こんちは、@norinux です。
エンジニア交流会っていう、毎回様々なテーマでエンジニアのみんなで知見を共有しようっていうイベントを毎月開催している。最初に開催したのが 2016年12月ってことはもうすぐ三周年になると思うと感慨深い。（三周年記念イベントとかやらないよw）
ちなみに、運営してるのは、これ
Gaiax Technical Meetups
3年も継続して、溜まったノウハウを簡単にシェアしておく。
テーマの企画方法
Flutter Meetup とか、特定の技術をテーマにしたコミュニティだとテーマの企画とか考えなくてもいいのだけども、僕たちは毎月違うテーマでやってるので毎回企画が必要だ。
企画するためにやってることはこんな感じ
- 年末に年間計画を立てて、とりあえず適当にざっくり12コマ分のテーマを埋めておく
- 開催日が近づいてきたら、年間計画から「まじこれやる？」って話しはじめる
- 最近気になってる技術とか課題とかいろいろ、話題にだしてテーマ発散させる
- そこから「このテーマなら参加したいわ」ってキーワードを探して決める
- そのキーワードを元に、タイトル案を10個くらい出して「参加したくなる」やつを選ぶ
- そのタイトルに合わせて、具体的にどういったテーマのイベントなのかの説明文を作る
普段は、開催の1.5ヶ月前くらいから考え始めて2週間くらいかけて決定する。
けど、なかなか良いテーマが見つからないときは、無理せず開催日を後ろ倒しして良いテーマが定まるまでがんばる。毎回大変だけど、僕は楽しい。
登壇者のアサイン方法
交流会といえど、テーマについていろいろ活動してる人を見つけてトークしてもらうようにしてる。結構大変だけど、やっぱり「こういう人の話が聞きたいわ」って思う人に登壇してほしいからがんばれる。
登壇者をアサインするときはこんな感じ
- 社内外問わず、テーマでなんかやってそうな人をピックアップする
- イベントのタイトルとテーマの説明文を送って、登壇できないか相談する
- OKをもらったら、空いてる日程をいくつかもらう
- 「登壇OK」「日程OK」が3人くらい揃ったら、開催日を確定
- 登壇依頼した人に、トークタイトルと登壇者紹介文をもらう
イベントのタイトルがなかなか決まらなくて、テーマ案だけで登壇者をアサインすることもよくある。
あと、知り合いじゃないけどどうしても◯◯さんの話が聞きたいって時は、SNSなどでDM送ってみたりもする。登壇してくれる人には、本当に感謝しかない。
Connpassの記載内容
Connpass 大好き。イベント運営に必要な機能があらかた備わってて、無料で提供してもらえる。いつか機会があれば、中の人に感謝の気持ちを伝えたい。「いつも、ありがとうございます！」
Connpass にたくさんイベント内容を書いてきたので、これもだいたいの型ができてきた。
- テーマについての説明
- どんなエンジニアが参加すると楽しめるか
- 交流会なので、メインは懇親会であることをアピール
- 登壇者のタイトルと登壇者のプロフィール紹介
- タイムテーブル
- 参加者に協力して欲しいこと
- 注意事項
「エンジニア同士で、学び合ったり意見交換したり、交流したりしたいんよ」っていうのが伝わればいいなぁ、って思いながらいつも作ってる。ちなみに、注意事項に 行動規範 (Conference Code of Conduct) を入れておくのがミソ。
飲食物の手配
食べ物は参加者全員の腹を満たすためではなく、交流するためのおつまみなのでちょっと足りないくらいがベター。（むしろ余ってフードロスする方が気持ち的に辛い）
毎回、参加者は40人前後くらいなので、このくらい準備しておけば大丈夫。
- 食べ物
- ケータリングで、6名目安のおかず x 3種類 x 2皿
- 飲み物
- ビール2ケース
- チューハイ2ケース
- ソフトドリンク2種類 各3ボトル
普段食べ物は、みどりえさんを使ってる。飲み物は定番のカクヤス。何十回も注文してるから、超最適化した。20minもあれば注文完了できる。
イベント当日の分担
イベントの本番は、なんだかんだいって役割分担が必要。いろんな分担方法を試してみた結果、最低4人いれば最低限の運営はできるかなという感じ。常時4人体制だと、体調不良とかで一人抜けた時に破綻するので5人体制にしてる。（多い方が助けるけどw）
- 分担
- 受付
- 司会
- 飲食物のサーブ
- SNS（Twitter）
- リベロ
リベロは、混み合ってたりトラブってたりしてるところにヘルプに入る。大抵は、受付手伝ってから、イベント中はtweetしながら場を盛り上げて、飲食物を準備する感じ。要は全部ちょっとずつ手伝う。アクティブスタンバイで冗長化。
イベントのクローズのしかた
イベントが盛り上がれば、多くの人が交流会に参加してくれるし、遅くまで残ってくれる。とても嬉しいことなんだけど、会場の都合上、時間になると追い出さなきゃいけない。アナウンスするとか、声かけするとか、いろいろ試したけど、みんな楽しそうに話し込んでいるので簡単じゃない。
そこで辿りついた手段としては、、
- 会場の片付けを始めてしまう
- 「片付けたいから荷物は手元に持って」とアナウンスする
そうすると、エンジニアの勉強会とか交流会慣れしてる人ほど、運営が大変なことを知ってるので、ボランタリ精神ですごく手伝ってくれる。これもまじ感謝。
あ、注意しなきゃいけないのは、名札を下げてもらうためのストラップを持って帰っちゃう人が多いこと！最近ストラップの本数減ってきて困ってるから、回収がんばるw
以上、エンジニア交流会の運営ノウハウでした！