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はじめに

こんにちは。KDDI Engineer & Designer Advent Calendar 2023で24日目の記事を担当します。Mumです。ついにクリスマスイブですね!

本日は、業務効率化に用いているPower Automateについて簡単に書こうと思います。

今回の記事内では、Power Automateはクラウド版を指します(Power Automate Desktopではありません)。
また、プレミアムコネクタは持っていない前提で書きます。

Power Automateに興味がない方は最後の2章だけ読んでください。

【ちなみに】 私が前回担当した15日目のアドベントカレンダーの記事はこちら。エンジニアお茶会の話です。

フローの構成

Power Automateでは、フローが「トリガー」と「アクション」という二つの概念によって構成されています。
フローには「トリガー」と「アクション」が最低1つずつ必要です。

トリガー:フローを開始するイベント

アクション:(トリガーが発生した後に)行う処理

コネクタ

Power Automateにおいては様々なコネクタを使うことができます。
コネクタとは、Power Automateを使用して接続できるサービスです。
標準コネクタとプレミアムコネクタがありますが、本日は標準コネクタに絞ります。

標準コネクタ一覧
image.png

多い……

全て説明するのはさすがに無理ですね。しかし、現状私が使っているのはMicrosoft製品のコネクタばかりです。社内の業務効率化だと、あまり外部情報使わないので。

・Microsoft Teams
・Excel Online (Buisiness)
・Office 365 Users
・Office 365 Groups
・Office 365 Outlook

実務で使っているのはこのあたりだけです。
これに合わせて、組み込みコネクタ(データ操作やループ操作・条件操作など)を用います。

これらのコネクタに対して、トリガーやアクションが各々定義されています
見た方が早いので、画像を添付します。

Microsoft Teamsのトリガー
image.png

Microsoft Teamsのアクション
image.png

勘のいい方は上記の画像だけでもPower Automateがどういうものなのかなんとな~く分かったかもしれません。
今回の記事ではなんとな~くこんなものがあるんだと知っていただければ十分です。

トリガーの種類によるフローの分類

image.png

1. 自動化したクラウドフロー

イベントの発生後にタスクを自動的に実行するクラウドフローを作成する場合、自動化したクラウドフローを作成します。

例)指定したキーワードを含むメールが届いたとき、Teamsのチャットで通知するフロー

2. インスタントクラウドフロー

デバイスのボタンをタップするだけでクラウド フローを実行する場合は、インスタントクラウドフローを作成します。 これらのフローは、任意のデバイスから手動でトリガーできます。

例)出退勤をTeamsの投稿に返信連絡するフロー

3. スケジュール済みクラウドフロー

スケジュールに従ってクラウドフローを実行する場合、スケジュール済みクラウドフローを作成します。 スケジュール済みクラウドフローでは、日付・時刻・頻度を選択できます。

例)定例会10分前に参加メンバーへのリマインドメールを送信するフロー

仕事で気を付けていること

「業務効率化」はただの「業務自動化」ではないです。

ノーコード・ローコードのプログラミングなので、単純な人手作業を自動化することは比較的に簡単にできます。なので、工数削減のために使うことは非常に有効です。

でも、その作業って本当に必要ですか?
実は他の方法で手順を踏まずに取得できるデータだったりしませんか?
単純作業を経由せずとも、本来の目的達成はできるのではないですか?

大きな会社だからこそ、文化として根付いている業務が多いです。
その業務の本来の目的を見失わないようにすることが、最も大切だと私は思っています。

新入社員だからこそ、会社の文化をまだ知らないからこそ、提案できることがあればいいな、と思いながら働かせていただいております!

最後に

少し冗長になってしまいましたが、ここまでお読みいただいた方はありがとうございます。良きクリスマスを!

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