社内Wikiのようなものを探している
大学の研究室で情報共有をしたいときに、どのようなツールを使うのが良いのか色々と調べてみたのでメモを残しておきます。ちなみに、これまでは自前のサーバでグループで使用しているIPのみに制限をした上でDokuWikiを使っていました。
https://www.dokuwiki.org/dokuwiki
諸事情あってこのサーバを廃止することになったため、自分で管理をしなくて良い外部サービスに移行することにしました。今の時代余程の事情がない限り、いち研究室でサーバを管理するのは面倒なだけだと思っています。
検索キーワードとしては「社内Wiki」で探してみました。最近は色々あるんですね。あまりに多いので、以下のような条件のものを探してみることにしました。
- 使用人数は多くても10人くらい。実際に頻繁に使う（投稿する）のはおそらく2,3人。
- 使用目的は以下のようなもの。基本的にはメモが残せれば良い。
- 研究室ミーティングの議事録
- サーバやプリンタ等の管理記録
- 様々な事務手続きの方法のメモ、リンク集
- 化学物質や高圧ガス、放射線等の管理方法、手続き等のメモ
- 個人的なプログラムのメモ
- 研究室メンバーは全員G Suite for Educationのアカウントを持っているので、Googleのアカウントでログインできると楽。
- 登録したメンバーのみがアクセスできる。今まではIPアドレスで制限していたが、できれば外部からでもアクセスできる方が楽。
- 使い方が簡単なこと。
- できればmarkdownで記述できる方が良い。
- 図やPDFなどの資料も簡単に貼り付けられる方が良い。
- 維持費は年間1,2万円くらいまでに抑えたい。
結論から書くとesa.ioをしばらく使って様子を見ることにしました。
esa.io
いろいろと試したサービスの特徴を書いておきます。
##試してみたサービス
DokuWiki
今まではこれを使っていました。
個人的には、データベースを使わずに書いたものは全部テキストになっている、というのが気に入っていました。いざとなればそれに直接アクセスすることでログを保全できるので、サーバ移行もサービスの変更も楽だと思ったからです。今回のように、今後DokuWikiを使うのをやめても内容はテキストデータのバックアップがあるので、後日本当に必要になったら探して読むことはできます。
今回は、どこかに新たにサーバを用意して管理する手間をかけたくなかったので、DokuWikiを別のサーバに入れて運用することはやめました。
Stock
評判が良かったので使ってみたのですが、Markdownが使えないのが残念なポイントでした。加えて、Googleのアカウントでのログインができないのも、またIDとパスワードを作るのか、という感じです。
機能的はシンプルですが、使いやすそうでした。あまり面倒な機能は不要なので、ひと研究室の情報共有には必要十分です。
価格は、アカデミックプランというのがあって、10アカウントで月額1,980円です。他のサービスを見ても、これくらいが標準なのかな、という印象です。無料アカウントは40エントリまでしか書けないので、長いこと使っているとさすがに無料のまま、というわけにはいかないと思います。
Qiita Team
ここに書いているくらいなので、まず思いついたのがこれなのですが、ちょっと価格がネックです。
- micro: 1,520円/月, 3人まで
- small: 4,900円/月, 7人まで
上に書いたような使い方で基本的にはテキストデータがほとんどなので、あまり容量は気にしてません。必要なのは参加できる人数だけです。smallプランだと予算オーバーで、さすがにmicroの3人限定だと足りないです。
Qiitaは個人アカウントでも限定共有投稿はできるのですが、検索には引っかからないだけで基本的に公開自体はされてしまうみたいです。チーム内の情報の一覧性も悪いので、限定共有投稿だけでなんとか運用するのはさすがに無理そうだと諦めました。
DocBase
これもQiitaと同様に価格が理由でやめました。
- スターター: 900円/月, 3人まで
- ベーシック: 4500円/月, 10人まで
QiitaTeamと似たような価格体系で、ちょっと安いのですが、それでも弱小研究室にとっては予算オーバーです。
Confluence
「社内Wiki」で検索するとあちこちの比較プログで必ずといっていいほど載っているサービスなので試してみました。
一言で言うと、牛刀すぎます。ここまで色々な機能は不要だし、多機能な分使い方もわかりにくかったです（ボタンが多すぎる）。
有料プランもありますが、小さな研究室がメモに使う程度ならば10人までの無料のプランで十分だと感じました。無料というのには惹かれたのですが、機能が多過ぎて使い方がわからないと実際に使う人も少なくなってしまうのではないかという懸念もあり、やめました。
Scrapbox
やはり「社内Wiki」で検索して見つけたのですが、これはWikiというよりはメモ置き場のような使い方ですね。ページをフォルダで階層構造で管理することができない上に、それぞれのページもセクションをつけて構造を持たせるようなこともできません。思いつきをパッとメモするのには良い気もしますが、ちょっと使いたい方法とは違ったみたいです。
Google Keep
これも上記のScrapboxと同じような使い方みたいです。求めてたものとは違いましたね。
Google Sites
研究室でG Suite for Educationを契約しているので、ここでサイトを作って研究室で共有するのはどうかと試したのですが、Wikiとは違って「編集」と「閲覧」が独立になっているので情報共有として使用するのには適さないみたいです。社内ポータルのように、情報発信者は少数で、大多数が閲覧のみという場合には、使えるのではないかと思います。今回探しているのは、全員が発信者であり閲覧者となるWikiサービスなので、使用目的が違いました。
esa.io
というわけで、たどり着いたのがこれです。色々と情報を探したのですが、
https://blog.otakumode.com/2014/10/15/esaio/
が特に参考になりました。
大学の研究室としては、アカデミックプランがあり無料になるのも助かります。機能は多くはありませんが、必要十分という印象で、余計なものがないのも気に入っています。まだ使い始めて間もないので、使い勝手などはもう少し使用してから機会を見つけて書ければと思っています。