はじめに
株式会社メディアテック所属の @mt-h2 です。
普段は OutSystems を利用したローコードでシステム開発を行っています。
今回は、入社からおおよそ1年と半年。この間で実践したリモートワークにおけるコミュニケーションで心掛けている事を記したいと思います。
現職から始めたリモートワーク
私は現職につくまでリモートワークを行った事がほとんどありませんでした。
現在は「フルリモート」かつ「ペアプログラミング」という環境でお仕事をしています。
※ 昨年末はQiitaでペアプログラミングについて盛り上がってましたね
こういった経緯があるため、リモートワークのコミュニケーションの取り方については弊社特有であるものが含まれる可能性があります。
リモートワークコミュニケーション心がけ
ではここからリモートワークでコミュニケーションをとる際に心掛けている事を、内容と実践した結果を踏まえて解説していきます。
会話始めに「〇〇さん」と発言する
オフィスで面と向かって会話をする場合、「伝えたい人に顔を向けて」声を発する、というアクションを取っていますが、リモートでは誰に顔を向けて発言しているのかが分かりません。
また、よくオフィスでは独り言をつぶやく人を見かけますが、これはリモートワークでも同じです。私に話しかけているのかな？と思い返答しても独り言であった事がよくあります。
これらを考え、人に話かける時は必ず最初に「〇〇さん」と声がけする事で、相手が話を聞く体制になり、円滑な会話を行う事ができます。
※ 特定の人ではない場合も「みなさん」と呼ぶと吉
カメラは常時ON
ことわざの「目は口ほどに物を言う」の通り、顔が見えない状態での会話は相手の表情が見えない為、その時の心情が読みづらくなります。
基本はカメラはONにしておき、お互いの顔が見えるようにしておく事でちょっとした顔の変化でその時の心情が伝わりやすくなります。
※ 「顔色を窺わず、気持ちを汲む」の真逆をやる人にとってはデメリットとなる可能性が高くなるので、そういう考えが出てしまうような方はカメラはOFFにしておく方がよいかもしれません
画面共有範囲は最小限にする
- 画面共有している人：4Kのデスクトップ
- 共有画面を見ている人：フルHD
この状況で「共有画面を見ている人」は、4Kで共有された画面をフルHDの画面で見ており、縮小表示された画面を見ている状態となります。
ペアプロで同時にコードレビューも行っている場合、ナビゲートしづらくなるので共有する画面範囲は最低限に設定する事をおすすめします。
- デスクトップではなく特定のアプリのみする：最大表示していなければ共有画面では拡大表示されます
- 解像度を下げる：とりあえずフルHDにしておけば大丈夫。作業スペースが狭い場合は、仮想デスクトップやサブモニタ活用等で対処
等など。特にこだわりが無ければフルHDに合わせておけば大きな問題にはなりづらそうです。
マイクは喋る時以外切る
マイクを常時ONにしておくと、雑音（咳払い、独り言、等）を相手側に流してしまう事があります。
昨今のマイクや会議アプリは進化しており、工事やバイク音などはノイズキャンセルしてくれますが、人が発する音はフィルタを通してしまうので、マイクを切る等、個々人で対策が必要となります。
ただし、喋る時以外マイクを切る事によるデメリットがいくつか挙げられます。
- マイクを切ったまま会話してしまう
- よく目にする光景ですが、カメラONの状態で口が動いていると、「ミュートになってますよ」と指摘される事があります
- マイクのON/OFFが手間
- 環境によりますが、特にペアプロのように頻繁に会話をする環境でマイクのON/OFFを切り替えを行うとなると面倒に感じます
上記デメリットの対策としてデバイス、またはアプリでマイクのON/OFF用のショートカットを利用する事で多少緩和されました。
- デバイス
- ワンボタンでマイクのON/OFFを切り替えるガジェットを使用
- アプリ
- ミュートボタンのショートカットを使用
業務中は会議室を常時立ち上げておく
リモートワーク中に誰かに「今」確認したい事・伝えたい事がある時、メンションをつけてチャットを投げることがあります。ただし、チャットでは相手が気づいているか判断できない時があります。中々応答が無い場合、結局電話で確認するような状況となります。
このような状況を防ぐため、業務時間中は基本アプリの会議室を立ち上げておくようにしています。こうする事で、急ぎであれば会議室に入り直接口頭で確認する事ができます。
※ 不在になるタイミングでは、チャットに「〇〇：〇〇まで不在」と投げたり、共有している画面に「〇〇：〇〇まで休憩」と表示させたりもしています。
メンションを信用しない
チャットで特定の人やグループに連絡する際、メンションを使用する事が多いと思います。メンションが設定されている相手に通知が届き、気づきやすくなっています。
しかし、メンションによる連絡では以下のような場合があります。
- 会議中で気付かない（会議中は通知が届かない設定となっている）
- 多数のメンション通知が届き埋もれている
- そもそもメンションの通知を無効にしている（なんなら見て見ぬふりをしている）
最後は社会人としてどうなんだ、という気もしますが、それでもこちらから相手に伝わりやすくなるようアクションを取るようにすべきです。
- チャットで連絡した上でタスク化し、相手に確認・対応いただけるよう促す
- タスク管理するツールを導入しておけば作業漏れを防ぎやすくなります（が、タスクが山積みされると結局…
- チャットで連絡した上で口頭でも伝える
- 言った言わない問題に発展する可能性があるので、口頭だけでなくチャットやメールで記録に残す
- 個別チャットで連連絡する
- 効果としてはそれほど高くありませんが、チャネルやグループチャットでは埋もれてしまう可能性が、個別チャットであれば多少緩和されます
メンションが届いたらファーストアクションを返す
チャットでメンションが指定された状態で連絡が来た場合、一通り目を通した段階で必ずファーストアクションを取るようにしています。これは、何も反応が無ければ「このチャット見てくれてるのかな…」と不安にさせる事を防ぐことを目的としています。
「確認しました」と返答する必要はなく、相手に見たことが伝わればいいので「
」とアクションを返すだけでもOKです。
無理に言葉や文字だけで伝えない
説明が難しい内容をチャットや口頭だけでは伝わりづらい事があります。
オフィスであればホワイトボードに図解で補足説明したりしますので、リモートワークでも同じように図解できると便利です。
私の所属チームでは Miro を使用して付箋をペタペタと貼りながら会話をするようにしています。
進行に関係する内容で個別チャットは使わない
自身が「連絡が取れない」「確認できない」状態になると進行が滞る事柄については、個別チャットは使用しないようにしています。
業務に支障が出ないよう、「チームチャネル」または「グループチャット」等で複数メンバーが確認できる状況にする事をおすすめします。
適宜小休憩を取る
リモートワークでは休憩を取るタイミングが難しく、オフィスではいい具合で取れていた休憩が取れていない事があります。また、昨年末のペアプロの話題の中に「非常に疲れる」という意見を見かけました。この内容は非常に共感できるもので、ソロで動いている時より圧倒的に疲労は高くなります。
そのため、リモートワークでは意識して定期的に小休憩を取るようにしています。目安として、「ちょっと休憩しすぎかも？」と感じるくらいがちょうどいいと思います。
※ 水分を取って軽いストレッチがおすすめ！
あとがき
オフィスとリモートではコミュニケーションの取り方が異なり、先駆者の皆様のやり方を見ながら試行錯誤してきた内容を纏めてみました。
ふりかえると当たり前に見える内容ですが、意識していなかったものもあったなぁと感じる内容もありました（画面共有の問題に気付いたのが結構遅かったです）
こちらについては、また気付いた内容がありましたら随時更新していくようにしたいと思います。
さいごに
株式会社メディアテックでは絶賛 開発メンバを募集中 です。
ローコード開発だけではなく、RPAやBIエンジニア諸々多数の募集をしておりますので、みなさまのご応募をお待ちしております。