はじめに
こんにちは。KDDI Engineer & Designer Advent Calendar 2023で24日目の記事を担当します。Mumです。ついにクリスマスイブですね!
本日は、業務効率化に用いているPower Automateについて簡単に書こうと思います。
今回の記事内では、Power Automateはクラウド版を指します(Power Automate Desktopではありません)。
また、プレミアムコネクタは持っていない前提で書きます。
Power Automateに興味がない方は最後の2章だけ読んでください。
【ちなみに】 私が前回担当した15日目のアドベントカレンダーの記事はこちら。エンジニアお茶会の話です。
フローの構成
Power Automateでは、フローが「トリガー」と「アクション」という二つの概念によって構成されています。
フローには「トリガー」と「アクション」が最低1つずつ必要です。
トリガー:フローを開始するイベント
アクション:(トリガーが発生した後に)行う処理
コネクタ
Power Automateにおいては様々なコネクタを使うことができます。
コネクタとは、Power Automateを使用して接続できるサービスです。
標準コネクタとプレミアムコネクタがありますが、本日は標準コネクタに絞ります。
多い……
全て説明するのはさすがに無理ですね。しかし、現状私が使っているのはMicrosoft製品のコネクタばかりです。社内の業務効率化だと、あまり外部情報使わないので。
・Microsoft Teams
・Excel Online (Buisiness)
・Office 365 Users
・Office 365 Groups
・Office 365 Outlook
実務で使っているのはこのあたりだけです。
これに合わせて、組み込みコネクタ(データ操作やループ操作・条件操作など)を用います。
これらのコネクタに対して、トリガーやアクションが各々定義されています。
見た方が早いので、画像を添付します。
勘のいい方は上記の画像だけでもPower Automateがどういうものなのかなんとな~く分かったかもしれません。
今回の記事ではなんとな~くこんなものがあるんだと知っていただければ十分です。
トリガーの種類によるフローの分類
1. 自動化したクラウドフロー
イベントの発生後にタスクを自動的に実行するクラウドフローを作成する場合、自動化したクラウドフローを作成します。
例)指定したキーワードを含むメールが届いたとき、Teamsのチャットで通知するフロー
2. インスタントクラウドフロー
デバイスのボタンをタップするだけでクラウド フローを実行する場合は、インスタントクラウドフローを作成します。 これらのフローは、任意のデバイスから手動でトリガーできます。
例)出退勤をTeamsの投稿に返信連絡するフロー
3. スケジュール済みクラウドフロー
スケジュールに従ってクラウドフローを実行する場合、スケジュール済みクラウドフローを作成します。 スケジュール済みクラウドフローでは、日付・時刻・頻度を選択できます。
例)定例会10分前に参加メンバーへのリマインドメールを送信するフロー
仕事で気を付けていること
「業務効率化」はただの「業務自動化」ではないです。
ノーコード・ローコードのプログラミングなので、単純な人手作業を自動化することは比較的に簡単にできます。なので、工数削減のために使うことは非常に有効です。
でも、その作業って本当に必要ですか?
実は他の方法で手順を踏まずに取得できるデータだったりしませんか?
単純作業を経由せずとも、本来の目的達成はできるのではないですか?
大きな会社だからこそ、文化として根付いている業務が多いです。
その業務の本来の目的を見失わないようにすることが、最も大切だと私は思っています。
新入社員だからこそ、会社の文化をまだ知らないからこそ、提案できることがあればいいな、と思いながら働かせていただいております!
最後に
少し冗長になってしまいましたが、ここまでお読みいただいた方はありがとうございます。良きクリスマスを!