はじめに(この記事の趣旨)
今までパワポで資料を作ったことがなかった自分が、人前に立って発表するにあたって資料を作ろうとしたときに行き詰った問題とどういう構成で作ったのかを備忘録としてまとめました。
同じく初めてプレゼン資料を作ることになって途方に暮れてる人がいたら、共感してもらえると嬉しいです。
プレゼン資料作らずに今まで何やってたの(自己紹介)
高校卒業後すぐに就職したので大学でのレポート作成・提出などもなく、しがない事務員として出力、提供されたデータを加工して経営管理用の資料を作ってました。
パワポは使い方だけ知ってるくらい。
絵や料理と同じで、使い方を知ってるのと作れるのは大違いです。
何がきっかけでプレゼン資料作ることになったの(導入)
今年の4月に脱事務職を目指して転職しました。 転職先での仕事はRPAエンジニアです。
ありがたいことに前職でVBAを使ってゴリゴリマクロを書いていたこと、商業高校出身だったので事務職でもプログラミングに関する基本的な知識(アルゴリズムや流れ図、変数など)があるということで新卒入社の新人ちゃんに勉強会をしてくれないか？と上司から打診がありました。
いずれはお客さんや偉い人にプレゼンできるような人間になりたいと思っていたのでやります！と返事しました。
でもまぁ、これがしんどかったです。
なにがしんどかったのか(問題提起)
1.レイアウトが分からない
Wordで作るビジネス文書なら上から順に
・宛先
・表題
・差出人
・主題の要約
・主題の詳細
・問い合わせ先
・終わり
って書けばいいんです。
「読む」ためのものなので、上から下に読み進めれば内容が分かるようになってます。
変える要素としてはせいぜいフォントのサイズや文字位置くらい。
でも、プレゼン資料は違う。
フォントのサイズも配置も色も自由に変えられる。なんなら絵や写真を入れてもOK。
なぜなら「伝える」ためのものだから。
今まで型が決まっている中で動いていた自分にはかなりのショックでした。
2.伝え方が分からない
「こういうことを教えたいです」という大まかな流れはWordに書き出して上司と打ち合わせして決めていたので、じゃあそれをパワポに写していこう！と思って直面した問題です。
突然便せんと封筒とペンを渡されて「友達以上親友未満くらいの人宛に手紙書いて」って言われた気持ち。
なんて書き出していいのか分からない。
「拝啓 ●●様～」と書くほど気難しい関係じゃないし、かといって「やっほ～！元気してた？！」と書くほどフランクな関係でもない…
言いたいことは決まってても、相手にどう伝えるかですごく悩みました。
なにを伝えるか ≠ どうやって伝えるか
3.「伝える情報量」の調整が難しい
教えたいことは決まっているので、それを伝えようとパワポに書き出してみると小説の1ページか？みたいなレベルの文章量になりました。
まるで発表用の台本をそのまま映し出している感じ。
案の定上司には「文字が多い」とバッサリ切り捨てられました
どうやって資料を作ったのか(問題解決)
1.書籍やネット、上司の資料を参考にする
こればっかりは自分ひとりで悶々しててもどうしようもないので、その日の夜に本を買いに行きました。
よく考えたら、ビジネス文書だって今までたくさんの人たちが仕事をするうえで様々なことをやり取りして、その中で「このレイアウトだと伝わりやすいね」「この順序だったら頭に入ってくるね」と試行錯誤を繰り返してきた結果だと思うのです。
だったら、プレゼン資料も同じように先人の知恵を盗むしかないです。
(参考にした書籍)
プレゼン資料のデザイン図鑑
最近本屋さんで見かける横長の黄色い本です。最近本屋に行ったことがある方なら目にしている方も多いかも？
色の使い方や文字の見せ方、1ページあたりの情報量、グラフの見せ方などを悪い例、良い例つきでで見開き左右で見れるので「なぜその色使いなのか」「どうすると見づらいのか」が直感的に分かる構成になってます。
社内、社外向け資料で作り方が大きく異なってくることも説明されており、いつか社外向けの資料を作るときは参考にするためにまた読むつもりです。
一生使えるプレゼン上手の資料作成入門
上記のデザイン図鑑と同様、「どういう資料が見づらいのか」「どうすれば見やすいのか」が左右見開きで解説付きで説明されており、とても分かりやすいです。
写真、画像、アイコンの使い分けなど参考になる点も多いです。
ちなみに現在(2019/09/06時点)AmazonのKindle Unlimited会員だと無料で読めます。
定価で買ったのに。うらやましい。
2.言いたいことを伝える順序を考える
物事を伝えるときって、「●●だから〇〇。そして××になる」といった形で、突然伝えたいことを言うのではなくて、伝えたいことに至る過程や理由を説明すると思います。
・自身の説明が支離滅裂になっていないか
・本当に伝えたいことに至るまでの流れが不自然ではないか
・口頭で説明するとしたらどのように説明するか
を考えながら構成を考えると、伝わりやすい資料になるのではないかと思います。
3.文言はスッキリと短い文章に要約する
人間本当に伝えたいことって、そんなに長文じゃなくても伝わったりします。むしろ長いと理解するのに時間がかかって頭に入ってこないです。
本当に伝えたいことだけに要約して、ついでに…という形で小さく補足するか口頭で説明する形で十分だと思います。
長文だと1ページ埋まっちゃうしね！
最後に
こんな偉そうなこと言ってますが、自分もまだまだ勉強しなければならないくらい資料の出来は酷いと自負しています。
ですが、実際に作ってみて初めて気づいたことや、人に伝えることを意識して物事を考えることで情報の整理が前よりスムーズにできるようになった気がします。
「どうせ発表の機会なんてないし…」と思わず、一度プレゼン資料を作ってみてはいかがでしょうか？
（むしろ好きなものについてのプレゼン資料を作成して、見せてほしいです！）