仕事でWord文書を作成する際、依頼主から 変更履歴付きで提出 するよう指示される場合が時々あります。しかし、以下の場合に不都合が生じます。
- 何度も書き直す場合：書いては消し、また書いては消し、を繰り返すと、変更履歴が複雑になり読みにくい
- 複数名で更新する場合：変更履歴が更新者別に異なる色で表示されるため、色の数が多くなり読みにくい
いずれの場合も、編集中は変更履歴を非表示にしておけば問題ありません。しかし、そのまま提出すると 提出先の方に対して失礼 になってしまうため、結局、最終版の完成後に 全ての変更を改めて初期版の文書に書き込む という作業が必要な場合も多いです（もちろん、誰がどこをどのように更新したかが分かるようにするよう指示されている場合はこの限りではありません）。これがかなり面倒です。
そこで、変更履歴なしでWord文書を作成した後で、一括で変更履歴を付ける方法を紹介します。
用意するもの
- 初期版のWord文書
- 最終版のWord文書
とりあえず、Copilotに適当に作らせた以下の「サンプル文書1」と「サンプル文書2」をそれぞれ初期版と最終版と見なして説明します。
サンプル文書1
サンプル文書2
Step 1. 「校閲」タブから「比較」を選択
画面上部のメニューから「校閲」を選び、右の方の「比較」を押して、さらに出てきた選択肢のうち「比較」の方を押します。
Step 2. 「元の文書」と「変更された文書」に初期版と最終版を指定してOKを押す
以下のようなウィンドウが出てくるので、左の「元の文書」に初期版のファイル、右の「変更された文書」に最終版のファイルを指定し、OKボタンを押します。ファイルの指定は、それぞれの欄の右にあるフォルダのアイコンをクリックして、出てきたウィンドウ内で該当ファイルを選択すると出来ます。
Step 3. 出てきた比較結果を別名でファイルに保存
以下のような画面が出てきます。ここで重要なポイントがあります。この状態で 別名でファイルに保存 してしまって下さい。これでは提出できないと心配になりますが、大丈夫です。
Step 4. 一旦Wordを閉じる
一旦Wordを閉じて下さい。
Step 5. 改めて保存した比較結果のファイルを開く
改めて保存した比較結果のファイルを開くと、普段よく見る変更履歴付きの文書が出来上がっています。
補足
実はStep 3で、左や右にある各ウィンドウの 右上にあるバツ印 を押してしまってもStep 5と同じ状態になります。ただし、これをやると、次に文書の比較をした際に各ウィンドウが出てこない場合があり、慌てることになります。その場合は [変更履歴]ウィンドウ から再表示可能ですが、上で説明した手順の方が安全ではないかと思います。
ここで紹介した方法はあくまで私の環境のみで動作確認したものです。OSやOfficeのバージョンによって画面表示や応答が違うかもしれません。