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社内で受付システムをつくったお話

はじめに

社内SEとして入社してから半年が経ちました。
半年経っても人材業界のこと、社内システムのこと、あと技術的なことについて知らないことが多すぎて毎日少しずつ勉強中です。
今回は、私の所属しているチームで開発・導入した「受付システム」についてご紹介させていただきたいと思います。

所属チームの紹介

まず最初に、私の所属チームの紹介をさせていただこうと思います。
私は現在社内のIT部門のとある課に所属しています。
そこでは、現場の方々の要望や課題に対して迅速・柔軟にソリューションを提供することがミッションとなっています。
つまり、現場の人がちゃんと本当にほしくて使いたいシステムを作るで!ってことです。
image.png

現場の方々の意見を聞きながら0から開発していくことが多いので、そこが社内SEとしてはちょっとめずらしくてこのチームの魅力かなと思います。

受付システムとは?

来社されたお客様がタブレットにて訪問先の担当者や部署を指定すると、チャットで携帯やPCに通知してくれるタブレットシステムです。
Outsystemを使って開発しました。

背景

弊社はこれまでは固定電話での受付だったのですが、オフィスリニューアルの際に固定電話を廃止することとなり、新たな受付システムがほしいとの要望から始まりました。
外部サービスとも検討した結果、社内で開発した方が安くて早いので私の所属するチームで開発することとなりました。

image.png

特徴

受付システムの特徴としては以下になります。
・受付からの呼び出しがあった場合、担当者のGoogleChatに直接通知を送ることができる。
・ワンクリックで対応済みかどうかのステータスを変更できる。
・DOMOと連携しており、来社情報を確認することができる。
・呼び出しされた担当者が不在等で対応できない場合、一定時間以上経過すると他の人にお知らせすることができる。

大変だったこと

・GoogleChatとの連携
弊社はGoogleChatを使用しているため、受付からの呼び出しがあった際はGoogleChatに通知を飛ばしたかったので、Outsysytemsと連携させる必要がありました。
さらに、GoogleChatからワンクリックでステータスを変更させたかったので試行錯誤しながら開発しました。

・DOMOとの連携
来社情報を分析するために社内で導入していたDOMOと連携する必要がありました。
しかい、OutsystemとDOMOを連携するための情報がほとんどなかったため、情報収集から始めて結構時間がかかりました。
image.png

・社内での調整
最初は本社での導入だったのですが、本社にある部署がとても多かったため各部署への説明や対応が大変でした。

導入後

受付システムを導入したことでオフィス内での電話対応がなくなり、より業務に集中できるようになったというご意見をいただくことができました。

今後

弊社は全国に支店があるのですが、受付システムは本社と他2支店にしかまだ導入されていません。
今後全国の支店に導入も考えておりますが、支店ごとに規模や部署の違い、オペレーションの違い等があるので、どこまで支店ごとにカスタマイズの対応をしていくのか、設定等をマニュアル化して他の人でも対応できるようにするなどいろいろ考える必要があると思っています。

終わりに

ここまで紹介しておきながら、実際わたしは開発・導入には全く関わっていませんごめんなさい。
実際に開発・導入したお話をお聞きして今回記事にさせていただきました。
要件の取りまとめから開発・導入までを5、6人程度で、しかも短期間で行った皆様本当にお疲れ様でした!
今後全国の支店へ導入できるように私も貢献できればと思います。

それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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