前書き
個人情報の保存期間ってどれくらいなんだ？ 🤔 とふと気になったので、
同じ疑問を持った人の助けになればと思い記載していきます。
個人情報保護法の観点では？
個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、
正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、
当該データを遅滞なく消去するように努めなければならないとされています（個人情報保護法第 19 条）
そもそも個人データとは?
| 名称 | 説明 |
|---|---|
| 個人情報データベース等 | 個人情報をデータベース化したり、検索可能な状態にしたもの |
| 個人データ | 個人情報データベース等を構成する情報 |
| 保有個人データ | 個人データのうち、事業者に修正、削除等の権限があるもので、６ヶ月以上保有するもの |
JISQ15001：2017 での個人情報の扱いは？
組織は、
- 個人情報の項目
- 利用目的
- 保管場所
- 保管方法
- アクセス権を有する者
- 利用期限
- 保管期限
などを記載した，個人情報を管理するための台帳を整備すると
ともに、当該台帳の内容を少なくとも年一回、
適宜に確認し，最新の状態で維持されるようにしなければならないとされています。
利用期限と保存期限の違い？
利用期限 = 個人情報の利用の期限
保管期限 = 個人情報を保管する期限
利用が終了すると同時に保管も終了し消去する場合には、
利用期限と保管期限は同じとなります。
一方、利用が終了した後、一定期間保管をした後に消去する場合には、
利用期限と保管期限は異なります。
ただし書類系は注意が必要
従業員に関する申告書・台帳などは注意が必要で、
| 書類 | 理由 |
|---|---|
| - 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 - 従たる給与についての扶養控除等の（異動）申告書 - 給与所得者の保険料控除及び配偶者特別控除の申告書 -給与所得者の保険料控除申告書 |
- 所得税法第76条 -国税庁の給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限 |
| - 退職所得の受給に関する申告書 | - 所得税法第77条 - 国税庁の給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限 |
| - 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書 | - 所得税法第77条の4 - 国税庁の給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限 |
| - 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 | - 租税特別措置法第18条の23 - 国税庁の給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限 |
| - 賃金台帳(源泉徴収簿)、給与明細、源泉徴収票 | - 国税法第70条〜第73条 - 労働基準法第108条 - 労働基準法施行規則第54条 |
まとめ
個人情報は利用する必要がなくなったときは、
当該データを遅滞なく消去するように努めなければならない。
JISQ15001：2017の観点では、利用期限、保管期限を決めておくことが必要。
また、従業員に関する申告書・台帳などは別途他の法律で制限されているので注意が必要。
参考
個人情報保護法ハンドブック
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/kojinjouhou_handbook.pdf
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC） JIS改正対応のQ&A
https://privacymark.jp/system/operation/jis_kaisei/faq.html
JISQ15001規格改正に伴う新審査基準の説明（主に更新事業者向け）
https://www.chusanren.or.jp/pmark/pdf/renew_seminar_20180709.pdf
No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2503.htm
所得税法
http://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=340M50000040011
租税特別措置法
http://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=332M50000040015