はじめに
ここから書くことはすべて個人的な妄想です。
プロジェクトのフォルダ構成を考えてみます。
子フォルダの構成
実際に書類（ファイル）が入っているフォルダを想定します。
届けこの想い
正式な書類、運用をしている書類
以下正式書類と呼称。
正式書類は題名の最終日付や、【最終】といった言葉で定義されるべきではない。これは以下理由による。
- 探すのに時間を要する
- 最終が2つあった場合確認が困難になってしまう
- 記入されている日付が数年前だと、不安に感じてしまう
- ファイルを変更する際に、他のファイル名も変更する必要が生じる（前のファイルの【最終】を消すなど）
正式書類についてはむしろそれらが記載されていないことで定義する。
作業中のファイル、編集中のファイル
以下作業書類と呼称。
作業書類については「work」や「作業中」というフォルダを作成して、作業書類であることを明示するべき。
フォルダで文化されることで、以下利点がある。
- workや作業中というフォルダに入っていない書類は正式書類と示される。
- ある程度のサンドボックス（=砂場）感が出るので、新規にフォルダを作成しやすい。例えば「20190512_○○編集」というフォルダを作成しやすい。
- 作業が終わった作業書類が集まっているため、容量の削減がしやすい（作業フォルダを圧縮や削除すればよい）。
また、正式書類について日付や最終と記入しないことで、以下利点も生じる。
- マニュアルにファイルパスとファイル名を記入しておくと、よほどのことがない限りそれが変わることがない。
- ロボットフレンドリーも期待できる。「ここのファイルパスのこのファイル名のファイルを印刷する」などの命令が書きやすい。命令が書きやすいということは、ツールやRPA、業務システムが作成しやすい。
他に便利なフォルダジャンル
- bkフォルダ。バックアップを意味し、古い書類を格納しておく。
- oldフォルダ。bkよりもさらに「古い」というイメージが強くなる。でもbkでいいかも。
- photoフォルダ。写真を入れてると一目瞭然。
- otherフォルダ。参考資料を入れておく。ただし、集計に使ったExcelなど、作業に伴う書類はworkの方がよい。
親フォルダの構成
実際に書類が入っているフォルダまでの、中間フォルダを想定します。
届けこの想い
- 各フォルダの冒頭に数値が付いている。この数値は書類やプロジェクトの番号であるべきではない。
- 新しい書類やプロジェクトが自然と最後尾に格納されてしまい、「当初の分類順」+「時系列順」が入り交じる構成となってしまう。
- 分類番号が一番望ましい？新規フォルダが作成されても、当初の分類理念が保持される。
- 分類番号例
- 010_企画書
- 020_計画書
- 030_当日書類
- 040_振り返り
などなどなど。作業順に並んでるのが一番良いかも。
同一分類のフォルダ（取材資料など）は時系列を採用するのがいい。「20190505_東京取材」など。
その他命名規則
- 半角スペースや全角スペースを入れるのはやめよう。ロボットの命令はだいたい英語と似てくるが、その時スペースがあると違う単語と認識してしまうことがある（「大阪 ○☓」を「大阪」と「○☓」の2つと誤認する）
- なるべく変更を加えないほうがいいかも（フォルダ名でどのプロジェクトのことかわかっていれば、ファイル名ではプロジェクト名は必要ないかも。ただこれは宗派による予感）
ロボットフレンドリーについて
ここも妄想です。
RPA（自動で業務を行うシステム）などが広がってきたことで、「RPAやシステムが作業しやすい環境つくり」が重要になってきた。
その、「作業しやすさ」をロボットフレンドリーという。
具体的には以下指標を指します。
- 取得・設定するフォルダやファイル名に一律のルールがある
- 取得・設定するファイルのテンプレートが定まっている（ファイル内のどこから情報を取得するか？どこに情報を設定するか？がきちんと定まっている）
最後に
色々書きましたが、その場その場の状況によると思っています。なるべくそこの組織のメリットが最大化されるように、よかったら適用してみてくださいね。