概要

本記事では、私が職場で大変苦労している 会議の設計 において工夫している点や気を付けている点、そして困っている点についてまとめていきたいと思っています。

目次

概要
目次
対象とする方
投稿のきっかけ
良い会議設計のために必要なこと
余談
参照

対象とする方

会議中なぜかいつも議論が脱線してしまう、予定していた枠の時間を超過してしまうことが多々ある方など
（内容はごくごく基本的ですので、人によっては「当たり前だろ」と感じるかもしれません）

投稿のきっかけ

主に、以下2点を目的として本記事を作成するに至りました。

アウトプットのトレーニングを積むため
会議設計は非常に重要だという認識を広めたいため

以下では、このような考えに至った経緯を少し話します（投稿内容の本筋とはずれるため、飛ばしていただいて構いません）。

ここ数年で、私自身が会議のファシリテータを務めたり、参加する社内会議が多くなってきましたが、自身の言語化能力が低さやアウトプット能力の乏しさが原因で、自分が理想とする会議像から離れた会議になることが多くなっていました。
それを解決するため、会議設計についての情報収集をし始め、まだまだ課題はあるもののある程度必要なことや工夫できることがまとまってきたため、自身のアウトプット力を高めるためにも「一回私の文章力を社会に晒すのも良いな」と思ったわけです。

また、社内の多くの会議に参加してみて、会議開催をすることで参加者の時間を消費しているということを認識していない人間が非常に多いように感じました。
どこが終着点だか分からない話を展開したり、会議内で決定したことを文書として残しておかないなど、頭を抱えることが本当に多いです。
人の時間を消費している以上、その時間を有意義なものにすることを目指すべきだと思い、その意識付けのためにもアウトプットするに至りました。

良い会議設計のために必要なこと

会議を有意義なものにするために重要だと感じることのキーワードを以下に挙げます。

会議のフレームワーク
心理的安全性
準備
議事録

それぞれの項目について具体的に説明していきます。

1.会議のフレームワーク

こちらは言葉通り、「一般的なフレームワークを取り入れましょう！」ということです。
私が取り入れているフレームワークはOARRです。
ざっくりを説明すると、以下4つの項目に重きを置いて会議を進めていきましょうというものです。

項目	意味	説明
Outcome	目的、成果	会議での目的やゴールをあらかじめ決定し、共有する
Agenda	進行スケジュール	会議での議題とその時間をあらかじめ決定し、共有する
Role	役割	会議の参加者に対して役割を与え、会議に主体的に参加するようにする
Rule	規約	会議での約束事を決定し、ルールにのっとった会議進行をする

これら4つの項目に対して、具体的に私が実施している内容をまとめます

Outcome（目的、成果）:
- 会議招集の際にアジェンダとともに記載する
- 会議の開始時にも必ず確認し参加者全員で認識合わせをする
Agenda（進行スケジュール）:
- Outcomeともに、会議招集の際に共有する
- Outcomeともに、会議の議の開始時にも必ず確認し、参加者全員に意識付けをさせる
- 議事に、進行スケジュールの予定時間と実績時間を記録するようにする
Role（役割）:
- 必要となる役割は主に、司会,書記,タイムキーパーの3つ。必要に応じて、有識者,承認者なども定める
- 当事者意識を持ってもらうため、役割は開催毎に変える
- 個人的なおすすめは司会と書記を兼任すること。話をまとめながらそのまままとめた内容を議事にできるため（※会議のコントロールが重要になる場合はおすすめできない）
Rule（規約）:
- 会議の性質にあったルールを参加者とともに決定する
- 決定したルールは、参加者全員が参照できる場所に保管する

2.心理的安全性

もはやこのキーワードは誰かと接する上では切り離せないものになってきていると感じます。
心理的安全性とは、ある組織内で個人がリスクを感じることなくアイデアや意見を自由に発信できる環境であることを指します。
但し、組織内の環境はぬるいものではなくお互いを尊重してコミュニケーションをとれる状態となっている点が重要です。

心理的安全性を保つために、具体的に私が実施している内容をいくつかご紹介します。

①誰に対しても敬語で接し、相手に応じてなるべく態度を変えない

ともに働く人全員に対して同じような関係性を築けるよう、なるべく話し方は変えないようにしています。
これを実践することで、余計な違和感（ひいきがあるのでは？など）を排除することができると思っています。

②誰かの問いかけなどに対して回答するときに、かならず始めにポジティブな言葉を加える

相手から自分に対してコミュニケーションをしかけてくれるということは、内容がどんなことであっても非常にうれしいことだと思っています。その感情を言葉で伝えるようにするのを日々続けることで、話しかけることに対してのハードルをぐっと下げることができると思っています。
以下にやり取りの例を挙げてみます。

Aさん: 
この不具合の調査をしようと思ったのですが、環境の構築がうまくできず手こずってしまっています。
以下のようなエラーが出るのですが、なぜなのか原因はわかりますか？

私: 
ご相談くださりありがとうございます。
このエラーが出ているときは...（以下略）

ポジティブな言葉は、よっぽど頓珍漢な言葉でなければなんだって良いのです。

自分の仕事に対しての苦言や懸念などをもらったら...
→「ご指摘いただきありがとうございます。」
相手が何かしらの失敗をしたことに対しての報告であれば...
→「ご連絡くださりありがとうございます。」
自分たちの仕事とは全く関係ないけれども、相手が気になっていることを話されたら...
→「話してくれて（相談してくれて）ありがとうございます。」

これらのポジティブな言葉を、回答の時の文章（もしくは会話）の一番最初に伝えることで、その後の文書や言葉も抵抗なく相手は受け入れてくれる可能性が高くなり、その後のコミュニケーションのハードルも低くすることができます。

③自分が何かしらの失敗をした時には、失敗の報告をなるべく開けた場で行う

チームや組織の雰囲気づくりは、まずは自分が行動することが重要になります。
誰しもが言い辛い失敗の報告を自らが素直に伝えることで、自分の過ちをきちんと自覚していることのアピールにもなるし、何よりも、失敗を言い出しやすい雰囲気を作り出すことができます。

3.準備

準備として必要な作業は以下2つです。
※ただし、ここには記載しませんでしたが、会議の内容に応じて説明のために必要となる資料はあらかじめ作成しておくこととします

会議への招待
会議のための資料作成

会議への招待

会議の開催日時と参加者が決定したら、予定している会議時間帯の参加者のカレンダーを社内の他の人々に見える形で埋めます。
私の会社ではGoogleカレンダーを使用しているため、予定を追加するときに参加者を必ず「ゲスト」に追加することで、参加者の予定も埋めるようにすることができます。

会議のための資料作成

1.会議のフレームワークのOutcomeとAgendaでも触れましたが、主にアジェンダを作成します。
アジェンダには、議題,議題に対しての目標,予定時間を記載するようにし、アジェンダ作成後は事前に参加者に対してアジェンダを配布しておきます。
※1の会議への招待時にアジェンダも共有できるようにするのが一番好ましいです。

（これはもう基本中の基本だと思いますが...）

4.議事録

議事録は必ず必要となってきますが、闇雲にとっていたり、あるいは会議終了後に議事録の体裁を整えたりすることに時間を取ってしまったりするのはもったいないです。
これらの問題を解消するためには、効果的に議事録をとれる媒体を選定することが大切です。
議事録は、会議で話したことを記録しておく重要なメモであるため、誤った情報を記載してはいけないし、ある程度見やすくて読みやすいように記録しなければといけません。
そのため、書記が記録している議事録を参加者全員が確認しながら進行できるのが望ましく、リアルタイムで内容を確認する方法としては、議事録を画面共有するか、リアルタイムで更新が反映されるようなサービスを利用するかです。
個人的なおすすめとしては、Notion一択ですが、他にもBox NotesやBacklogのドキュメント（2024年9月にβ版としてリリースされた機能）,Zoomのホワイトボードなどもあるので、ぜひ利用してみてください。

ちなみに、Notionは様々な形式のブロックを作成できるため、以下のように多種多様な見た目で会議の内容を整理しておくことができます。

Markdown記法で議事をとったり
/codeと入力してMermaid記法を選択することで会話の内容を図示したり
/board viewと入力してtodoリストを作成したり

余談

リモートワーク中っておむつしたくないですか？

私、とてもめんどくさがりなのでもともとトイレなんかはぎりぎり迄我慢してしまうんです。そんな性格でリモートワークしていたらさらにぎりぎり迄我慢してしまうし、さらに会議が重なると永遠にトイレに行けなくなってしまいます。
なので、トイレに失敗しないためにもリモートワーク中におむつするのがなかなか理にかなっているんではないか？と思っていたりします。
（トイレに行く時間ももったいないし思ってしまう...）

会議を脱線させるのって偉い立場の人であることが多くないですか？

※個人的な感想です
偉い立場＝管理職系、もしくは単純に中高年代をイメージして思っています。
おそらく、今までの経験が多い分考えられる幅が広くなりいろいろなことが気になってしまうのだと思うのですが、それにしても本題から逸れた話題に富んでしまったり話が長かったりよく分からないこだわりが多かったりして、個人的にはとても困ることが多いです...

参照

OARRについての説明はこちらを参照してください
心理的安全性についての説明はこちらを参照してください