ChatGPTで業務効率化事例を試してみた！始め方などもご紹介

Posted at 2024-05-20

こんにちは！株式会社ピープルドット（旧データミックス）でエンジニアをしている丹羽です。

ChatGPTのことを調べ始めたと思ったら、翌日にアップデートが来てビックリしましたが、生成AIの進化が早いですね！

とはいえ、ChatGPTは認知度が高いももの、実際に使っている人はまだまだ少ないようなので、本格的に普及していくのはこれからでしょう。

そんな私もChatGPTのような生成AI技術を使い始めるようになったのはつい最近のことなので、まだまだ知らないことも多いですが、どのように業務効率化を図れるのかを知りたかったので、実際に試してみることにしました。

現在のChatGPTはアカウント登録しなくても無料で使える！

まずChatGPTについて、現在はアカウント登録をしなくても無料で使えるようになっているため、試してみたい方は「https://chatgpt.com」にアクセスして試してみて下さい。
　※最近UIが日本語に対応しました！

　
例えばメッセージを入力して実行すると、テキストが生成されます。

　
さらに続けてメッセージを入力して実行すると、その前に生成されたテキスト内容を引き継ぎながら、再度テキストの生成ができて便利です。

生成されたテキスト内容が正しくないこともあるので注意！

質問を投げて回答を得られるのは非常に便利ですが、ChatGPTのメッセージ入力欄の下にも記載の通り、ChatGPTの回答は必ずしも正しいとは限らないため、その点はご注意下さい！
　※インターネットで情報検索をする際と同様に、その情報が本当に正しいのかどうかの判断が必要です。

デフォルト設定では入力内容が生成AIのモデルの学習に使われるので注意！

ChatGPTを使う際の注意点として、デフォルト設定では入力した内容が生成AIのモデルの学習に使われるため、機密情報などは絶対に入力しないようにして下さい。

入力した内容を学習させたくない場合は、画面右下の「？」をクリックします。

　
次にメニューが表示されるので、「設定」をクリックします。

　
次に"すべての人のためにモデルを改善する"のスイッチをOFFにすればOKです。（メッセージの入力フィールドが黒色になります。）

　※これでモデルの学習に使用されなくなりますが、チャットのコピーは安全上の理由から最大30日間保管されるようなので、その点も踏まえてご利用下さい。

プロンプトについて

そんなChatGPTですが、上手く利用していくにはプロンプトが重要です。

このプロンプトというのは、具体的にはChatGPTに指示を出すための命令文のことを指しますが、ChatGPTなどの生成AIでは質問の仕方によって得られる回答が変わるため、どのような命令文を入力するかが大事になります。

プロンプトの作り方には様々な方法がありますが、例えば有名なものとして深津式というのがあり、以下のような形式で命令文を作ります。

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#命令
あなたは◯◯です。
下記の条件と入力文をもとに、◯◯を出力して下さい。

#条件
・条件１
・条件２

#入力文
テキスト。テキスト。テキスト。
テキスト。テキスト。テキスト。
テキスト。テキスト。テキスト。

#出力文
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メールの作成

ではメールの作成を例に試してみます。

例えばデータサイエンスに関するイベントの開催を案内するメールの文章を作成したい場合、次のようなプロンプトを作ります。

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#命令
あなたは非常に優秀な営業マンです。
下記の条件と入力文をもとに、イベントを案内するメールの文章を出力して下さい。

#条件
・文字数は300文字程度
・開催日時は2024年5月18日の土曜日の14時から1時間程度
・データサイエンスについてまだ興味がない人向け
・イベントに気軽に参加しやすい表現の文章

#入力文
データサイエンスを学ぶメリットや、データサイエンスの魅力が伝わるようなイベントを開催する。

#出力文
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上記のプロンプトをChatGPTで試すと、次のような結果になります。

　
このように、ChatGPTを使えばメールの文章を簡単に作成することができるため、事前にプロンプトさえ準備しておけば、文章を作成する時間を大幅に短縮することが可能です。

ただし、一発で全て完璧な文章が生成されるわけではなく、あくまでもたたき台として使えるような文章が生成されるため、実際に使う際には各種修正やチェックが必要です。

議事録の作成

次は議事録の作成について試してみます。

まず議事録を作成したい場合は下図のような手順が必要になり、今回はChatGPTを使う前に何らかの方法にて会議内容をテキスト化する必要があります。

そこで今回は一つの例として、「動画撮影→動画ファイルを文字起こしサービスでテキスト化→ChatGPTで議事録作成」という手順で試してみます。

１．動画を撮影して動画ファイルを作成

まず動画撮影について、今回は例としてWindows11に標準で付いている「Xbox Game Bar」という機能で動画撮影を行い、動画ファイルを作成します。

ショートカットキー「Windows + G」を押すと「Xbox Game Bar」のUIが表示されるので、画面左上のキャプチャーにある「◯ボタン」をクリックし、動画撮影を開始します。

　
動画撮影が開始されると画面右上にキャプチャの状態が表示され、録画の経過時間が表示されます。

今回は例として約1分ほどの短い動画を撮影しますが、撮影を終了するには画面右上のキャプチャの状態にある「□ボタン」をクリックします。

　
動画撮影終了後、画面左のキャプチャにある「キャプチャを表示する」をクリックします。

　
キャプチャー一覧が表示されるので対象の動画を選択し、画面右下の「ファイルの場所を開く」をクリックしてファイルの保存場所を確認しておきます。

２．動画ファイルの内容をテキスト化

次に撮影した動画ファイルから文字起こしを行い、動画内容をテキスト化しますが、今回は例として「文字起こしさん」というサービスを使います。

このサービスは会員登録をしなくてもお試し機能が無料で使え、ファイルの最初の60秒の部分の文字起こしが可能です。
　※ただし、ChatGPTと同様に機密情報を取り扱う場合にはご注意下さい。

　
利用する場合は画面下にある選択エリアの部分にファイルをドラッグするか、「選択」をクリックして対象の動画ファイルをインポートします。

　
動画ファイルをインポート後、画面下の「文字起こし」をクリックすると文字起こしが始まります。

　
処理完了後、動画内容から文字起こしされたテキスト内容が表示されるので、これをコピーして使います。

３．ChatGPTで議事録作成

次にChatGPTで議事録の作成を試してみますが、上記で文字起こししたテキストを入力文とし、次のようなプロンプトを作ります。

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#命令
あなたは非常に優秀な営業マンです。
下記の条件と入力文をもとに、議事録を出力して下さい。

#条件
・議題はデータサイエンスのイベント開催場所の検討
・会議日時は2024年5月16日の15時から30分
・会議場所はオンライン
・話し合った内容は箇条書きでまとめる
・最後に会議内容を要約し、今後の予定をまとめる

#入力文
では会議を始めます今度はデータサイエンスのイベントを行うのでイベントを開催する場所を決めたいと思いますそこで何かいい案などありますでしょうか夏の暑い時期に開催するのでできれば涼しい場所がいいんじゃないかなと思います交通の便がいいように駅の近くにある会場がいいと思います飲み物が買いやすい方がいいかなと思うので近くにコンビニがあるといいかもです予算には限りがあるので 1日貸し切りでも10万円以下の会場がいいと思います今回いくつか案が上がったのでこれらをもとに候補の場所をピックアップしてピックアップしたらまた会議開きたいと思います

#出力文
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上記のプロンプトをChatGPTで試すと、次のような結果になります。