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チームのFormsフォームは最初からグループフォームで作ろう

意気揚々と個人フォームからグループフォームに変更したあとに当該Formsを利用していたクラウドフローがエラーを吐きだしたので、ログに残します。。

個人フォームとグループフォーム

これは先日開催されたMicrosoft MVPの祭典 2022で中村太一さんが紹介してくださったもので、
Teamsチームで「Formsを用意して申込してもらうようにしよう」という場面があったときに個人フォームで作って権限の設定操作をしていませんか?グループフォームで作れば編集権限や回答の参照権限の設定からは解放されますよー、
という内容でした。

個人フォーム

https://www.office.com/ からサインインしFormsを選んで遷移すると画面左上に「+新しいフォーム」のボタンがあります。これをクリックするともれなく個人フォーム扱いとなります。

グループフォーム

画面の下のほうに「自分のグループ」があります。自分が参加しているグループ(Teamsチーム)ですね。この中からフォームを作りたいグループを選択すると、画面左上に「+新しいグループフォーム」のボタンが表示されます。ここで作成したフォームがグループフォームになります。

個人フォームからグループフォームに移動する

自分の個人フォームから、グループに引越ししたいフォームの「…」(その他のオプション)をクリックするとメニューがでてきます。移動をクリックすると画面右に引越し先のグループが表示されるので"正しい"引越し先をクリックしましょう。というのも。。↓

ただしグループフォームにした後個人フォームに戻すすべはない

とのことです(2022/9/15現在)。操作をミスして意図しないグループに移してしまうとグループ間のフォームの移動も個人フォームへの復旧もできなくなりますのでオペミス厳禁でお願いします。

クラウドフローは再設定しなおす

Formsコネクタのトリガーを利用していたクラウドフローではグループフォームに変更後にフローが起動すると「CDB TableNotFound. Inner Message: {"error":{"code":"NotFound","message":"Table ' 内部で作成されているテーブルID? ' cannot be found","innerError":{"code":"TableNotFound","params":[" 内部で作成されているテーブルID? "]}}}」エラーで処理が失敗するようになりました。おそらく個人フォーム時代の内部パラメータを参照しにいってエラーになったのでしょう。。

クラウドフローの再設定方法ですが個人フォームではなくなったので、カスタム値でフォームのIDを入力する必要があります。

URLからID以降の文字列を取得してカスタム値に設定します。後続の「応答の詳細を取得する」アクションのフォームIDやさらに後続のアクション内でFormsの動的コンテンツはパラメータがバケバケになってしまっているので再設定しなおして保存しましょう。リランして差しつかえなければ失敗した実行履歴を動かしましょう。

添付ファイルはどこに格納されるのか

個人フォームの場合OneDrive(自分のファイル > Apps > Microsoft Forms > フォーム名)でした。グループフォームに変更した後、フォームの添付ファイルはどこに保存されるのでしょうか。

クラウドフローの失敗履歴をリランして確認しました。
SharePoint Onlineのメニューからグループフォームを持っているTeamsチームのSPOに移動します。初期設定のままであれば「最近のアクティビティ」というパーツが設定されているかと思います。ファイル自体をクリックするのではなくフォルダ名をクリックして辿っていくとどこに添付ファイルが格納されたのか確認ができます。

TeamsチームのSPO > ドキュメント(もしくはShared Document)> アプリ > Microsoft Forms > フォーム名のフォルダ

となります。

おまけ

MVPの祭典、Teamsの裏のSPOの存在知っていた方がいいの?など自分がモヤモヤしていたことや知らなかったことについてとらえ方・考え方を提示してもらえる素晴らしいイベントでした。今年2回目でしたが3回目以降も開催されることを祈っております!
MVPの皆さんのブログやSNSのフォローするとともに、技術者コミュニティに参加しましょう!

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