はじめに
ビジネスのコミュニケーションツールとしてすっかり定着した Teams や Slack ですが、人間同士のコミュニケーションとしての利用で止まっていませんか？ Teams や Slack をビジネスプロセスに組み込むことで、データ連携による業務プロセス全体の自動化を行うことができます。
Workato には Teams や Slack に対応した 会話型ボット "Workbot" が存在
iPaaS 製品の Workato には、Teams や Slack に対応した対話型ボットWorkbot が存在します。対話型ボットと聞くと、FAQ の回答を行う「チャットボット」のようなイメージを抱かれるかと思います。Workbot は、ロジックに基づいて動作し、人とのインタラクションを業務プロセスに組み込むことが可能です。
業務プロセスとは、複数の人やシステムにまたがったデータの連携の定義とも言えます。従来であれば、人とのインタラクションは、システムから通知されるメールやワークフローシステムが主流でした。しかし、Workbot を使うことで、新たに Teams や Slack を人とのインタラクションの接点にすることができるようになります。人同士のコミュニケーションと、システムとのコミュニケーションを単一のプラットフォームで実現できるようになります。
Workbot の活用ユースケース
システム間連携のパターン
そもそも、iPaaS製品の Workato がカバーするシステム間連携とはどのようなものがあるのでしょうか？以前に公演したセミナー「クラウド時代のシステム間連携を内製化 ～成功にむけた連携基盤を選ぶポイントを解説～」からの抜粋ですが、主なユースケースとして、次の４つがあげられます。
この中の「ハイパーオートメーション」や「UX向上」のユースケースにおいて、Teams や Slack と連携することにより、その効果を高めることができます。
ハイパーオートメーション（業務プロセスの自動化）
こちらは、ハイパーオートメーションの事例です。従来は新入社員が入ると、部門間でメールやワークフローシステムなどを用いて、PCやスマートフォンなどの機器やライセンスの手配、アカウントの作成や権限の設定依頼を行っていました。そこで、Workato によりシステム間を連携することで、新入社員の追加をトリガーに、自動でそれらを行うようにした例です。
しかし、現場ごとに異なるオプション（上の図では、配属者ごとに必要なオプションライセンス）があるなど、人の判断が必要となる業務が間に入ると、業務プロセス全体を自動化することができなくなってしまいます。
そこで、Teams や Slack に対応した Workbot をつかって、上長へオプションの選択肢を通知し選択させるようにします。そして、選択された内容に基づき、後続の業務が自動で流れる（上の例では、オプションで選択したライセンス手配と、アカウントプロビジョニング）ようにすることで、データレベルでの業務全体の自動化を行うことが可能になります。
UX 向上（コラボレーションツール活用、UI統合）
もう一つの Workbot の活用例が、コラボレーションツールを活用したUI統合によるUXの向上です。ある業務を行う際、それに伴う各種変更を、様々なシステムに対して行なわないといけないケースってございませんか？
SaaS を含めて複数のシステムが導入されているケースでは、利用者が各システムを切り替えて操作する必要があります。例えば、転勤などで引っ越しを行う場合、住所変更や、通勤手当の申請、家賃補助など様々な手続きを行う必要があります。個々のシステムを操作する手間や、そもそも必要な手続きを、すべて人によって確認する必要があるため、利用者の負担は大きくなってしまいます。
そこで、Teams や Slack をフロントエンドとして、各種システムとデータ連携ツールで接続することで、利用者は、Teams や Slack上で指示に従い入力するだけで、すべての手続きを完了させることができます。
まとめ
まとめると、以下のようになります。
- Workato には Teams や Slack に対応した対話型ボット Workbot が存在
- Workbot を使うことで、人の判断が入る業務の自動化が可能
- Workbot により、複数のシステムを操作せずに業務を完結させることができ、UXの向上が可能
- Workato を使えば、これらをローコード・ノーコードで簡単に実現が可能
おわりに
いかがでしょうか？ このように、Workbot を使うことで、人とインタラクションを行うことが可能となり、業務自動化の幅を簡単に広げることが可能になります。
このように、Teams や Slack 上で、情報の通知と入力ができるようになりますが、帳票入力のような複雑な入力をチャット上で行うのは無理がございます。そのような場合は、ワークフローシステムと連携したり、キントーンや PowerApps などのローコードアプリケーションプラットフォームと連携し、通知とリンクのみをチャット上に表示するのがおすすめです。
また、過去のセミナー「クラウド時代のシステム間連携を内製化 ～成功にむけた連携基盤を選ぶポイントを解説～」でもお話させていただきましたが、iPaaS製品を選定する上で Teams や Slack とのインタラクション機能の有無、そしてノーコード・ローコードでそれを実現できるかは、ハイパーオートメーションや内製化推進においては製品選定の重要なポイントになります。こちらも合わせてご覧いただければ幸いです。
Workatoの導入・導入後の活用などでお困りの場合、Workatoリセラーにご相談する方法もございます。お困りごとがございましたら、認定リセラーの日立ソリューションズへ是非ご相談ください。
参考リンク
- 株式会社 日立ソリューションズ
- Workato 公式サイト
- 関連セミナー