概要

Google Driveのフォルダ内にある複数のスプレッドシートを1つのGoogle Apps Script(GAS)でお手軽に監視できるのかが気になり、試験的に作成してみました。
大量のスプレッドシートを監視したいけど、各々のシートに対してGASを作成するのは辛いな...という方のお役に立てるかも？

今回紹介するGASを活かすには以下条件があります。ご注意ください

対象スプレッドシートを特定のGoogle Driveで管理している

全体の流れ

以下の流れで記事を進めていきます。
1.GASの作成
2.GASのトリガー設定
3.動作確認

GASの作成

GAS内で指定しているSlack Webhookは公式ドキュメントを参照し設定をしています。
※本記事では詳細な手順は割愛します。

GASのコードは以下です。
今回は15分以内に更新されたスプレッドシート名と更新者のメールアドレスを通知します。

var SLACK_WEBHOOK_URL = // Slack Webhook URLを指定

function notifyRecentChanges() {
  var folderId = //フォルダIDを指定や共有ドライブIDを指定
  var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // フォルダ内のすべてスプレッドシート情報を取得
  var files = folder.getFilesByType(MimeType.GOOGLE_SHEETS);
  var now = new Date();
  // 15分前の日時を取得
  var fifteenMinutesAgo = new Date(now.getTime() - 15 * 60 * 1000); 

  // 各ファイルの最終更新日時をチェック
  while (files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    var lastUpdated = file.getLastUpdated();
    
    if (lastUpdated > fifteenMinutesAgo) {
      var spreadsheet = SpreadsheetApp.open(file);
      var user = Session.getActiveUser().getEmail();
      var message = {
        text: 'スプレッドシートが更新されました',
        attachments: [
          {
            title: '更新されたスプレッドシート',
            title_link: spreadsheet.getUrl(),
            text: '更新者: ' + user + '\nスプレッドシート名: ' + spreadsheet.getName(),
            color: '#36a64f'
          }
        ]
      };
      // Slack通知
      sendSlackNotification(message);
    }
  }
}

function sendSlackNotification(message) {
  var options = {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify(message)
  };
  
  UrlFetchApp.fetch(SLACK_WEBHOOK_URL, options);
}

使用しているAPPの公式ドキュメントは以下です。

DriveApp

SpreadsheetApp

GASのトリガー設定

15分以内に更新されたスプレッドシート名と更新者のメールアドレスを通知したいので、
GASコンソールで「トリガー」 > 「トリガーを追加」を選択し、トリガー作成をします。

以上で完了です。動作確認してみます。

動作確認

今回使用している検証用スプレッドシートは以下です。
予め、特定のフォルダにまとめて格納しておきます。

各々スプレッドシートを修正してみます。
※ほぼ連続で修正しました
　→ Slack通知されました。

今度は、sample1だけを修正してみます。
　→ sample1だけがSlack通知されました。

以上です。

共有ドライブや共有フォルダで管理していれば、1つのGASでスプレッドシートをお手軽に監視することができました。
トリガー設定も柔軟にできるので便利ですね。