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[業務効率化]Slackのワークフロービルダーで質問フォームを作成

Last updated at 2022-12-09Posted at 2022-12-09

概要

Slackは、多くの会社でコミュニケーションツールとして活用されており、勤怠連絡や設計・開発での質問、雑談など多くのシーンで利用されます。
その中で同じような質問をすることは多く、その際に質問のフォーマットを考える時間が多少なりとも発生します。

今回は、そういった時間の削減が期待できるSlackのワークフロービルダーを利用し、汎用的に使える質問用テンプレートを作成していきます。

ワークフロービルダーを利用するには有料プランである必要があります。

ワークフロービルダーについて

ワークフロービルダーは、日々行う定型作業をワークフロー化し、業務効率化を図るためのツールになります。

ユースケース

主に、以下のようなケースで効果を発揮します。

会社の担当者への備品注文依頼
システム開発での質問
毎日の進捗報告連絡
スラックチャンネルにメンバーがjoinした際のウェルカムメッセージ
特定のスラック絵文字を使用すると、絵文字毎に設定されたメッセージをチャンネルに投稿

ワークフロー作成

ワークフローは、以下の要素から構成されます。

要素	概要	備考
トリガー	ワークフローを開始するイベント。選択肢は以下から選択・ショートカット・チャンネルの新しいメンバー・絵文字リアクション・スケジュール・Webhook	詳細はトリガーを参照
ステップ	ユーザがワークフローを操作する方法。選択肢は以下から選択・メッセージを送信・フォームを送信する・スラックアプリ	選択肢はステップを参照
変数	ワークフローに送信される情報。変数として以下などが利用できる・メンバーやチャンネルの名前・ワークフロー実行日時・前ステップで入力された情報	フォームで入力された値などを引き継いで利用できる
コラボレーター	ワークフローの管理者権限を持つメンバー。コラボレーターはワークフローの編集や削除、公開停止などを行うことが出来る	デフォルトでは、ワークフロー作成者がコラボレーターとなるが追加可能

トリガー

トリガーには以下から選択できます。

名前	概要	利用シーン例
ショートカット	ワークフローを作成したチャンネルでメンバーがショートカットをクリックした場合に起動	書籍購入フォーム
チャンネルの新しいメンバー	メンバーがワークフローを作成したチャンネルに参加した場合に起動	ウェルカムメッセージ
絵文字リアクション	ワークフローを作成したチャンネルでメンバーが特定の絵文字を押した場合に起動	Bot、何かの多数決を取る場合の集計
スケジュール	毎日などの特定の頻度で起動するワークフロー	毎日の進捗報告連絡
Webhook	SlackのWebhookURLにリクエストすると起動	任意のアプリやサービスとの連携

ステップ

ステップは以下から選択できます。

メッセージを送信
- ユーザが任意の内容で作成したメッセージを送信
- クリックすると後続ステップを実行するボタンの作成も可能
フォームを送信する
- 入力フォームを作成し、後続ステップに送信
- 後続ステップを作成しないで、チャンネルに送信することも可能
スラックアプリ
- GoogleスプレッドシートなどのSlackと連携可能なアプリに送信

質問フォームを作成してみる

では、実際に作成してみます。
今回は、以下のように動作するショートカットのワークフローを作成します。

ショートカットで質問フォームをクリック
クリックすると質問テンプレートが開く
2-1. フォームに質問内容を入力
2-2. Submitをクリック
2-1で選択した投稿チャンネルに入力した質問が送信される

1. ワークフローの作成

まず、ワークフローを作成します。

左上のワークスペースメニューからツール > ワークフロービルダーをクリックします。

作成するワークフローに名前を付けます。名前を入力したら次へをクリックします。

ワークフローのトリガーを選択します。今回はショートカットを選択します。

最後に、ショートカットを作成するチャンネルとショートカット名を入力し、次へをクリックすると空のワークフローが作成されます。

この時点ではワークフローはまだ公開されていません

2. ステップの追加

空のワークフローが作成されましたがこの状態では何も行われませんので、ステップを追加していきます。
ステップを追加をクリックします。

2-1. フォームの作成

フォームを送信するの追加をクリックします。

各フォームのタイプは、以下が用意されています。

名前	概要
短い回答	自由に入力できる短いテキスト
長い回答	自由に入力できる長いテキスト
一覧から選択	自由に作成できるリスト
メンバーを選択	Slackメンバーのリスト
チャンネルまたはDMを選択	Slackチャンネルまたはメンバーのリスト

今回は、以下のフォームを用意します。

質問名	概要	タイプ	入力必須/任意
投稿チャンネル	質問を投稿するチャンネル	チャンネルまたはDMを選択	必須
回答希望者1-to～3-to	メンション(to)	メンバーを選択	任意
回答希望者1-cc～3-cc	メンション(cc)	メンバーを選択	任意
回答希望日(特になし/今日中/xx月xx日まで)	いつまでに回答してほしいか	短い回答	必須
分類	どういった分類の質問か ex.詳細設計、開発など	一覧から選択	必須
質問内容	具体的な質問内容	長い回答	必須
資料(設計書やチケットのURLなど)	質問に関連する資料	短い回答	任意

入力が完了したら保存するをクリックすることで、ステップが保存されます。

2-2. メッセージの送信

次に、入力されたフォームの内容をチャンネルにメッセージ送信するステップを作成します。
メッセージを送信の追加をクリックします。

送信するメッセージを作成します。

メッセージの送信先：${投稿チャンネル}
メッセージ本文
※変数を${xxx}として記載しています。

${回答希望者1-to} ${回答希望者2-to} ${回答希望者3-to} cc: ${回答希望者1-cc} ${回答希望者2-cc} ${回答希望者3-cc}
質問させてください。

回答希望日：${回答希望日}

分類： ${分類}

質問内容： ${質問内容}

資料： ${資料}

以上、ご確認よろしくお願いします。

入力が完了したら保存するをクリックすることで、ステップが保存されます。