はじめに
メロスは激怒した。必ず、かの邪智暴虐の神エクセルを除かなければならぬと決意した。メロスにはVBAがわからぬ。メロスは、ただの事務員である。簡単な関数を使い、FileMakerと遊んで暮して来た。けれどもセル結合に対しては、人一倍に敏感であった。
春です。これから新たな業務に取り組む人も多いでしょう。データをエクセルで管理するとき、注意したい点をまとめました。
好ましくない例
好ましい例
注意点
- セル結合は使わない
- 1行1レコードにしよう。N行1レコード(Nは2以上の自然数で気分によって増減)は後任が死にます
- 列には同種の情報だけをならべよう
良い例: A列に整理番号、B列に受注日、C列に受注数(数字のみを書く)
ダメな例：A列に整理番号顧客名タイトルを縦に羅列
B列に個数を書くが3、4個、5ケ…のように数字のみと単位付きがごちゃまぜ
- 1セル1情報にしよう
良い例：1セルに1つの日付
ダメな例：1セルに改行で日付を2個書く、山田太郎(2021/4/4～)のように担当者と変更日を書く - 1セル中にやむなく情報を羅列する場合、せめて区切り文字は統一しよう
良い例：A社、B社、C社、D社、E社
ダメな例：A社、B社 C社/D社/E社
- 日付や数字を書く列にメモ(文字列)を書いてはいけません
- セルの見た目がいっぱいになったからといって近くのセルに続きを書いてはいけません
- 塗りつぶしや文字色のように色だけで情報を伝えない。緊急、特殊、中止とか書く列を作ろう。色を使うなら、せめて同じ情報は同じ色を使おう(特にグレーは間違えがち～＾＾)
- 顧客名や種別は表記ゆれに注意。統一しよう。株式会社にゃんこさん ㈱にゃんこさん、中止、中断、待ち、待機など
- 罫線を使うなら一種類だけにしよう。行単位の編集作業が楽になるよ
※コメントいただいた点を追記しました。
おわりに
いい感じのデータがいただけると聞いていたら神エクセルだったときの悲しみから書いた。ファイルやシートもいくつかあってそれぞれ列要素が違う。わかる…気持ちはわかるんだよ。印刷するなら上の形にしたくなるよね。下の形だと右端で切れちゃうもんね。データ管理用と印刷用のレイアウトを分けたらいいんだけどね。めんどくさいよね。結果、上の形になるよね。
で、でもね、データベースにデータ入れるときは下の形に整形しないと入らないんだー。下の形にしておくと、数年後データベースに変えようってなったときに焦らなくてすむよ！あと、下の形のメリットとしては、検索や編集が楽になるよ！2020年中の受注出してって言われてもさくっと出せるし、件数もわかりやすいし、会社名の変更とかもやりやすいよ！データの並び替えやフィルタ機能も使えるよ！あと、後任が死なないよ！
もっと知りたい子は正規化って言葉でググろう。知らんけど。というか注意点とかえらそうに書いてみたけど、きっとツッコミどころ満載だと思います。しかしそれを恐れていてはアウトプットなど出来はしない！お気づきの点がありましたら教えてくださいまし～。