1.はじめに
HubSpotでは、フォーム送信後に自動で確認メール（いわゆる「本人確認メール」）を送ることができます。
この記事では、HubSpotの「自動返信メール」機能とワークフローを使って、本人確認メールを送り、チケット作成までの設定手順をわかりやすく紹介します。
2.前提条件
以下の条件を満たしていることを前提に進めます。
・HubSpotのSales Hub、Marketing Hubを使用している。
・すでにフォームが作成済みである。
・パイプラインの設定と、フォームがパイプラインに接続済みである。
・確認メールに使う送信ドメインが認証済みである。
3.作業手順
3.1確認用メールテンプレートを作成する
①HubSpotメニューの「マーケティング」＞「Eメール」へ移動。
②右上の「Eメールを作成」＞「自動」メールを選択。
③件名や本文を設定。
フォームで使用しているプロパティ値を設定すれば、入力内容をメールに表示させることも可能です。
④「公開」する。
3.2ワークフローを作成して自動送信を設定する
①HubSpotメニューの「自動化」＞「ワークフロー」から、右上の「ワークフローを作成」＞「ゼロから作成」を選択。
②トリガー条件を設定。「チケット」＞「チケットプロパティー」＞「発生元チャンネルアカウント」から該当のフォームを選択。
③アクションを追加。
「コミュニケーション」＞「Eメールを送信」＞「自動送信Eメール」で、手順3.1で作成したEメールを選択します。
④＋マークを押し、「CRM」＞「レコードを編集」から「チケットのパイプラインおよびステータス」を設定。
これにより本人確認メールが送られた段階で、設定されたパイプライン・ステータスにチケットが作成されます。
⑤名前を付け、「確認と公開」します。
4.実際の動作確認
フォームをテスト送信し、指定したメールアドレス宛に確認メールが届くかチェックしましょう。
メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダの確認・ドメイン設定・Eメールの公開設定の見直しや、ワークフローの条件が正しいか・有効になっているかを確認してください。
5.まとめ
HubSpotでは、フォームを送信後にワークフローを活用することで、簡単に本人確認メールを送りチケット作成することができます。
応用すれば、「資料ダウンロード」「問い合わせ対応」などあらゆる場面で活用できるので、ぜひ使ってみてください。