初めに
この記事は、タスク管理がうまくいかずに、リソース配分やスイッチコストに悩んでいる方に向けて書いています。
特に新人エンジニアの方々がタスク管理の重要性を理解し、日々の業務をより効率的に進められるように、この記事を通して私のタスク管理方法を共有したいと思います。
あくまで、個人の見解をまとめたものです。
自分好みにアレンジして、より良いタスク管理行なってください。
タスク管理のメリット
タスク管理を行うことで得られるメリットは以下の通りです。
- 優先順位の明確化：タスク管理をすることで、何にどの程度の時間を割くべきか、どのタスクを先に手をつけるべきかを明確にします。
- 作業効率の向上：タスクを整理し、一つ一つ明確にすることで仕事の進行状況を視覚化でき、作業効率を向上させます。
- ストレス軽減：自分の仕事の全体像が把握できると、作業に取り組む際「何すれば良いんだっけ？」と言う時間が減り、ストレスを軽減できます。
- リソース配分可視化：自分の仕事の全体像を把握しておくと、「他の仕事を振られた際」に、優先順位を元にいつまでに何ができるのかを素早く回答することができコミュニケーションコストが減らせるとともに新しい仕事も受けやすくなります。
タスクの分解とそのメリット
大きなタスクを小さなタスクに分解することで、以下のメリットがあります。
- 作業の見通しを立てやすい：大きなタスクは見通しが立てにくいですが、小さなタスクに分解することで一つ一つの作業の見通しを立てやすくなります。
- 進捗管理が容易：小さなタスクに分解することで、進捗の確認が容易になり、作業のモチベーションを保ちやすくなります。
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割り込みに強くなる：タスクを細かくわけると、分けたタスクのそれぞれに完了のタイミングを発生させることができます。
一般に割り込みによるコンテキストスイッチはコストが大きくなりがちです。割り込みの前はどんな業務をしていて、どこまで進んでいたのか確認が必要になります。
この際にタスクが細分化されていると、すでにどこまで終わっていて、どこから再開すればいいか一目瞭然になります。
タスク管理方法：NotionとTickTickの組み合わせ
私が実際に利用しているタスク管理ツールは、「Notion」と「TickTick」です。私のタスク管理の流れは以下の通りです。
- Notionでの中長期的な計画の管理：大きなプロジェクトや目標を設定し、それを具体的なタスクに分解します。それらの情報をNotionにまとめ、全体の進捗管理を行います。
- TickTickでの短期タスクの実行：Notionで作成した中長期的な計画に基づき、具体的な一日or 数字単位でのタスクをTickTickに入力し、タスクの実行を行います。
※TickTickは課金することでGoogleカレンダーなどのカレンダーツールからカレンダーを同期することができます。これも便利なので慣れてくれば導入してほしいです。
Notionでの中長期的な計画の管理
1. 開発プロジェクトごとで管理
2. プロジェクトごとで「ゴールの設定」＆「タスク」＆「スケジュール」を設定
※今回は紹介ということで「タスク」&「スケジュール」は端折っています。
3. 上記２でタスクの中により具体的な作業を管理
notionではこの粒度までを管理しています。
TickTickでの短期タスクの管理
notionで管理しているタスクを「その日、具体的に何を行うか」を管理するのがTickTickです。
私の場合は、毎朝TickTickでタスクを更新・追記することが多いです。
この作業がその日を制すため、きちんと時間を設けて整理を行っています。
プロジェクトごとでリストを作成し、「taskA」というタスクの中により具体の実行タスクを書いていきます。
この部分はより細かく、一目で何をするかわかるくらいの細かい粒度で記載します。(スイッチコストを掛けないため)
日付も忘れずに設定しておくことでいつまでのタスクなのかを可視化できます
このように、中長期的な計画と短期的な実行を別々のツールで管理することで、全体の見通しと日々の作業効率を両立することができます。
このタスク管理方法を導入し、まだ日が浅いため
より良い方法を模索し、随時更新していきたいと思います。
終わりに
タスク管理は業務を効率的に進めるために必要不可欠なスキルです。是非、自分自身にとって最適なタスク管理方法を見つけ、日々の業務に生かしていってください！！！！