今回はこちらの記事の後半です。
本の目次
プロローグも含めると大きく分けて８章から成っています。
Prologue 「ミスしない人」 になるために
Chapter 1 仕事を爆速化する 段取り
Chapter 2 ヌケ・モレ・遅れをなくす スケジュール管理
Chapter 3 仕事をなめらかに進める コミュニケーション
Chapter 4 手戻りをなくす 書類・メールの書き方
Chapter 5 気持ちよく仕事をする しくみ作り
Chapter 6 パフォーマンスを高める 生活習慣
Chapter 7 信頼を引き寄せる ミスのリカバリー
Chapter 4 手戻りをなくす 書類・メールの書き方
- ファイル名に数字を入れる
- 書類を作る日とチェックする日は別にする
- 「置換」で修正モレをなくす
- ビジネス文書は自動で校正
- 「音声読み上げ」機能を使う
- 印刷してチェックする
- アプリケーションを疑う
- 1メールで1用件にする
- メールの誤字脱字をなくす
- テンプレートに秘密のメッセージを入れる
- 宛名は単語登録する
- 添付はメール作成の“はじめ”に行う
- 添付するファイルを正しく選ぶ
- 宛名を自動表示させて誤送信をなくす
- 受信トレイをスッキリさせる
ファイル名には日付を入れる、置換で修正モレをなくすことは日頃から使用しています。
特に置換を使うとコード上の修正モレを防げるような気がしているのでおすすめです。
メールを使うことはほとんどないのですが、ファイル添付はさまざまな場面で使うので添付した後で内容が合っているのかを確認するようにしています。
Chapter 5 気持ちよく仕事をする しくみ作り
- ３つのH に注意する
- ヒヤリ・ハットを活かす
- 手書きした情報は１ヶ所にまとめる
- ファイリング上手になる
- ウィンドウを並べて作業する
- ファイルの子分を作る
- USBメモリーにコピーする
- 1 時間単位で仕事をリセットする
- ちょこっと片づける
- データはゴミ箱に捨てない
- スマホに頼りすぎない
- 予定と一緒に持ち物も書いておく
- 新幹線でも仕事をする
- 第２・第３のデスクを決める
- 部屋をプチリノベする
- 誘いを断った理由を書いておく
3つのHである「はじめて」「久しぶり」「変更」には常日頃から対応できるようにしています。
新卒で入社してから、仕事に関しては「はじめて」が多かったので注意しながら仕事を進めるようにしています。
第2・第3のデスクについては仕事柄、自宅と本社以外の場所で作業は好ましくないので休日の勉強の場としてのんびり探していきたいと思います。
Chapter 6 パフォーマンスを高める 生活習慣
- しっかり睡眠をとる
- 目覚まし時計は２つセットする
- 電車やバスで立つ
- 雨の日は折り畳み傘
- クローゼットをスッキリさせる
- 仕事の服は３原則を基準に選ぶ
- アイロンはかけない
- 前日に荷物をまとめる
- なるべく平常心を保つ
- 上手に休む
この章でできていないこととしては目覚まし時計を2つセットすることとクローゼットをすっきりさせることでしょうか。
睡眠に関しては以前記事に書いたとおりこだわっています。目覚まし時計より前に起きるので2つもセットすると解除が面倒なので使っていません。ですが、大事な時は手に届くところと手に届かないところに目覚まし時計を準備したいと思います。
Chapter 7 信頼を引き寄せる ミスのリカバリー
- うまくいっているときほど注意する
- ミスした後にNG 行動をとらない
- クレームの初期対応を間違えない
- クレームには６つの手順で対応
- 「DCAP反省文」で信頼を取り戻す
- ミスからアイデアを生み出す
- 「なぜなぜ分析」で自分の弱みをつかむ
- 自分の弱みを克服する
- 気持ちを切り替える
- 誇りと自信を持って仕事をする
- 利他の心を持つ
- 人生の優先順位を考える
自分の弱みを知るというところはまだまだ足りないと考えています。
人生の優先順位としては健康が一番です。何をするにしても健康は欠かせません。
利他の心を持つというところで大事だと思った言葉がありました。
忙しいと目の前にある仕事で手一杯になり、周囲の人への目配り・気配り・心配りが疎かになりがちです。また、他人のために時間を割くのはもったいないと思うかもしれません。しかし、仕事には効率化していいことと、効率化してはならないことがあります。
たいして助けられるほどの技術はありませんが、仕事をしながらも余裕をもって目配りをできるようにしたり、他人が困ったときに話しかけやすい雰囲気でいたりしたいです。
最後に
仕事の工夫は少しずつ負担にならない程度取り入れていきたいです。
この記事を読んだ方にとってミスが減る手助けになると幸いです。
参考・引用