こんにちは、小磯と申します。
課題が発生した際、客先や環境により様々なツールで管理していると思いますが、今回はExcelでのタスク管理方法について纏めようと思います。
管理者やPM(PMO)が始めての方へ参考になればと思います。
Excelでのタスク管理方法
課題が発生した際、Excelへ記載しタスク管理をしていると思いますが、
タスク期限や完了した場合、目視で行っている場合はケアレスミスやヒューマンエラーが起きるため、
設定することで確認漏れやミスの防止に繋がればと思います。
1.課題の項目
プロジェクトや管理する方によって項目が違うと思いますが、私が必要と思われる項目は以下になります。
- No
- 分類
- 課題
- 起票者
- 起票日
- 担当者
- 対応期限
- 詳細
- 対応完了日
- 備考
2.課題項目の詳細
項目を設定しましたが何を記載するのかですが、詳細は以下です。
- No
→作成時に振り分け、管理をする。 - 分類
→プロジェクトの工程を記載。 - 課題
→課題、障害、宿題事項を記載。 - 起票者
→課題を記載した方の名前を記載。 - 起票日
→課題を記載した日付を記載。 - 担当者
→課題への対応者を記載。 - 対応期限
→完了可能な期限を決め記載。 - 詳細
→課題への進捗があった場合に記載。 - 対応完了日
→課題への解決、完了した日付を記載。 - 備考
→詳細への記載が難しい内容を記載。
資料格納場所やURL等。
3.条件付き書式の利用
対応期限が近付いている課題がある場合、目視だと期限切れが発生する可能性があります。
条件付き書式を利用することで、確認漏れを防ぐことが可能です。
期限が1週間前、当日、超過した場合の条件付き書式の設定内容を説明します。
期限が1週間前の場合
①対応期限の日付入力したセルを選択
②メニューより「ホーム」-「条件付き書式」-「新しいルール」を選択
③書式ルールの編集画面にあるルールの種類に「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
④ルールの内容に以下を設定
「セルの値」「次の値より小さい」「セルの値+7(例：= I3+7)」
⑤プレビューより「書式」を選択し、セルの書式設定画面より「塗りつぶしの色」「フォントの色」を選択し「OK」を押下
（例：「黄色塗りつぶし」「黒文字」）
⑥書式ルールの編集画面に「OK」を押下
⑦条件付き書式ルールの管理画面より「OK」を押下
期限が前日の場合
①対応期限の日付入力したセルを選択
②メニューより「ホーム」-「条件付き書式」-「新しいルール」を選択
③書式ルールの編集画面にあるルールの種類に「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
④ルールの内容に以下を設定
「日付」「明日」
⑤プレビューより「書式」を選択し、セルの書式設定画面より「塗りつぶしの色」「フォントの色」を選択し「OK」を押下
⑥書式ルールの編集画面に「OK」を押下
⑦条件付き書式ルールの管理画面より「OK」を押下
期限が過ぎている場合
①対応期限の日付入力したセルを選択
②メニューより「ホーム」-「条件付き書式」-「新しいルール」を選択
③書式ルールの編集画面にあるルールの種類に「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
④ルールの内容に以下を設定
「セルの値」「次の値より小さい」「セルの値(例：=I3)」
⑤プレビューより「書式」を選択し、セルの書式設定画面より「塗りつぶしの色」「フォントの色」を選択し「OK」を押下
（例：「赤色塗りつぶし」「黒文字」）
⑥書式ルールの編集画面に「OK」を押下
⑦条件付き書式ルールの管理画面より「OK」を押下
4.課題が完了した場合の条件付き書式の利用
課題が完了した際、色分けをすることにより課題状況の見分けがつきます。
課題完了時について条件付き書式の設定内容を説明します。
①対応期限の日付入力したセルを選択
②メニューより「ホーム」-「条件付き書式」-「新しいルール」を選択
③書式ルールの編集画面にあるルールの種類に「数式を使用して、書式を設定するセルを決定」を選択
④ルールの内容に以下を設定
「セルの値(例：=L5<>"")」
⑤プレビューより「書式」を選択し、セルの書式設定画面より「塗りつぶしの色」「フォントの色」を選択し「OK」を押下
（例：「灰色塗りつぶし」「黒文字」）
⑥書式ルールの編集画面に「OK」を押下
⑦条件付き書式ルールの管理画面より「適用先」の範囲を設定
（1.課題の項目に提示した範囲を選択します。 例：=B5:M5）
⑧条件付き書式ルールの管理画面より「OK」を押下
まとめ
課題管理をするにあたり色分けをすることにより、確認の時間短縮になります。
また、期日が近い課題に対してのタスク管理もしやすいと思います。
期限超過した課題についても、反省点や今後の対策に繋がると思います。
以上、小磯でした。