最初に
私は地方企業のDX推進でkintoneを使用しています。
kintoneって結局何ができるの？をざっくりまとめていますので、DX推進の手助けになれば幸いです！
kintoneって結局何ができるの？
一言で言えば「ビジネスアプリ作成クラウドサービス」です。
もう少し詳細に…
業務アプリケーションを簡単に作成・管理できるクラウドベースのプラットフォームです。ノーコード/ローコードでアプリケーションを作成し、データ管理、業務プロセスの自動化、チーム間のコミュニケーションを統合できます。
項目でまとめるとこんな感じ
■「情報をためる機能」＝データベース的管理。
■「進捗を管理する機能」＝ワークフローなどのプロセス管理。
■「コミュニケーション機能」=プロジェクトやチームごとにたくさんのワークスペースを作成することができ、その中で業務について話し合いをする事もできる。
では、kintoneの主要な機能と特徴について紹介します。
kintoneの基本機能
1. アプリ作成
kintoneでは、ドラッグ＆ドロップで簡単にアプリを作成できます。特別なプログラミングスキルは不要で、すぐに業務に適したアプリを作成可能です。例えば、営業管理アプリやプロジェクト管理アプリなど、さまざまな用途に対応できます。
例えばこんな感じで、テンプレート用意されているので、知識のない方でも業務アプリを作成できます。
もちろん、用途に合わせた独自のフィールド・機能を追加して作成することも可能です
2. データベース管理
複数のアプリでデータを一元管理できます。データのリアルタイムな自動集計や分析が可能で、業務の効率化に貢献します。また、豊富なグラフ機能を使ってデータを視覚化することもできます。
3. ワークフロー自動化
kintoneのワークフロー機能を使えば、業務プロセスを自動化し、承認フローやタスク管理を効率化できます。リマインダー機能もあり、対応漏れを防ぐことができます
4. コミュニケーション機能
kintoneにはコメント機能があり、チーム内のコミュニケーションをスムーズに行うことができます。各レコードにコメントを付けることができるので、情報共有が簡単です。
5. データアップロード機能
kintoneには、エクセル、CSVから情報をアップロードすることが可能です。
現状は、エクセルで情報管理してます…って状況にもkinotneへ再入力する手間も掛からないので、スムーズにアプリ作成が行えます。
6. アクセス権限
柔軟なアクセス権で、適切な閲覧権限を与えられます
アクセス権は、資料の閲覧や編集といったファイルに対する人のアクションを制限できる機能です。
例えば、
- 「案件管理アプリは営業の人だけがアクセスできるようにしたい」
- 「給与明細アプリは自分の情報が他の人に見られないようにしたい」
- 「レコード内の上長記入欄フィールドは、上長しか編集できないようにしたい」
といったさまざまな要望に対して、アプリのアクセス権・レコードのアクセス権・フィールドのアクセス権を設定することで、人々のアクションを制限できるだけでなく、情報セキュリティも守られます。
kintoneの活用事例
1. 問い合わせ管理
顧客からの問い合わせ内容や対応の進捗状況を共有する問い合わせ管理アプリが作成できます。対応状況をステータスで管理し、対応漏れを防止できます。
2. 文書・資料の共有と管理
ファイル管理アプリを使用して、文書や画像ファイルをレコード上に添付して管理できます。全文検索機能もあり、膨大な資料の中から必要な情報を迅速に検索できます。
3. スケジュール管理
カレンダー形式の表示機能を使ってスケジュール管理ができます。リマインダー機能で対応漏れを防止し、スケジュールと活動記録を一体化して管理することが可能です。
4. 売上管理
kintoneでは複数のアプリの情報を紐づけて表示できるので、顧客情報と結びつけながら売上管理ができます。グラフ表示の設定も簡単で、最新の情報を用いて実績の見える化ができます。
kintoneの利点と課題
利点
- 柔軟なカスタマイズ：JavaScriptやプラグインを使って、機能を自由に拡張できます
- 現場から情報が見える：インターネットがあればどこからでもアクセスできるため、営業先で情報がみたい！そんな時も安心です。
- データの一元管理：複数のアプリケーションのデータを統合して管理できます
課題
- 複雑な表計算：kintoneの自動計算機能は基本的なものに限られ、複雑な表計算には不向きです（JSやプラグインで無理くり作成することも可能です）
- アプリの乱立：アプリが増えすぎると管理が煩雑になるため、運用ルールの設定が重要です
- コスト：ユーザーごとの課金制であり、利用者が増えるとコストがかさみます
kintone導入の検討ポイント
kintone導入を考えるべき状況
-
プロジェクト管理やタスク管理が煩雑になっている場合：
kintoneを利用することで、プロジェクトの進捗状況やタスクの管理が一元化され、業務の可視化と効率化が図れます。 -
複数のツールを使い分けていて情報が分散している場合：
kintoneは、異なる業務アプリケーションを一つのプラットフォームで統合できるため、情報の一元管理が可能になります。 -
カスタマイズ性を求めている場合：
ノーコードで簡単にカスタマイズができるため、特定の業務フローに合わせたシステムを迅速に構築できます。
また、JavaScriptやプラグインを用いてさらに高度なカスタマイズも可能です -
予算の制約がある中小企業の場合：
初期コストを抑えつつ、必要な機能を段階的に追加できるため、コストパフォーマンスが良いです。
DXの初期段階でkintoneからスタートし、現場サイドがシステムに対して慣れる、もっと独自のワークフロー・機能を増やしたい（kintoneでは手に負えない）となれば専用業務アプリ作成も検討しても良いと思います！ -
会社サーバーで情報を管理している場合：
クラウドに移行することで、情報の管理が容易になり、データのバックアップやセキュリティ対策が強化されます。
まとめ
kintoneは、業務アプリケーションを迅速に作成し、チームの業務効率を劇的に向上させる強力なツールです。ノーコードで簡単に始められ、必要に応じて高度なカスタマイズも可能です。導入を検討中の方は、kintoneの無料お試しを利用してみることをお勧めします。
実際の活用例
下記サイト実際の活用例をご覧いただくとよりkintoneについて理解が深まるかと思います！！
https://kintone.cybozu.co.jp/jp/government/case/