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新チームでasanaを少し工夫して利用した件

本記事は NewsPicks Advent Calendar 2019 の11日目の記事です。

はじめに

はじめまして、NewsPicksエンジニアの清水です。
8月に発足した開発チームを駆動させるべく、チケットの管理にasanaを利用しており、その使い方を紹介したいと思います。

asanaとは

チームで仕事をする場合、メンバーが担当しているタスクや、今後対応が必要なタスクなど、多くのタスクを管理する必要があります。
タスクの管理には、表計算ソフト(ExcelやGoolgeスプレットシートなど)を利用するケースもありますが、専用のタスク管理ツールを利用することで、効率よく管理することが可能となります。

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asanaは、タスク管理ツールの一つで、以下のような特徴を持っています。

  • 複雑な設定をすることなく、シンプルに使うことができる
  • プロジェクトごとに、ビュー(リスト / ボード / タイムライン / カレンダー)を変えることができる
  • 一つのチケットを複数のプロジェクトに紐付けることができる

バックログ

私達のチームでは、チームのマネジメント手法として スクラム を採用しています。スクラムの説明は割愛しますが、スクラムではチームで消化するタスクをバックログというリストで管理します。
バックログの運用はシンプルで、取り組みたいタスクを上から順番にタスクが並んでおり、チームのメンバーは手が空いたらリストの一番上のタスクから対応していきます。
実際には、メンバーのスキルによって一番上のタスクを担当することができないケースもありますが、このように運用することで、次やるべきことが見える化されるメリットがあります。

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各タスクには、タスクの重みポイントとしてつけるようにしています。所謂ストーリーポイントですが、新しいチームということもあり、ポイントの付け方の認識をメンバー間で合わせるため、以下のように参考となる人日を併記するようにしました。(ストーリーポイントにはフィボナッチ数列を採用しています)

  • 1(1〜2時間)
  • 2(半日)
  • 3(5〜6時間)
  • 5(1日)

カンバン

バックログには、今作業しているタスク、今後やるべきタスクが全て羅列されているので、全体が確認しやすい一方、作業中タスクのステータスが分かりづらい面があります。
そのため、スクラムのスプリント毎(1週間)に作業するタスクのステータスが可視化できるように、 カンバン でのタスク運用をしています。

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asanaでは、一つのタスクを複数のプロジェクトに紐付けることができるので、先程のバックログのプロジェクトとは別に、カンバンのプロジェクトを作成し、スプリント計画時に今週のスプリントのタスクをカンバンに紐付けるようにしています。

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バックログとカンバンを使い分けることによって、全体のタスクと作業中のタスクを分けて整理することができます。

KPT

スクラムのスプリントの終わりには、ふりかえりという今後のスプリントを改善するための時間があります。
ふりかえりでは、KPTというフレームワークでKeep(継続したいこと)、Problem(直面した課題)、Try(次にやってみること)をメンバーで出し合います。
KPTの運用でよく見かけるのは、ホワイトボードに手書きの付箋を貼って全員で共有するという方法ですが、この方法にはいくつか課題があります。

  • 付箋に書いた文字が読めない(クセのある字や、文字が小さいなど)
  • 付箋の接着が弱く剥がれてしまう
  • 記録に残すため、実施後のホワイトボードを写真に取るが、見返すことはない
  • 見返せるようにデジタル化したいが、人手でスプレットシートなどに転記する必要がある

これらを改善するため、KPTをasanaで実施するようにしました。

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asanaでKPTを運用することで、Tryに入れた施策をバックログにも紐付けることができるので、タスクを二重管理しなくても良くなります。

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全体

バックログ、カンバン、KPTそれぞれで作成、管理しているタスクの運用の様子を図にまとめてみました。

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このように、チームで実施するタスクを一元管理しつつ、スクラムのイベントごとに適切なビューに切り替えて運用することで、効率よくタスクを管理することができるようになっています。

タスク管理に限らずチーム運用は、そのチームに属しているメンバーや作業内容、組織の規模など様々な要素によって最適な運用が変わってくると思います。今後も、状況の変化に合わせて、アジャイルに改善しながらチームが働きやすくなる環境を整備していきます。

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