あなたの会社は"Mtgの型"を持っていますか? ~議事録から考えるMtgの在り方について~

背景

ゴリゴリ系エンジニア、pageoです。
TwitterでMtgのあるべき姿についてツイートしたところ、ぼちぼちRT/いいねをもらえたので記事を書くことにしました。(お友達欲しいのでフォローしてください🙏)

そもそもアジェンダの事前共有しないでいきなりmtg開催する輩も一定数いますよねぇ（大手クライアントで結構見かける）
「今日議題ある人いますか〜？」でmtgが始まる現場は、ファシリテーターが無能且つその管理手法に疑問を持てない雑魚メンバーが集まっている可能性が高いので、黄色信号ですね。

— pageo@Cloud Engineer (@page_o_) October 27, 2022

最近大手クライアントとのPJに関わることが増えてきたのですが、事前アジェンダ共有なしに急にMtgが開催されるなどの無法地帯な場面に何度か遭遇したので、今回の記事では"Mtgの型"のあるべきについて自分の見解をまとめてみました。

はじめに

Mtgの型

以下の章で紹介する"Mtgの型"はMtgというより議事録の書き方に寄っていますが、以下の章に書かれたことを実践することにより劇的にMtgの生産性は上がると思うので、この記事を機に是非自分/組織全体の"Mtgの型"について議論や検討をしてみてください。

いきなり結論

"Mtgの型"で説明する"教え"は以下の4つだけです

• 第一教: ~アジェンダを事前共有すべし~
• 第二教: ~議事録は画面共有すべし~
• 第三教: ~議事録からTODO/決定事項を洗い出すべし~
• 第四教: ~議事録は事後共有すべし~

"Mtgの型"の実践フローは以下のイメージになります

では、各"教え"ごとに解説していきます

第一教: ~アジェンダを事前共有すべし~

そのMtgって必要?

アジェンダを作成する一番の理由は、"そもそもMtgを開催すべきか?を本質的に検討できるから"です。
アジェンダを検討するにあたり、「そもそもこの議題って口頭で確認する必要性があるんだっけ?」について、自分やチーム内で認識合わせができるので、Mtg中の悪行である「思いつき発言による無駄な議題追加」を避けることができます。アジェンダを吟味していれば、コニュニケーションツール(Slackなど)で完結できるやりとりを、わざわざ全員の時間を奪うMtgの場で実施する必要がなくなるので、生産性が上がります。
では、「この議題は、コミュニケーションツールではなく口頭で確認する必要があるのか?」という必要性の基準は何でしょうか?

必要性の基準について

この基準は様々だと思いますが、自分は緊急度と意思決定の分岐数の2つの軸で考えています。
意思決定をするに際して個人/組織同士のやりとりが3分岐点以上になることが見込まれる場合は、その議題は意思決定の分岐数が多いと言えます。

経験上、3分岐点未満であればSlack/Chatwork(最悪の場合はメール)などのコミュニケーションツールでやり取りする方が早く、3分岐点以上であればMtgのアジェンダに入れて口頭で確認する方が早いです。

整理すると、以下の表のようになります。

緊急度 高 ✖️ 分岐数 多 : Mtgのアジェンダに入れるべきです
緊急度 高 ✖️ 分岐数 少 : 状況によりますが、Mtgが早く終わった場合などに追加アジェンダとして口頭で確認すべきです
緊急度 低 ✖️ 分岐数 多 : 状況によりますが、Mtgが早く終わった場合などに追加アジェンダとして口頭で確認すべきです
緊急度 低 ✖️ 分岐数 少 : Slackでやりとりすべきです

Mtg前の段階で「緊急度 高 ✖️ 分岐数 多」に当てはまる議題を抽出し、真にMtgで確認するべき議題のみをアジェンダとして組み込むのが、生産性の高いMtgへの第一段階だと思います。

台本作りましょ

アジェンダ作成/事前共有の次にMtg開始前にやるべきことは、「"自分が話すこと"や"質問すること"などを予め議事録に記載しておく」ことです。
次に紹介する第二教で説明しますが、議事録はMtg中に画面共有してリアルタイムで書き込んでいくため、自分や他メンバーが喋る/質問する内容については、時間の浪費にならないよう事前に記載しておきましょう。

アジェンダ/事前議事録のサンプルを以下に示します。
(自分の場合はマインドマップ形式で階層に意味を持たせながら記入しています)

第二教: ~議事録は画面共有すべし~

みんな鶏

アジェンダの事前共有が完了し、いざMtgが開催されました。
ファシリテーターはどのようにMtgを進行していくのが良いのでしょうか?
Mtgが始まったらすぐに前章で作成したアジェンダ/事前議事録を画面共有し、議事録をリアルタイムで更新しながらMtgを進めていきましょう。その際、議事録を更新していくのは議事録専任の部下でも良いのですが、ファシリテーターが話しながら議事録更新していくのがベストです。

Mtg参加者やファシリテーター含め、自分に関心のない議題/発言については3分後には忘れてしまいます。
「発言の証跡を取る」「議題のあぶり返しに備える」「参加者間で認識齟齬が起きていないかを確認する」ためにも、画面共有しながらリアルタイムで議事録を更新していくのが生産性の高いMtgの進行方法だと思います。

第三教: ~議事録からTODO/決定事項を洗い出すべし~

自分勝手

"Mtgの型"なきMtgでは、Mtg終了後に「今日のMtgで何が決まったんだっけ?」や「Aさんは何のTODOタスクが発生したんだっけ?」がところどころで発生します。
誰も"全体の"議事録をとっていない場合、Mtgで決まった決定事項や各人のTODOが、どこにも残らずに各人の記憶の中にしか存在しない状態になります。

赤ちゃんのお世話

議事録で発言などをメモするだけでなく、議論した中で生まれた「TODOタスク」「決定事項」を洗い出すところまでがファシリテーターの役目です。
正直Mtgの中で生まれたTODOタスク/決定事項を洗い出して共有するだけでも、Mtgの生産性が飛躍的に上がるくらいに"Mtgの型"の中で肝になる"教え"です。
Mtgで確定した決定事項を全体に認知させるために「決定事項」を洗い出し、Mtg終了後のネクストアクションを明確にするために「TODOタスク」を洗い出すので、この教えを実践することによりMtgを実施した意義を大いに感じられると思います。

TODOタスク/決定事項の洗い出しまで完了した議事録のサンプルを以下に示します。
(自分の場合はマインドマップ形式で階層に意味を持たせながら記入しています)

第四教: ~議事録は事後共有すべし~

自己防衛

認識齟齬を最小限まで抑えるためにも、社外/社内全ての関係者に議事録は事後共有しましょう。
Mtg終了後に各人のTODOタスク/決定事項/議事メモ内容に対して認識齟齬が生じている状態でPJが進行してしまうと、後に様々なコストとして降り掛かってしまう可能性があるので、相手(取引先の会社/関係している組織など)のためではなく自分(所属会社/所属組織など)の自己防衛のためにも、議事録は事後共有はするべきだと思います。

おわりに

生産性の低いMtgが(pageoの観測上)世の中にあまりにも多い気がしています。
「アジェンダの事前共有すらない」「Mtg後にTODOタスクを割り振らない/追跡しない」「前回Mtgでの決定事項を再度議論している」など、論外なMtgは撲滅されて欲しいと切に願っています。
こういったMtgを少しでも無くしていけるように、この記事を組織で共有する/この記事を基にMtgのあり方を再検討するなどしていただけると幸いです。