議事録を取るのが嫌い・苦手な皆さんこんにちは
私も議事録取るのが嫌いです

嫌いな理由は以下の通り
・録音録画で良くない？手作業でやる意味がわからない
・どうせ書いても誰も読まない
・ファシリテーターが下手だと話題があっちこっちいって大変
・誤字脱字記載漏れがあると詰められる
・タイピングが遅いので会議に追いつけない

ということで大切な作業だというのは理解しつつ、いやなことはテクノロジーで解決しよう！ということでやってみます

この記事を最後まで読んで頂いても議事録を自動化は出来ません
まだ議事録は人類が取る必要あります

前提条件・補足

・2024/05/15にGPT-3.5からChat GPT-4o使用する前提に変更
・Chat GPT-4から添付ファイルの使用が可能になった（ただし有料版のみ使用可能）
・Chat GPT-4oが公開され無料でChat GPT-4以上に高性能な要約が可能になった

議事録を作成する手段

・ケース１：会議ツール内で解決する
・ケース２：会議ツール以外で解決する

議事録作成のステップ

そもそも議事録作成するにはどんな作業が必要なんだろう？ということで考えてみます
・STEP１：音声データを文字データに変換する
会議内で話した内容をヌケモレなく文字データにする必要があります
手作業でやっている場合はノートやテキストエディタなどにメモしてる作業です
・STEP２：文字データを決まった議事録形式に要約する
所属組織によって決まったフォーマット、ファイル形式などあると思うので任意のフォーマットで出力する必要があります
個別に検討・評価必要なポイントだと思います

ケース１：会議ツール内で解決

とりあえず議事録自動化とかでググると以下のようなサイトがあります
詳細はリンク先を見てもらいたいですが、企業単位で導入するならともかく個人的に議事録取りたくないで導入するのは厳しそうです

参考

Teamsの機能

Temasには会議を録画する機能や文字起こしする機能が有りましたが、要約する機能が追加されたようです

会社の契約の問題かリリース上の問題かAI要約機能は試せませんでした
また会議の要約と議事録だと用途も違うので不十分に感じます

ZOOMの機能

こちらも設定で会議の文字起こしは可能ですが、議事録を作成する機能はありませんでした

ケース２：会議ツール以外で解決

STEP１：音声データを文字データに変換する

上記の通り、文字起こしの機能はあるので精度はともかく会議ツールの機能内で可能
TeamsのTranscriptファイルを見ると誰が話したかはTeamsアカウントを元に判断するのでオンサイトで開催すると誰の発言か判断できなくなります

STEP２：文字データを決まった議事録形式に要約する

以下のプロンプトを使用して会議メモ（文字起こしデータ）を要約して議事録を作成します

以下の[#会議メモ]は会議音声の文字起こしデータです。
次の[#制約条件]に従って、[#会議メモ]を以下の[#形式]で要約してください。
[#会議メモ]は添付ファイルを参照ください。

#形式
・会議のタイトル
・会議のアジェンダ
・会議参加者
・決定事項
・ToDo

#制約条件
・決定事項、Todoは重要なキーワードを取りこぼさない。
・期日が明確に設定されている場合は、省略せず文章中に記載すること。
・文章の意味を変更しない。名詞は言い換え・変換しない。
・架空の参加者、表現や言葉を使用しない。
・ToDoは以下のフォーマットに合わせること。
　[Todo内容] ([Todoの担当者名])

評価

全体的な感想

正式な議事としてはどうかと思うがルールに従ってちゃんとそれっぽいものは作ってくれた
生成AIの技術的な課題は年内にも改善されそうだが、人間側でも会議の進め方やマイクの設備など気をつけるポイントはある

課題：生成AI

フォーマットがMarkdown形式

主要な生成AIサービスの出力はMarkdown形式で表示されると思います
これをエディタなどに貼り付けてOKが貰えればいいですが、所定のワードやエクセル形式に出力するのは難しいように思います
ワード形式で出力をお願いするとエラーになり、ダウンロード出来ない（作成はしてくれている）
マークダウンファイルをいくつか手間を掛けてワードに変換することは可能

ツールを使う場合

ツールを使わずHTMLなどを経由する場合

課題：会議ツール

会議参加者・会議名が不明

TeamsのTranscriptファイルにはその会議の参加者やタイトルが出力されないのでわからなくなる
タイトルは会議の中でそれっぽい発言があれば生成AIが補完してくれる

個別名称の間違い

文字起こしの段階で社内用語などを間違うと修正が出来ない
一般的な用語であれば補正してくれる

その他参考

議事録の取り方

トークン制限
トークンの制限数はGPTのバージョンによって今後変わっていきますが、トークンの考え方の参考に