SESで開発されている会社さんあるあるやと思います。
案件が変わるとドキュメントが変わり、
「この資料どこにあるねん！！」
てなることありませんか。
私自身も過去に 「ちょっと探すから待ってて」
とメンバーに余計なコストを割いてしまった苦い経験があります。
そんなお悩みを解決すべく、現在ドキュメントのテンプレートを作るプロジェクトへに所属しています。
私はオンボーディング資料の担当となりました。
その際に調べたりしたことを書かせていただきました。
より優しい資料づくりを目指すため、ご意見いただけると嬉しいです！
オンボーディング資料で第一印象が変わる！!
あなたは新しい案件に配属された新人です。
「うまくやっていけるかなぁ〜」
ドキドキワクワクの状態で、配属されるでしょう。
そんな中、まずオンボーディング資料を目にするはずです。
この資料が
- 簡素すぎてよく分からない
- ほんとにこれだけ？
- 更新日がめちゃくちゃ昔
- そもそもオンボーディング資料どこあるねん！！
どうですか？
一度にやる気をなくすことでしょう。
人は第一印象が大切といいます。プロジェクトも同様です。
最初に目にするオンボーディング資料で第一印象が決まるのです。
例えロジックが難解であっても、オンボーディング資料が丁寧であれば「どうにかなるのでは」と心理的安全性が芽生えます。
こんなオンボーディングがいいなぁ
- 必要な資料がまとまっていない
- やることの導線がはっきりしている
- なんかワクワクする
これから進む道は「希望の道」、「いばらの道」ではないんだよ
そんな優しさが垣間見れる資料がいいなと思いました。
テンプレートを作成しよう
弊社ではNotionを利用してテンプレート作成しています。
ちなみにこのPJリーダーはNotionマスターなので心強いです。
Notionマスターの記事はこちら
テンプレート作りで大切にしたこと
- 情報量が多くなりすぎない
- 既存で存在するものはできる限り作り直さない
- 「実はこれやっていません」とならないようにする
「情報量が多くなりすぎない」については前述した問題点の１つである「簡素すぎてよく分からない」と矛盾を感じる方がいるかもしれません。
実は情報量は同じ場所に集中していると、それはそれで問題なのです。
- 本当に大切なことを見逃す確率が増えてしまう
- 読むことが苦手な人は「こんなにもある・・・・」の心理的負担に
そのため
- 補足資料をすぐ見つけやすい
-
他者へヘルプを頼みやすい環境づくり
この2点が大切であると考えました。
実は私、全国の高校生が使う学習書編集に携わったことがあります。
興味のない学生にいかに読んでもらえるかを軸に作っていました。
業務となると「興味がないから」で避ける人はいないと思います。
しかし仕事でもイヤイヤ読むという状況は防ぎたいですよね。
私の作ったテンプレート
※ デザイン面は何もやっていませんので、あくまで「型」としてご覧ください。
1. 全体進捗確認
ボードビューにより、それぞれの進捗がパッとわかるようにしました。
ステータス「完了」に溜まっていくイメージです。
後で「何やったけ？」と振り返ることも可能なため、オンボーディングの作業が終わってもステータス「完了」で置いておくことは意味をなすと思います。
2.個人の進捗
2.1. 導入
実はここに、何気ないこだわりがあります。
こだわり１
「これからよろしくお願いします！」
この言葉を言われて嫌な人はいないと思います。
心理的安全性が担保される環境であることがわかるって大切ですよね。
こだわり２
分からないことがあればSlackで質問しましょう。
こちらも心理的安全性という点で大切だと思います。
「あ、相談してええんだ」
って安心するきっかけにもなると思います。
2.2進捗
こちらの資料を参考に作成しました。
終了した項目にチェックをいれると進捗に%表示されます。
リレーションの組み方については上記の参考資料を見ていただければと思います。
こちらパーセント表示されるメリットとして
「あ、ここまで新人さんここまでやっとるな」
とメンバーみんなが即座に判断することができます。
また 「全て終わったと思ったけれど１００％になってへん！！」
と作業忘れも防ぐことができます。
ちなみに PM とは新メンバーが取り組む前に既存メンバーが準備する項目をイメージしています。
こちらのこだわりも紹介させてください。
こだわり３
前述しましたが、既存のドキュメントをできる限り使いまわせることが大切となります。
「参照先」にはすでにあるドキュメントのリンク（notionの他ページやスプレッドシートなど）を貼れるようにしました。
こだわり4
つまりポイントってあると思います。
そのナレッジを貯め、今後に活かしていくことは大切だと思います。
こういう優しさ、どうですか？
2.PM用のオンボーディング資料
メンバーのオンボーディング用テンプレートだけでなく、PM用も作成しました。
項目がPM用になっているだけで、基本は変わっていません。
仕事がPMに属人化してしまっている場合があります。
引き継ぎで漏れがあってはいけません。
円滑に引き継ぎができるようにするためにも、こういった資料は大切だと思います。
個人的に気になったオンボーディング資料を紹介
私が作成したのは、上記のものになりますが、いろいろ調べている中で「これ良いな」と感じたものがありました。最後に紹介させていただきます。
マイルストーンがしっかりわかる
アタラ合同会社様のオンボーディング資料になります。
こちらは「いつまでに何をやるべきか」とマイルストーンがはっきりしています。
これによって「早くやらなあかん！！」って変な焦りもなくなり、計画的に実施していくことが可能です。
オンボーディングクエスト
こちらはsouzoh様の実践例になります。
単純かもしれませんが、「〇〇クエスト」って「ドラゴンクエスト」みたいにゲーム感覚があって良いですよね。
遊び心が垣間れると、心理的余裕ができる気がします。
最後に
前述しましたがオンボーディング資料は 「プロジェクトの顔」 だと思います。
アサインされて、最初にみる資料にでしょう。
人も資料も第一印象が大切です。
ちょっとした気遣いが嬉しいですよね。
皆さんにとって良きプロジェクトライフが始まりますように心理的安全性が担保された資料を目指します。
ここまでお読みいただきありがとうございました！！