提供する「action」も違う

  • referential（参照）、この種類はrecord間の所属関係がない（No cascading）
  • parental（親子）、この種類はrecord間の所属関係がある（cascading）、親record変更されるとき、子recordにも影響がある。
    例えば親recordが削除されると子recordも削除される、親recordが別ユーザにアサインされると子recordもアサインされる
  • custom
    • cascade active（active状態の子recordのみ影響を受ける）
    • cascade all
    • cascade none
    • remove link（親recordが削除されると、子recordとの関係をたつ）
    • restrict（子record持つかぎり、親recordを削除できない）
    • cascade user owned（現在のユーザが所有している子recordのみ影響される）

設定画面
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例として、「Expense Request」record中に「Expense Item」recordを持つ時、「Expense Request」recordが削除できない様にする。削除以外の動作には影響を受けない
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Relationship Mapping

mappingがあるrecord間では、内容もある程度共有できる。
例えば取引先record画面で、取引先担当者新規の時、住所が自動入力される
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mappingを設置するには、classicUIに切り替え、
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例として、「Expense Request」record画面で「Expense Item」を新規の時、「Title」項目が自動入力するの設置
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特定のテーブルを公開する
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Hierarchy Relationship

テーブルはsalf relationshipを持つことができる、例えば取引先には親会社と子会社の関係を表示
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テーブル「Location」を作成、salf relationshipを設置
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設定後、階層を表示するとエラー出た、これは階層表示用のフォームが設定されていないため、classicUIに入り、階層表示用フォームを作成
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「保存」と「公開」を忘れずに
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N to N relationship

例として学生とコースの関係はN：N、この場合両方のテーブルを参照用の結合テーブル追加する必要がある（この結合テーブルは直接アクセスしない）。
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Connections and Connection Roles

「Connection」を使って、テーブル間でrelationship作成せず、関係性を持たせる。主に既存relationshipの上に、更に関係性を表示する為使う

  • １：N relationship
    テーブル間で関係性が存在するのを表示だけ、具体的どんな関係なのかを説明しない、例えば同じ会社（１）下の各社員（N）のそれぞれの関係を表示出来ない。
    Connection（つながり）ではテーブル種類に縛られず、より柔軟的関係性を表示
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connection（つながり）の種類を追加したい場合、「接続ロール」で追加
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Introduction to Views

viewsの種類

  • personal（ユーザ自身で設置する）
  • system（「Solution」の中で設置できる）
    • public
    • Non-public

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例として、「Expense Request」の二つ公開viewをカスタマイズ
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viewをデフォルト表示にする
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検索欄では特定の項目しか検索できない。
同時に、”*”でwildcard検索できる
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検索できる項目を追加するには、「簡易検索ビュー」で設置、だが項目多いほどシステムが遅くなる、特に「discription」項目を設定しないように
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一般ユーザもフォルダーでrecordを整理し、自分用のviewとして保存。
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関連された別のテーブルrecordの項目も検索出来る
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side map

アプリの左側で表示される内容を追加の場合、solutionの中「サイドマップ」を設定、画面表示範囲は エリア（赤）⇨グループ（緑）⇨サブエリア（青）になる
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field types
  • standard（default）
  • calculated field（values、dates、text）
    • 例とし計算出来る「Due Date」項目を追加
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      「Due Date」の値を”作成日＋5日”に設定
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  • roll up field（関連されるrecordの総計値を計算する：sum、min、max、count）
    • 例として、「Expense Request」の「Total Amount」に関連された「Expense Item」の「Item Amount」の合計にする
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    • 設置完了後、「Expense Request」recordに合計値が計算されるまで時間が掛かる、手動で計算する場合「再計算」をクリック。
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    • もし反応がない場合、それは「通貨」種類が決めていないため、「通貨」項目をフォームに追加、正しい通貨種類を選ぶ（組織言語設定により、通貨の表示名が変わる）。保存後もう一回「再計算」を押す
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      個人持つrecord全体的に通貨を設定する場合、「個人設定」に入り、通貨種類を設定。注意必要のは、設定修正前作成されたrecordでは「通貨」が空白のまま
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    • 自動計算などの詳細を見たい場合、「詳細設定」画面に入り、「設定」のプールダウンで「system jobs」をクリック
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      定期実行のリストで計算jobをクリック、現在定期実行のスケジュール変更の機能が除去されたかも、或は開発者バージョンだけ変更できないかも
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form types

  • main form

    • record新規の時表示される、表示されたい内容によって、複数のmain formを作成できる（salesfroceのレコードタイプとページレイアウトとの関係に似ている）
    • 例として、「Expense Request」に社員とマネージャ向けの二つformを用意する。「main」フォームをベースに修正後、コピーを保存。フォームが誰に表示すべきかを設定。そして「テーブルを公開」を忘れず
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  • quick create form

    • 文字通り早めにrecord作成時のフォーム、最小限の必要項目を入力だけ
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    • 先ず該当テーブルの簡易作成フォーム機能を有効化
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  • quick view form

    • 現在表示されているrecordに関連するrecordの内容を表示用フォーム
    • 例えばrecord所有者の名前だけ表示される
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      先ず「Solution」にユーザテーブルを追加、ユーザのメールと上司の簡易表示フォームを作成。Expense Requestのフォームに入れる
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  • card form

Business Rules

コードなしで業務ロジックを設計出来る（salesfroceのフローと似ている）。

  • 例として、もし取引先担当者の「婚姻区分」項目が”単身”の場合、その人の「記念日」項目を無効化にする。
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    左上の条件欄をクリック、「ルール」に条件入力、「適用」クリックと、右下には条件が表示され
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    「コンポーネント」欄から「ロック」をTRUEの結果へドロップ。「記念日」項目をロック、FALSEの結果に「ロック解除」動作を入れる
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    名前を入れる、検証、保存し、有効化する
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  • 上記ルールの上、もし「記念日」には既存の値がある場合、「婚姻状況」が”単身”のなる場合、その値を削除し、同時に無効化にする。
    先ずはルールを無効化、そして「記念日」無効化動作の前に、「フィールド値の設定」動作を追加、「記念日」の値を削除
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  • 例として、取引先担当者作成の時「携帯番号」と「メールアドレス」少なくとも一つが必須。
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    • 「必須項目の設定」を追加、「メールアドレス」が空欄ではない場合、「携帯番号」は必須ではない、そしてこの「必須項目の設定」コピーペーし、作業量を減らす。
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    • 保存し、「携帯番号」ベースのルールをもう一個作成
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  • ビジネスルールの作用範囲

    • all forms OR single form（フォームによって、範囲を決める、client side only）
    • entity scope（client sideとserver side両方作用される）
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    • recordはブラウザ画面操作以外（APIなど）も作成出来るので、「entity scope」の方が一番穏便
adding user

基本各ユーザに権限を持つ「role」を振り分けてで、アクセス出来るデータの範囲をコントロール。
ユーザのマネージメントはoffice 356(microsoft 365)レベルで発生し、Azure active directoryが処理を行う。

  • admin centerに入る
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    • このadmin.microsoft.comで自分が持つすべてのサービスを管理出来る
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  • ユーザを新規
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    使用したいサービスのライセンスを上げる
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    注意必要なのは、ここのroleはMicrosoft365のroleで、dynamic365のroleではない。一般ユーザにはadmin権限を付与しない様に。
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    • もしMicrosoft365の管理者を作成したい場合、「global administrator」の権限は一番rootユーザに近い。ほかの権限はほぼサービス毎分けている
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      dynamic365のadminユーザも作成できる
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  • 確認し完了
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    • Microsoft 365 admin centerでユーザ作成後、且つPower Appのライセンスがあるのを確認
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      powerAppの環境に該当ユーザを追加、これでユーザがdynamic365のアプリをアクセス出来る
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      新規できたユーザ名を入れる
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Users and Ownership

  • ユーザroleの設置、roleが無いユーザは有効化出来ない、ログインもできない
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  • テーブル作成の時、record所有権について設置出来る、「組織」の場合、recordはそれぞれのユーザではなく、組織に所有される
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Business Units

business unitは会社の部門と似ている、会社の機能やロケーションをベースに、いくつのbusiness unitを分ける。ユーザがそれぞれ自分のunit（部門）に所属べき

  • 設置方法
    • admin.powerplatform.comに入り、目標環境の「設定」に入る
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    • 「business unit」を選択、デフォルト状態は組織のroot unit（orgnization）のみ
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    • root unitをクリックし、新しいunitを作成
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    • root unitの下に二つunitを作成
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  • ユーザをunitに追加
    • 該当環境の設定画面に入り、ユーザ設置画面へ移動
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      ユーザの所属unitを変更
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Introduction to Security Roles

Security Rolesはいくつの権限を含め、ユーザがSecurity Roleをもらった後で、Security Role内すべとの権限がユーザに付与される（salesfroceの権限セットと似ている）。
Security Rolesは二種のprivilegesがあり、record-level privileges（recordのcreate、update、shareなど）、task-based privileges（メース送信、組織設定の変更など）

  • 設置方法
    • dynamic365の設置画面に入り、セキュリティ設置画面に入り、Security Rolesをクリック
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      一般的、roleを新規の時、既存のroleコピーし、それをベースに修正
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Deep Dive into Security Roles
  • level of access（組織内、特定テーブルのrecordについて、該当権限がどのレベルで制限されているか）

    • user level

      • 例として、各ユーザが、自分が所有している取引先recordを見れる
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        ユーザは取引先record新規できる、そして自分が所有しているrecordを見れる、でも削除出来ない
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    • business unit level

      • 例として、同じ部署（Business Units）に所属の他ユーザ所有しているrecordを見れる
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    • parent-child business unit level

      • 同じ部署と該当部署の子部署のrecordも全て見れる（salesforceの上下ロール関係の効果と似ている）

    • organization level

    • none-no privileges given

      • 例として、現在組織内の全てユーザが、取引先recordを作成する権限が無い
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teams

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チームもroleを持っている
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recordの所有者もチームに設置出来る
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  • owner team
  • Azure Active Directory Group team
  • access team
    • 該当recordは誰に共有しているのかを分かりやすく表示する為、access team templateを使用
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    • 黙認設定上、テーブルはaccess teamを許可していないので、先ずこの機能をONにする
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    • 目標テーブルフォーム画面に追加
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Field Security

特定のfieldをアクセス出来るかどうかをコントロール。

  • 特定のfieldのfield securityをONにする
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  • Solutionの画面に入り、「field security profile」を作成
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  • 作用対象のユーザやチームを入れる。
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  • profileで管理しているfieldを確認、このprofileにあてたユーザやチームはfieldの内容が見れない
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Hierarchy Security Manager

HierarchyはSecurity roleやField Securityの補充機能として使う、機能上二種類があり

  • Manager Hierarchy
    例として、階層は「director → マネージャー → 社員」になり、マネージャーが自分下の社員所有するrecordを閲覧編集削除出来る、directorが自分下のマネージャー所有するrecordを閲覧編集削除出来る、だがdirectorが社員所有するrecordを閲覧でき、編集削除出来ない、みたいな機能が欲しい場合
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    有効化後、ユーザrecordの管理タブに「上司」項目を設定できる
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  • position Hierarchy
    効果としてManager Hierarchyと似ているが、position Hierarchyはユーザ毎上司を設置するではなく、いくつのpositionを用意し、ユーザにこのpositionに充てて、そしてposition間の関係で、誰か誰のrecordを見れるのかを管理する

    • 先ずposition HierarchyをONにする
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    • positionを作成、関係を指定
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Charts

chartはdynamic365とpowerBI両方から作成できる。
viewと同じ、system用とpersonal用両方がある。

  • 例として、system chartを作成
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  • 月毎のTotal Amountを見るための図を作成（「Total Amount(基本)」の意味は”基準通貨を使用”、ユーザの設置による通貨単位の違いを避けるため）。
    もっと複雑の図を作成の場合、powerBIを使用
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Dashboards

二種類があり

  • global dashboard(at the solution level)

    • 複数テーブルに属するchartを表示できる
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    • chartと関連のviewを追加（chartはviewのデータを見せるためのもの）
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    • webページを追加出来る
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    • アプリに追加、実際の画面に表示されるため、Solution全体をpublish
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  • entity dashboard(interactive dashboard)

    • 該当テーブルに属するchartを表示のみ
    • 例として、「customer service hub」のダッシュボードを見る（tableau CRMと似ている、chartを動的にfilterを追加出来る）
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    • 例として、取引先テーブルにdashboardを作成
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      streamを追加し、常日新しいrecordを表示
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    • テーブル毎dashboard作成の場合、一個だけのstreamは作成出来ない
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    • テーブル毎のdashboardはテーブルの画面内しか表示出来ない
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powerBI

powerBIはビジネス分析サービス、dashboardやreportなどを提供
free版の試し教材

Introduction to Processes

type of processes

  • action
  • busniess process flow
  • workflow
workflows
  • workflowを新規
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    既存のworkflowから作成の場合、「テンプレート」を選ぶ
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    • scopeはこのworkflowの動作範囲を決める、例えば「ユーザ」を選択の場合、このworkflowは作成者のみ起動出来る。
      一般的にはシステム管理者のみworkflowを作成出来るので、「組織全体」を選択
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  • 例として、取引先recordが作成された時、ownerにそれを確認のtaskを投げる
    • 先ずtaskのrecordを作成
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      作成されたrecordのプロパティを設定
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    • 保存し、有効化
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    • 取引先新規後、taskが作成される
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  • workflowの動作の「同期（realtime）」や「非同期（background）」を変換できる
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  • workflowのlogを見る場合
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Email using Workflow

  • 例として、employeeがExpense Request作成の時、managerに通知メールを送信
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    受信先を該当recordの所有者の上司に設定
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    メール内容を設定
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    アプリの中で、「活動」のテーブルでworkflowなどの記録が見える
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  • 例として、Expense Requestの「status」変更された時、「approval date」を更新

    • triggerになる項目を選択
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    • 条件確認
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    • 注意必要のは。先ずこのラインをクリック、そしてステップを追加する。そうしない場合上層操作の追加になる
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power automate

  • part of power platform

  • online workflow & intergration service(can take data from one APP to another App) to automate tasks

  • power app内の場所
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  • アプリ
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  • connector、他アプリとの接続
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  • flowを作成
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    一つのflowの中、複数のtriggerとactionを含め出来る。

  • 例として、手動でflowを起動し、dynamicの中でrecordを作成
    dynamic365の機能は放棄されたため、使えない。代りに「dataverse」を使用
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import data wizard

  • supported files (zip maximum 32M, others maximum 8M)

    • .csv
    • .txt
    • .xml
    • .zip
    • .xlsx

  • dynamic365アプリ内データインポート
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  • Power Platform内データインポート
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duplicate decation

重複チェック、例えば営業員が取引先新規の時、もし新規内容の名前と住所が既存のrecordとの重複がある場合、作成を制限する。

  • 重複チェック機能有効化と無効化設定
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  • ルールを追加や変更
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  • 重複チェックのjob、jobを使って、既存のデータの重複をチェック出来る
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auditing

組織内データの変更を追跡、logに保存。

  • how to enable auditing

    • enable at orgnization or instance level
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    • enable at entity(table) level
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      • automatically enable attributes of the entity
Search Capabilities and Categorized Search

types of search in CDS

  • quick find
    現在いるview内のrecordで検索
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  • advanced search
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  • multi-entity quick find(categorized)
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    検索entityの追加
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  • relevance search（20230817時点提供されない）
    デフォルトは無効、先ず有効化必要。relevance searchはAzure Search Serviceにベースした

language

「基本言語」と「基本通貨」は組織(instance)作成の時選び、そして変更できない。変更できるのはユーザ個人interfaceの言語のみ

  • 使用可能な言語を設定（用意するまで30分くらいかかる）
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  • ユーザ個人の言語設定
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field translation

APP levelの翻訳をダウンロード
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テーブル（entity）の翻訳
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Solution

solution is a group of configurations / customizations of CDS components.

  • default solution
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    • すべてのCDS（common data Service）のコンポーネントを持つ
    • 直接default solutionの変更は推奨しない、custom solutionを作成そして変更
    • 資材が多すぎ、変更内容の追跡が困難
  • managed solution
    • 開発完了のsolution、分配とインストール用
    • rollbackできる
    • 目標環境に導入後、変更不可にするのは出来る（managed properties）
    • 削除される場合、中身の資材も環境から削除される、つまりrollback
  • unmanaged solution
    • custom solution作成の時、デフォルトはunmanaged
    • このsolutionをexportし、別の環境に移行可能。移行後、目標環境内もこのsolutionが変更可能
    • 一般的、development環境間でunmanaged solutionを使用、test、UAT、predation環境へmergeの時、managed solutionを使用
    • rollback出来ない

小さな追加やbug修正を他環境へ反映したい場合、solution patchを使用
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portal

websiteみたいなもの、外部ユーザはcontactとして保存される

  • powerAPP portal = dynamic365 portal
  • dynamic365やPowerAppへアクセスする為に、ライセンスが必要
  • 外部ユーザへデータ共有や入力の時、portalを使用、ライセンス不要

二種類のportal

  • dataverse starter portal
  • portals within environment with customer engagement apps
Provisioning a Portal

dataverse starter portalを作成
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作成出来るまで20分ほどかかる
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作成できたwebsiteを管理
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PowerApps Portal Studio

websiteを編集にはPortal Studioを使用
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