▽概要
・会社で年1回の教育を実施している
・問題を出題し、満点を取るまで何度でも受験する必要がある
・満点をとれなかった人に対して、再受験の案内をメールで出す
(メールは去年まで人がFormsの結果を見て手動で出していた。らしい。。)
という状況らしく、これはPowerAutomateでどうにかできるだろうと思い、
業務フローの見直しをしました。
とりあえず、
満点を取った人：満点とったよ！という通知をメールで送りたい
満点じゃない人：再試験してね！という通知をメールで送りたい
が実現できればOK👍
▽Formsクイズ作成
Forms＞新しいクイズ からクイズを作成します。
▽PowerAutomateフロー図
Formsへの回答をトリガーにフローを作成していきます。
”新しい応答が送信されたとき”に先ほど作成したクイズを指定します。
”応答の詳細を取得する”で情報を取得します。
”変数を初期化する”でスコアを用意し、0(初期値)に設定します。
”変数を初期化する1”に1問目の回答をセットします。
※キャプチャ内の翻訳が終わってますが、typeは”String”にしてます。
条件には、Formsの1問目が”変数1”(1問目の解答)と等しいを設定します。
真(正解)だった場合、”変数を初期化する”(スコア)に得点を加算するように設定します。
偽(不正解)だった場合は、何もしないです。
問題の数だけ条件と”変数を初期化する”(スコア)への加算を追加します。
最後に、”変数を初期化する”(スコア)が100点ではない人に対して、「不合格だよ」っていうメールを送信し、100点の人には「合格だよ」というメールを出す条件を追加します。
メールの送信条件については、
条件：”変数を初期化する”(スコア)が100と等しくない
正：再試験用のメール送信する
偽：合格通知をメールで送信する
こんな感じで設定して、Formsでテスト回答をしてみて、メールがちゃんと届けばOK！という感じです。
【参考】通知メール一例
宛先：回答者のメールアドレスの変数
件名：合格or不合格ですよ（回答送信時間：時間用に変数を設定します）
本文：本文先頭に、回答提出者のOutlookアカウントの表示名を変数で設定します
【参考】全体図
①新しい回答が送信されたとき：FormsのIDを指定
②応答の詳細を取得する：
③変数の初期化：スコア用に変数を用意し、初期値(0)を設定
④変数1の初期化：1問目の解答を文字列で指定
⑤条件1：1問目の解答を指定
⑥真：スコア(③)に50点追加
⑦偽：なにもしない
⑧条件2：2問目の解答を指定
⑨真：スコア(③)に50点追加
⑩偽：なにもしない
⑪条件：スコア(③)＝100
⑫真：メール出す(合格だよ！)
⑬偽：メール出す(不合格だよ！)
やってみた感想
去年は年1回の教育の問題作成だけ携わっていたのですが、
担当部署の業務フローを聞いて、今年は業務フローの見直しまで携わらせてもらいました。
業務フローは担当部署に、「ちょっとこんなの作って」って言われて、サクッとプロトタイプ用意しました。
メール本文に名前入れたいとかForms提出時間入れたいとか、
なんかいろいろ修正して、完成させました。
実のところFormsのクイズで複数回答必須で問題作りたかったのですが、
PowerAutomateの条件をどうやって作れば良いかわからず、一問一答形式であきらめました。
また来年検討します。。。ということで終わり。