はじめに
フォルダを利用してファイルを管理し、チームメンバーと情報を共有するのは一般的な光景だと思います。
しかしながら適切に整理整頓してフォルダ管理を行うのは意外と難しいのではないでしょうか。
本記事ではプロジェクトを管理していくうえでどのようなフォルダ構成にしていくべきか、
基本と応用に分けて意識すべき点をご紹介します。
初心者の方にも必見です！
フォルダ構成の基本
プロジェクトが発足されるとまずはプロジェクトフォルダが作成されます。
今回は「20241215_フォルダ構成pjt」というフォルダが切られたとします。
そこからどうフォルダ構成を作っていくかを考えていきます。
ポイント1．フォルダの先頭に2桁で番号を振る
必ず「01_」「02_」のように2桁を守りましょう。
1桁と2桁が混ざると見づらいですし、プログラムやExcel関数でフォルダ名を触る際に余計な考慮が必要になる場合があります。
桁数は3桁も考えられますが、3桁以上だと1階層に配置されるフォルダの数が増えてしまい可視性が下がると考えています。
特別な事情がなければ2桁でよさそうです。
ポイント2．管理・共通領域を作る
00～09は管理・共通領域として設定しましょう。
プロジェクトフォルダに限らず、管理用のフォルダや共通事項のフォルダは必要ですね。
管理フォルダの番号は「01_」とする場合が多いです。
「00_」だと何かの必要に迫られてフォルダの先頭にフォルダを配置したい場合に困る可能性があります。
ポイント3．メインフォルダ領域を作る
10～89はメインフォルダ領域として利用します。
フォルダ構成を決定づける領域です。
この領域はフォルダの目的にそって工程ごとに適切に配置していく必要があります。
プロジェクトフォルダにおいては
(3-1)全体スケジュールにそって配置するとよい
でしょう。
ITのプロジェクトなら 要件定義→基本設計→詳細設計→… となります。
ここでさらにポイントなのが、
(3-2)基本は10飛ばしでフォルダを作る
ことです。
もし01,02,03と連番を振ってしまうと、間にフォルダ追加した場合に対応が難しいです。
ただし、「11_」「12_」と間にフォルダを入れすぎると1階層に配置されるフォルダが増えて可視性が落ちてしまいます。
(3-3)基本は1階層で15フォルダを超えない
ように意識しましょう。
ポイント4．その他領域を作る
90～99はその他領域として使っていきます。
受領資料を格納するフォルダや、個人フォルダを配置します。
正直この二つがメインの使い道ですね。
【図】ポイントをおさえた結果
フォルダ構成の応用
基本を押さえただけではうまくやっていけないのが世の常。 ということで応用編です。
工程が決まっていないフォルダ構成
事前調査段階や企画段階など手探りなことが多いときは、あらかじめフォルダ構成を確定することができません。
ポイント1,2,4はよいですが、ポイント3で困ることになります。
そのような場合は以下の方針が考えられます。
順次連番で作業フォルダを作成する。
発生した作業をメインフォルダ領域（10～89）で単純に連番で並べます。
作業種別フォルダを作る
工程が決まっていなくともおおよその作業種別が分かっている場合は順次作業種別フォルダを作成し、そのにファイルを格納していきます。
階層の優先度問題
プロジェクトの中で複数システムがあったり複数チームがあったりすると、
それらをどの階層で分けるか迷うことがあります。
大きく2通りの対処方法があるものと思います。
主体優先
1プロジェクトで複数システムに分かれている場合、先にそれらをフォルダ分けしてしまいます。
管理・共通領域（00～09）およびその他領域（90～99）は基本的にはくくりだして上位階層に置きましょう。
ただし、番号は上述のポイント1～4と同様の振り方にしておきます。
工程優先
工程を優先させる場合、各工程フォルダにシステムのフォルダ分けをします。
主体優先か工程優先かはなかなか明確にどちらがいいか判断つかない場合が多いですが、
主体の区切りが強い（チームが全く別で作業しているなどの）場合は主体優先、
工程の区切りが強い（どちらのチームも同じ工程をたどるなどの）場合は工程優先とするといいかもしれません。
【図】それぞれの場合
タイムスタンプを前に付けるか、後ろに付けるか
「yyyymmdd_」なのか、「_yyyymmdd」なのか迷うことはないでしょうか。
そんな時はこのような基準で分けるとおさまりが良い気がします。
※この章ではファイルの話も混じります。
保管する物は「yyyymmdd_*」
ある時点で発生して格納しておき、基本的に閲覧しかしないものは「yyyymmdd_*」と前にタイムスタンプをつけます。
例えば議事録やログ関連の資料です。
また、障害調査などは障害発生時点で「yyyymmdd_<障害内容や障害管理ID>」フォルダを作りその中で調査資料を置いて作業するのも有用です。
更新する物は「*_yyyymmdd」
継続的にメンテナンスしたり成長させたりするファイルは「_yyyymmdd」と後ろにタイムスタンプをつけます。
例えば設計資料や管理系の資料が該当します。
更新中ではタイムスタンプをつけずに管理し、誰かにある時点で共有する場合にファイルをコピーして「_yyyymmdd」をつけましょう。
もし同日に複数ファイル共有する場合は「_yyyymmdd_1」「_yyyymmdd_2」と連番を振ればよいでしょう。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
この記事を読んだ方のフォルダ管理にお役に立てたなら嬉しいです。