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バックオフィス業務で委託先とのコミュニケーションをメールからConfluenceに変えてみた

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はじめに

この記事は、Atlassian User Group Tokyo Advent Calendar 2016 24日目の記事です。

Atlassian製品はプロダクト開発でよく使われますがコミュニケーションのツールとして良くできているので、当社では業務委託先とのコミュニケーションに使っています。今回はConfluenceで行っているコミュニケーションの例を紹介します。


バックオフィス業務

業務委託先とは以下のようなところです。そうどの会社にもある総務部や経営管理部といったバックオフィス業務を担当している部門がお世話になっているサムライ業の先生たち(以下、委託先)とのコミュニケーションに使っています。


  • 監査法人

  • 税理士法人

  • 社労士事務所

  • その他...


具体的にどうやっているの?


まずはConfluence利用の許可をもらう

バックオフィス業務でお付き合いする先生の中には、Eメールは組織内のみ使用可能というガチガチにセキュリティを固めている委託先もあるので、そのような方とは対面で会うしかありません。しかしEメールで情報をやり取り可能な方には「コミュニケーションのやり方を変えてみませんか?」と提案してみます。

そうすると下の画像のようにConfluenceでコミュニケーションできる委託先が増えていきます。お付き合いする委託先ごとにConfluenceスペースを作成していきます。自社要員は全ての委託先スペースを参照できますが、委託先は自らに割り当てられたスペースしか参照できません。(当面使用しない)と書かれているのは一時的にお世話になった、もしくは過去お世話になったとことです。

spacedir.JPG


スペーストップは?

スペーストップは全ての委託先でほぼ同じで以下のようになっています。


  • メインコンテンツにはミーティング議事録や受渡しファイルが並びます。

  • プロジェクトメンバーにはこのスペースにアクセスできるメンバー一覧。

  • 定例ミーティングには、開催基本ルールや連絡事項を書いておきます。

spacetop.JPG


コンテンツは?

下図は会計業務で利用しているコンテンツです。当社からの提出状況や委託先でのチェック状況が見えます。不明点や解決すべき課題があればコメント機能で会話できます。誰が何の資料を見てどのように判断している/判断したのかが全て記録されるので非常に便利です。

report.JPG


まとめ

委託先とConfluenceによるコミュニケーションを最初に始めた時、うまく行くか?と心配しましたが、結果から言うと全く問題ありませんでした。対面打合せの15分を使ってConfluenceの使い方を伝えると、後は委託先の先生方はConfluenceの使い方をぐんぐん憶えていきます。特に私たちがConfluenceで議事録を取りながら会議を進めると、先生方はすぐに覚えてしまいます(お世辞でなく、先生方は本当に賢い)。

委託先の先生たちからの評判も上々でEメールには戻れない。他のクライアントにも使いたいと言われています。Confluenceがバックオフィス業務でも生産性向上に役立ち時間を有効活用できるからだと思います。

それでは、メリークリスマス!