情報の共有やアーカイブなど、PDFは誰にとっても愛用されている選択肢です。ユーザー数の増加に伴い、PDFは専門家、ビジネス、その他多くの用途で広く使用されています。この文書形式は使いやすい一方で、誰でも操作したり、侵害したりする可能性があり、さらに、データ漏洩や改ざんの懸念も生じます。ここでは、悪用される可能性を防ぐための安全なPDF文書の作成方法を紹介します。
このガイドでは、文書保護の種類やPDFを安全にする方法など、あらゆる情報を網羅しています。それでは、早速見ていきましょう。
PDFファイルを保護する理由
PDFファイルのセキュリティ対策は、単なる予防策ではなく、ますます重要になっています。昨今、悪意のある人物は、データの改ざん、侵害、盗難の機会を常に狙っています。そのため、PDFファイルのセキュリティ対策は、データ保護を確実にし、漏洩のリスクを軽減するためのベストプラクティスの一つです。PDFセキュリティの具体的な方法を見ていく前に、PDF文書を保護する一般的な理由を以下にご紹介します。機密性の高いデータの保護：財務報告書、事業提案書、法的契約書、医療記録などのPDF文書は保護が必要です。データを保護せずに放置すると、データの損失や法的措置につながる可能性があります。
不正アクセスの防止：セキュリティ対策の目的は、不正アクセスを防ぐことです。さらに、ドキュメント作成者は、データの機密性を守るために、PDFファイルの編集、印刷、コンテンツのコピーなどから保護する必要があります。
データコンプライアンスへの準拠：PDFファイルをセキュリティ対策する理由は、データ保護またはセキュリティ要件を満たすためです。さらに、ヘルスケアや医療などの業界にとって、GDPRなどのデータセキュリティ法の遵守にも役立ちます。
PDFのセキュリティ保護は、データ保護とドキュメントへのアクセス制御に役立ちます。専門家、ビジネス、研究者、学生など、誰であっても、PDFを保護することはデータセキュリティを維持するための賢明な手段です。それでは、PDF保護のモードを見ていきましょう。
文書を保護するためのPDFパスワードの種類
これまで、PDFを保護するメリットについて説明しました。次のセクションでは、一般的な保護の種類について説明します。PDFセキュリティは、通常、権限のないユーザーによる情報の悪用や改ざんを防ぐための保護層です。セキュリティを使用する目的は、データの整合性を確保し、機密性を維持することです。さらに、PDF文書のセキュリティには2つの主要な要素があります。以下をご覧ください。
ユーザーPDFパスワード：このタイプの文書保護は、一般的にユーザーパスワードまたはPDFオープンパスワードと呼ばれます。このセキュリティを使用することで、所有者はPDF全体をパスワードなしで表示、アクセス、変更できないように保護できます。主に、法的契約書、ビジネスレポートなどの機密性の高いファイルに適用されます。
所有者PDF権限：所有者の権限または制限は、ユーザーパスワードとは全く異なります。このタイプの保護は、文書へのアクセスを制御します。さらに、ユーザーによるページの編集、改ざん、コピー、印刷を防止します。このようにして、PDF文書を安全に保護することができます。
セキュリティの種類を理解した後、安全なPDF文書を作成する方法について疑問に思われるかもしれません。そこで、以下のセクションでは、バッチモードでPDFファイルを保護するための最適な方法について解説します。
安全なPDF文書を作成する方法 - 3つのベストメソッド
このセクションでは、PDFを安全にする3つの方法をご紹介します。これらの効果的な方法に従うことで、保護されたPDFをダウンロードし、正当なユーザーにデータを配布することができます。さらに、データ保護を強化し、文書を元の形式のまま維持することができます。安全なPDFファイルを作成するためのオンラインツールと高度なツールをご紹介します。- PDFオンラインツール
- Adobe Acrobat Proソフトウェア
- SysTools PDFパスワードプロテクター - 強力なツール
それでは、これらの方法を詳しく見ていきましょう。
#1 PDFを安全に保護する方法 - オンラインPDFロックツール
データ保護のためにPDF文書を安全に保護する方法を探している方も多いでしょう。そこで、無料のオンラインPDFロックツールが必要になります。PDF2Go、Smallpdf、iLovePDFなど、文書管理には様々な人気オンラインプラットフォームが利用可能です。これらのツールを使えば、ユーザーと所有者の両方の保護を同時に実現し、PDFを安全に保護できます。さらに、これらのオンラインプラットフォームはバッチ処理をサポートしているため、PDFの保護が容易になります。さらに、サードパーティ製のソフトウェアに頼ったり、時間のかかるサインアップをしたりする必要もありません。では、オンラインツールを使用してPDFファイルを安全に保護する手順を見てみましょう。
- iLovePDFなどのオンラインプラットフォームにアクセスします。
- 必要な文書をドラッグアンドドロップします。
- PDFファイルにパスワードを追加します。
- 最後に、「ロック」ボタンを押して安全なPDFを作成します。
オンラインツールのデメリット：オンラインツールは誰にとっても高速で便利です。しかし、機密性の高いデータを保護したい場合は、お勧めしません。さらに、これらのプラットフォームは、データの漏洩や紛失のリスクが高いため、信頼性が低く、信用できません。つまり、これらのツールはセキュリティ基準や法律を回避する可能性があります。したがって、オンラインサービスに依存しないでください。
#2 PDFを安全にする方法 - Adobe Acrobat Proツール
オンラインツールとは異なり、PDFファイルを安全に保護する方法をお探しなら、Adobe Acrobat Proソフトウェアをお選びください。このプロフェッショナルグレードのツールを使用すると、パスワードを設定したり、編集、コンテンツのコピー、印刷などの厳しい制限を設定したりしてPDFを保護できます。これにより、(PDFを読み取り専用にする)ことができ、不正使用や改ざんの可能性を防ぐことができます。さらに、処理中にPDFの要素や書式を保護することもできます。Adobe Acrobat Proツールを使用して安全なPDF文書を作成する手順は次のとおりです。
- 高度なAcrobat ProツールでPDFを開きます。
- 「ツール」>「暗号化」>「セキュリティ」を選択し、PDFパスワードを入力します。
- パスキーを再入力し、「OK」を押して「保存」ボタンを押します。
- 最後に、保護されたPDF文書をダウンロードします。
Adobe Acrobatツールの欠点：これは有料ソフトウェアであり、さまざまなサブスクリプションプランが用意されています。さらに、これらのプランは誰にとっても柔軟ではありません。さらに、ツールのインターフェースも同様に複雑で、初心者や技術に精通したユーザーにとっては信頼できるものではありません。
#3 安全なPDF文書を作成する方法 - SysTools PDF Password Protector
PDFを安全に保管する方法を常に探しているなら、PDF文書を保護するための強力で先進的なツールの一つである(SysTools PDF Locker)をお試しください。機密文書から一般的なPDFまで、このPDFパスワードプロテクターはあらゆるニーズに対応します。このプロ仕様のツールを使えば、PDFにパスワードを設定したり、編集、テキストのコピー、印刷などの権限を一括で設定したりできます。さらに、このツールはお客様の産業要件を満たし、データの保護と整合性を確保します。最も重要なのは、このソフトウェアはAdobe Acrobatツールと比較して信頼性が高く、費用対効果が高いことです。それでは、手順を見ていきましょう。