初めてキックオフミーティングに参加して思ったこと。
キックオフミーティングとは
プロジェクトのスタート。
目的や概要、スケジュール、工程、コストなどをお客様と一緒に認識合わせをするミーティングです。
実際に行ってみて思ったこと
私は以前営業を経験していました。
もちろん上流工程と営業は全く違います。
ただお客様の舵取りは似ていると思いました。
そこで、プロジェクトを実際に始めるに当たって注意したいことをまとめました。
注意点
1.一貫性を保つ
2.決めらる部分はこちらで決める
3.ENDを設ける
4.お客様に選択させる
1.一貫性を保つ
まず1の理由は、当然ですが持っていくべき書類持っていかないとか、文言が揺れているなどするとお客様は悩んでしまいます。
以前、お客様の提出物に要求定義書と要件定義書が入っていたんですが、要件定義書作成が間に合わずに要求定義書だけを見せて、「これをブラッシュアップしたものを次回お持ちします」と言って少し誤魔化したのですが、要件定義書の確認が翌週末までに設定していたので、「あれ？今日もらえないんですか？いつ貰えるんですかね？？私はこの書類を確認する必要あるんですよね？？？」と当然なツッコミが入りました。
完全にお客様が不安になってますね。
良くはないですが、まだ工程が遅れているわけではなかったので、それを説明して事なきをえました。
ただこういう不信感が一つ一つ積み重なることで、「この人たちに任せられない。指示を出してコントロールしていかなければ！！」と、システムのことは分からない中であれこれ指示を出してしまい、それが原因で工程が遅れることはしばしばあるのかもしれません。
完全にお客様の不安を取り除くのはプロジェクトがリリースされてある程度時間がかからないと難しいかもしれません。
ただ、一番不安に思っているのはお客様なので上流のエンジニアが味方になって安心させる必要があるのかなと思いました。
なので余計な部分で不安にさせないことが重要だと思いました。
2.決めらる部分はこちらで決める
お客様は当然ですが自身の業務がメインになります。
システムを導入する理由の多くは、自分の今やっている事業や仕事を簡潔にしたり、お客様へお出しするサービスを増やすことなどが考えられます。
なのでシステムは業務を補うものなので、システムについては良く分からない人の方が多いです。
またメインの業務とプロジェクトを掛け持つお客様もおります。
当然メインの業務の方が忙しいですから、私たちエンジニアが決められる部分は決めていく方がありがたいような気がしました。
そして、相談しないといけない部分はお客様の目にすぐ分かるように一覧することで、よりスピーディに工程をこなすことができるようになると思います。
また明確になっていればお客様からも指摘がしやすく、すごく仕事がしやすくなると思います。
それが一つ一つ安心感に変わり、信頼に繋がります！！
3.ENDを設ける
これはかなり重要です。
例えば友人から「この日空いてない？」というふに誘われると結構恐怖に感じることがあります。
なぜなら1時間でも無駄にしたくないからです。
だから「この日空いてない？」と言われると一日潰れるのかな？と構えます。
逆に「この日の昼頃、1~2時間空いてない？」などの聞き方をされたほうが、他の予定を前後に移すことができます。
設計などを起こすさいに、どうしてもお客様に決めてもらわないといけないことも多いです。
ただ、お客様は常にメインの業務で忙しいです。
なので、忙しいこと前提に考えれば、ENDを設けることは重要だと思います。
ENDによって優先順位が変わってくるからです。
なかなかお客様に対してENDを決めるのは気が引けるかもしれませんが、その方がお客様も合わせやすいと思いますので、しっかり伝えることが大事だと思いました！
ただしENDの伝えるさいは注意が必要で、お客様のタイミングによっては「こっちだって忙しいだよ!そんなの守れるか！！」と思われたら最悪です。
なので「ENDは○○日までを考えてます。ただ、○○様もお忙しいと思いますので、仮に○○日が難しければご連絡ください。こちらでも対応できるか考えますので。」と助け舟をしっかり出しますよ！という風に言ってあげるとお客様は非常に安心して、相談もしてくれると思います。
一番最悪なのは、相談もなしにENDを破られることです。
そういうお客様もいるかもしれませんが、コミュニケーションがしっかり取れて入ればそういったこともなくなるはずです。
4.お客様に選択させる
こちらが最後になります。
お客様に選択させるというのはどういうことか。
2.の決めらる部分はこちらで決めると多少矛盾しますが、「仮にあっちとこっちどちらが良いですか？」と聞き、お客様に決めてもらうということは、細かいですがお客様の満足度をあげる非常に重要なテクニックです。
お客様はわがままです。
ラクしたい。めんどくさいのはやってもらいたい。
けど、自分のものを作りたい。あーしたい。こーしたい
つまりめんどくさいのは嫌だけど、自分が納得できるものは作りたいということです。
まぁ当然です。
ただ工数や予算がかかるので、後ろには倒せない。
なのでお客様に提案しつつお客様に決めてもらうという形が、一番お客様も自分で納得して決めているという部分で納得感を持ってもらえると思います。
納得感が高まると、それが達成していけば満足感に変わっていきます。
なのでリリース後は達成感と満足感を持ってくれるのではないでしょうか？？？
担当者の方が満足感と達成感を持ってシステムをリリースすることは、ただリリースするのと大きく違います。
ちょっと話は変わりますが、皆さんも一晩中語れる大好きなものが一つや二つはあると思います。
大好きなものが共通していたら、夢中でそのことについて話しませんか？
お客様が仮に満足感と達成感で満ちていたら、同僚や同業の友人などに「実は新しいプロジェクトを俺が主導で作ったんだよね！！」という会話もあるかもしれません。
かなり楽観的ですが、そこから紹介だってありえます。
おそらく、私が勤めている会社がそんな感じなのかなと。
社長がそういう思いでお客様とシステムを作り上げているので、紹介が切れないのかなと。
なので、お客様に満足してもらえるようなシステムを作ることが大事だな〜と初めてキックオフミーティングを通してわかりました！！