割り込みによる集中力途切れを減らしませんか？
自分宛の通知はすぐ見るようにしているのですが、たいていは回答や確認を終えているアンケートやお知らせのリマインドなので「終わっていない人に案内してくれよ…」と思うことがままあります。
発信する人からすれば、「メーリングリストで通知を出す」「全員をメンションにすれば簡単にリマインドが終わる」「私の担当しているこの案内は重要だ」、ということかと思います。ですが回答率・開封率をあげたいのであれば未回答者にだけ送る方がヘイトは減りますし、割り込み通知が減ることで各自が自身の作業により集中して取り組むことができるのではないでしょうか。
制約、前提事項
- 在籍企業は400名程度ですが、全員を対象にまだ動作はさせていません。
- リマインダー用ワークフローは処理時間がどうしてもかかります(1分以上)。最大の処理時間の実測はできていません。
- Office365を利用しています。
用意するもの
- Formsのアンケートやクイズ
- 社員一覧（Excel）
- 社員名
- メールアドレス
- ステータス
- リマインド通知日付
- Power Automateのワークフロー２本
- Formsで回答したらステータスを「回答済み」にする
- 未回答者にリマインドを通知する
参考にしたブログ
| 参考にしたこと | 記事URL |
|---|---|
| リマインダー用フローのロジックについて | よーよんさん Power AutomateでのFormsアンケートリマインダー作成方法 |
| リマインダー用フローのロジックについて ＋実行時間がアクションによって変わる等のTips |
（上記ブログ内で引用）Yellow11さん Do untilを使い、ExcelやSharePointリストのデータ取得数制限を回避して全件取得する |
| 「JSONの解析」アクションの使い方 | ミムさん 【業務効率向上】PowerAutomateのアクション「JSONの解析」の使い方 |
| Forms側の設定について | 渡邊正和さん（ソフトバンクテクノロジー） Power Automate で Forms アンケートのリマインドを（半）自動化>１．アンケートの作成 |
参考ブログからの変更点
よーよんさんのブログではなにかしらのデータ操作コネクタで取得したらしい動的コンテンツ、
Userが唐突に出てくる
→ 「JSONの解析」アクションを利用してメールアドレスを取得する以下のアクション順に変更
「変数（アレイ）の設定」アクションのアウトプットを「作成」アクションに設定 →
「JSONの解析」アクション（追加） → 「アレイのフィルター処理」アクションアダプティブカードのアクションを 「メールを送信する(V2)」アクションに変更