OutlookVBAについて学習しようとしても、日本語の書籍は数冊程度しかありません。私自身が実際に読んだ書籍でいうと下記のものがあり、どちらの内容も良かったです。
※どちらもAmazonへのリンクですが、アフィリエイトは利用していません。
『Outlookビジネスメール効率化&自動化の教科書』の方は、VBAに限らず効率化のテクニックが記載されているので、会社のメーラーがOutlookの方は、一度読んでみるのをおすすめします。
なお、OutlookVBAは、WEB版のOutlookでは利用できませんので、その点ご留意ください。
しかし、OutlookVBAはExcelVBAと比較するとマイナーなので、実際にどんなことができるかイメージがつかない方も多いと思います。書籍等を購入して勉強してみる前に、例えばどんなことができるかを紹介します。
1.送信時に宛先や添付ファイル等をチェックする
メール作成途中に、メールの送信ボタンを押下したり送信のショートカットキーを誤って押してしまい、作成途中のメールが送信されてしまったことはありませんか?
そういった事例を防止するために、送信時のイベントマクロで、宛先や添付ファイルの有無等をメッセージボックスに表示して、本当に送信してよいかポップアップボタンを表示することができます。
(ただし、これはOutlook VBAを利用しなくとも、「仕訳ルールと通知の管理」で送信する時間を指定時間(例えば1分)遅延させて、指定時間過ぎるまでは送信取り消しすることができるような設定で防止することも可能です。)
また、メール送信時に自動実行するマクロでいうと、下記のようなこともできます。
・宛先のメールアドレスに重複がないか(同一アドレスが2以上含まれていないか)チェックする
・メール本文に指定した禁止語句(例:合併して社名変更した取引先の旧社名)が含まれていないかチェックする
上記マクロを、送信時に自動実行するように設定しておけば、過去メールをコピーしてメールを送信しようとしたときに、メール本文や宛先で手動で変更が必要な箇所を実際に送信する前に発見することができます。
1.に関する具体的なコードは、noteの有料記事にはなりますが、こちらの記事:【note】OutlookVBAの誤送信防止マクロで紹介しています。(途中までは無料で読めます。)
2.予定表の登録
Outlookの予定表を開いた状態で、特定の日付を選択した状態で、クイックアクセスツールバーに登録したマクロを実行し、選択していた日に予定を登録します。
例えば、有給休暇の予定など何回も繰り返し登録するようなものをボタン一つで登録できるようにすると便利です。(手作業でもそこまで時間はかかりませんが、件名や終日の予定や分類項目等を設定するのは面倒なのでボタン一つで作業できるようにしています。)
具体的なコードはこちらの記事:【Qiita】Outlook予定表にVBAで有給休暇等の予定を登録するマクロで紹介しています。
3.下書きメールの本文を変換する
下書き中のメールに、別のファイル等からコピーペーストしたままだと、コピペした部分以外のフォントやフォントサイズとその部分だけ違ってしまうことがあると思います。
そんなときは、マクロで、自分がいつも使用しているフォントとフォントサイズに統一すること等ができます。
その他に、メール本文に対するものですと、半角カタカナを全角カタカナに変換するといったことも可能です。
以上、いかがでしたでしょうか。
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