はじめに
今回、情シス内でのタスク管理をAsanaからSlackリストに乗り換えたので、乗り換える際の手順と気付き、そして「AsanaとSlackリストのどっちがいいのか」を書いています。
先に結論を言いますが、個人的にはAsanaの方がいいです。
Slackリストの活用に迷っている人、タスク管理ツールとSlackリストの違いを知りたい人の参考になれば幸いです。
3行にまとめると
- コストカットとタスク管理の効率化を目的にAsanaからSlackリストに移行
- Slackではスレッドでの会話が可能になり情報分散が解消されたが、定期タスクの管理が難しい
- Slackは情報集約に役立つが、タスク管理はやっぱり専用ツールがよい
本題
- Asanaの契約更新のタイミング
- 情シス限定での、チャットツールの乗り換え（Chatwork→Slack）検討
- Slackリストの公開
この3つのタイミングがちょうど重なりました。Asanaのコストカットができ、Slackに乗り換える際のタスク管理の不安感も解消できたので、AsanaからSlackリストに乗り換えることになりました。
どう変わったのか
ユーザ側（問い合わせる側）の変化はないですが、情シス内（対応する側）の対応フローが少し変わりました。
凡例：実線→手動、点線→自動
変更前
変更後
赤い部分が変更部分です
乗り換えるために何をしたのか
具体的なステップは以下です。模索しながらやっていたので私の場合は時間がかかりましたが、全く同じ内容で実装するのであれば、半日もあれば実装可能です。
- Slackリストで運用できるかを確認
- Slackワークフローを使って、Slackリストの機能強化
- Slackワークフローを用いてタスク”起票”を自動化
- 対応開始時、スレッドに通知&ステータスを更新するワークフローを作成
- Googleフォームの投稿をSlackに通知させる。
こちらを参考に、GoogleフォームからSlackに通知させました。 - AsanaからSlackリストにタスクを載せ替え
まとめて移動ができなかったので、手動で移動させました。
ついでにタスク整理できたので良しとします。
乗り換えてどうだったか
Asanaと比較して良かったこと・微妙なところを整理しました。
よかったところ
スレッドでそのまま会話ができる
Slackの強みですね。これまでは、問い合わせ対応についてテキストコミュニケーションをするとき、Asana内のコメント欄もしくはChatworkで行っており、情報が分散しやすい状況でした。しかしSlackリストに乗り換えた結果、Slack内で完結することで情報分散が解消できました。
活用拡大の可能性を得られた
今後、社内の風潮的にいずれはChatworkをやめてSlackに一本化されると思われます。その際には現運用を進化させるだけでいいので、将来性がある運用に変更できたのは良かったです。（Slackだけで問合せ管理を完結させたい！）
すべてが一つのチャンネルでまとめられた
問合せ対応もそれ以外の差し込み業務もすべてSlackリストに集約し、チャンネルに貼っておく。そうすればそのチャンネルから大きく移動することなくいろんなタスクを対応できるようになりました。
微妙なところ
定期的なタスクの管理がやりづらい
Asanaには定期タスクの登録機能があり、例えば「毎週金曜日のタスク」として登録ができ、期日も自動設定してくれました。Slackリストでも同じ運用にするために、Slackワークフローを用いて期日の自動登録の実装をしようと思ったのですが、GUIでの実装が難しく見送りました。
結果、期日管理が難しくなり、定期タスクはカレンダーに登録するなど、若干手間が増えてしまいました。
一覧性がAsanaに比べると劣る
Slackリストでリスト表示をすると、行幅がメッセージ内容に合わせて自動で変わってしまうためは見づらいです。基本的にステータス別のカンバン方式で表示しています。
ガントチャートで表示できない
Asanaは各タスクをガントチャートでも表示できたのですが、Slackリストには機能がありません。その結果、期日に合わせたタスク管理を視覚的にすることができなくなりました。
現運用では、問合せ内容をそのままタスクのタイトルに設定できない
これは、弊社内での運用特有の問題です。Slackワークフローで問合せを受け付ければ自動でタイトルも設定できますが、弊社内での現運用ではできませんでした。
Slackリスト・Asanaのどっちがいいのか
結論、個人的にはAsanaの方がいいです。
Slackリストに比べると、タスク管理の部分はAsanaを挟む必要がありワンストップでの対応にならないとはいえ、UIと期日管理のしやすさがAsanaの方が優れています。私の場合、私自身のタスクを管理する以外に、メンバーのタスク対応状況も管理する必要があり、管理のしやすさを捨てることができません。
Slackリストは、社内コミュニケーションがSlackに集約されて初めて、すべての性能を発揮できる気がします。期日管理も、前述のとおりでそもそもユーザからの問い合わせをSlackワークフローで受け付ければ解決できます。
おわりに
タスク管理、問い合わせ対応管理などなど、日々の業務に大きく関わる部分ですので、カイゼンできると業務負担が減り、よりコア業務に集中できてハッピーですね。