Googleドライブの共有状況を把握してみよう！

先日非エンジニアの方から
「Googleドライブの共有状況を把握したい！！」
と話しているのを発見。

セキュリティの観点から共有状況を知ることは大切だと思います。
特に組織外の人に共有している場合は、しっかり管理しておく必要があります。

「これしか共有していないつもりだったのに・・・」

と大切な情報が漏れては大変です。
しっかり管理できるところはやっておきましょう。

共有状況を知る方法

共有状況を知る方法が以下の方法があります。

1. Google ドライブ の標準機能を使う
2. Google Workspace（旧名称 G Suite ）を使う
3. ツールを使う

それぞれのメリット・デメリットはこちらのサイトでまとめられています。

ツールをGAS使って自作しちゃおう

上記3点の方法を挙げたのですが、個人で作っちゃうのが一番ではないかと結論づけました。
調べてみるとGASを使えば解決なようです。

作成方法

1. 準備

• Sheet_ID（スプレッドシートのID)
  結果を出力したいスプレッドシートのIDになります。
  写真の赤い枠内です※下記のIDは例
  
• Drive_ID（共有ドライブのID)
  共有状況を確認したいドライブのIDになります。
  写真の赤い枠内です※下記のIDは例
  
• DriveAPIの有効化
  Google Apps Scriptエディタの左部のサービス[+] をクリックし、Drive API を選択して追加します。
  

2. スクリプトに書く

こんな風に書いてみました。

2.1. 変数定義

今回はファイルとフォルダの一覧を取得するため、DATA_TYPEがBOTHとなっています。
ちなみにフォルダのみなら 「FOLDERS」、ファイルのみなら 「FILES」 となります。

.gs

const SHEET_ID = 'Sheet_ID'; 
const DRIVE_ID = 'Drive_ID'; 
const SHEET_NAME = 'シート1';
let DATA_TYPE = 'BOTH'; // 'FILES', 'FOLDERS', 'BOTH'

let startTime = new Date().getTime();
const rootFolder = DriveApp.getFolderById(SHARED_DRIVE_ID);

2.2. ドライブチェック

.gs

if (!rootFolder) {
    throw new Error('指定された共有ドライブIDに該当するフォルダが存在しないか、アクセス権限がありません。');
}

2.3. 内容チェック

.gs

function processFolder(folder, folderPath, parentEditors, sheet, sharedDriveMembers) {
    let folderEditors = folder.getEditors().map(user => user.getEmail());
    let combinedEditors = [...new Set([...folderEditors, ...sharedDriveMembers])].join(', ');
    let viewers = folder.getViewers().map(user => user.getEmail()).join(', ');
    viewers = viewers ? viewers : "-";

    if (DATA_TYPE === 'FOLDERS' || DATA_TYPE === 'BOTH') {
        sheet.appendRow([folderPath, folder.getName(), 'フォルダ', folder.getUrl(), combinedEditors, viewers, folder.getAccess(DriveApp.Access.ANYONE) !== DriveApp.Permission.NONE ? '公開中' : '非公開']);
    }

    var files = folder.getFiles();
    while (files.hasNext() && (DATA_TYPE === 'FILES' || DATA_TYPE === 'BOTH')) {
        var file = files.next();
        let fileEditors = file.getEditors().map(user => user.getEmail());
        let combinedFileEditors = [...new Set([...fileEditors, ...sharedDriveMembers])].join(', ');
        let fileViewers = file.getViewers().map(user => user.getEmail()).join(', ');
        fileViewers = fileViewers ? fileViewers : "-";
        sheet.appendRow([folderPath, file.getName(), 'ファイル', file.getUrl(), combinedFileEditors, fileViewers, file.getAccess(DriveApp.Access.ANYONE) !== DriveApp.Permission.NONE ? '公開中' : '非公開']);
    }

    var subFolders = folder.getFolders();
    while (subFolders.hasNext()) {
        var subFolder = subFolders.next();
        var subFolderPath = folderPath + (folderPath === '/' ? '' : '/') + subFolder.getName();
        processFolder(subFolder, subFolderPath, combinedEditors.split(', '), sheet, sharedDriveMembers);
    }
}

2.3. 実行

.gs

function listFilesInSharedDrive() {
    const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
    const lastExecution = scriptProperties.getProperty('last_execution');
    const sheet = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME);
    const sharedDriveMembers = getSharedDriveMembers(DRIVE_ID).members;

    if (!lastExecution) {
        sheet.clear();
        sheet.appendRow(['共有ドライブ名', getSharedDriveMembers(DRIVE_ID).name]);
        sheet.appendRow(['メンバー', sharedDriveMembers.join(', ')]);
        sheet.appendRow(['', '']);
        sheet.appendRow(['パス', 'ファイル/フォルダ名', 'タイプ', 'URL', '編集権限ユーザー', '閲覧権限ユーザー', '公開状態']);
    }

    const rootFolder = DriveApp.getFolderById(lastExecution || SHARED_DRIVE_ID);
    const rootEditors = rootFolder.getEditors().map(user => user.getEmail());

    processFolder(rootFolder, '/', rootEditors, sheet, sharedDriveMembers);

    sheet.appendRow(["", "処理が完了しました", "", "", "", "", ""]);

    scriptProperties.deleteProperty('last_execution');
}

function getSharedDriveMembers(driveId) {
    const drive = Drive.Drives.get(driveId);
    const permissions = Drive.Permissions.list(driveId, { supportsAllDrives: true });
    const members = permissions.items.map(permission => permission.emailAddress);

    return {
        name: drive.name,
        members: members
    };
}

スクリプト実行

プルダウンからlistFilesSharedDriveを選択し、実行を押します。

実行結果

下記のように出力されます。

まずは考えよう

企業が本格的にDX化するには利益の３０％ほどを費やさないといけないそうです。
それはかなりの投資額となってしまいます。
今回のような「Googleドライブの共有状況把握」のためのツールは1000円前後とそれほど高額ではありません。しかし作ってしまえばタダです。
GASはプログラミング初学者でも扱いやすいと思いますし、ぜひ挑戦してみて欲しいです。

ここまでありがとうございました！！