この記事は以下のイベントに参加して書いてます。
https://qiita.com/official-events/c826cda7a9514df143cb
はじめに
チームでプロジェクトを遂行している中でこんなシーンをよく見ます。
- KPTで決まったTryがふわっとしたやり方で実行されて、いつの間にかやらなくなってる
- AさんからBさんへの依頼のはスムーズなのに、CさんからBさんへの依頼のときはやたらとコミュニケーションコストが高い
- 「あのとき、あれをやって良かったね」という感想が多かったことがその後必要なタイミングで実施されていない
今回は、２度と同じ失敗を繰り返さないようにルールやテンプレートを作成しようという話をします。
明文化しなかったルールは文化になる前に消える
ルールの明文化はとても大事です。もしも、チーム内でこれは継続していきたい仕組みだと思うことがあるならばきちんと明文化し、整理しておきましょう。
健全なチームであれば、プロジェクトが進行していく中でチーム内でいろいろなプロセス改善案が挙がると思います。改善案が挙がることはもちろんとても大切ですが、それがきちんと継続され、文化として根付くことはもっと大切です。継続されなければまたいつか同じ問題に直面することでしょう。
KPTで決まったTryがふわっとしたやり方で実行されて、いつの間にかやらなくなってる
こんな例を冒頭に書きました。スクラムを導入しているチームではレトロスペクティブをスプリントの最後に行うのが一般的だと思います。スプリントは１、２週間などの区切りなので、レトロスペクティブは概ね週末に行われるのではないでしょうか。KPT形式で実施し、こんなTryを来週から実行しよう、と決めたときにルールを付箋に一言書いてふわっと決めてしまうと以下のようなことが起きてしまうかもしれません。
- Tryを決める
- 週明けにほとんどのメンバーがTryを忘れる
- 数人がTryを実行する
- 全員がやってないから徐々に廃れる
- 同じProblemが発生する
まあ実際これはかなりひどいパターンですが、なくはないと思います。明文化しなかったルールは文化になる前に消えてしまいがちなので、そうならないようにルールはきちんと明文化しておきたいです。
私のチームではプロジェクトの進め方についてのWikiを用意しており、何かしらのルールを決めた際にはWikiにドキュメントを残し、チームメンバーがいつでも閲覧できるようにしています。これによって以下のメリットが得られると考えています。
- ルールを忘れない
- チーム内でのルールの認識が一致する
- ルールになっているので継続しやすい
- 新メンバーが加入してもルールを漏れなく伝えられる
テンプレート化はコミュニケーションの質を底上げする
同じアクションでも人によって対応が異なる場合には、テンプレートを用意することで全員が少なくともテンプレートに沿った対応をしてくれるようになるので、コミュニケーションの質を底上げすることができます。特に依頼や質問については受ける側が必要な項目を並べたテンプレートを作成し、共有しておくと効果が大きいです。必要な情報を収集するための無駄なやり取りを減らし、本質的な作業に時間を割くため、テンプレートをどんどん作るのが吉です。
AさんからBさんへの依頼のはスムーズなのに、CさんからBさんへの依頼のときはやたらとコミュニケーションコストが高い
冒頭でこんな例を挙げました。依頼のときにBさんが作業に取り掛かるために十分な情報を提供できるAさんと、いつも情報不足で何度もやり取りをしてしまうCさんみたいな状況は結構あるのではないでしょうか。こういう場合はさっさと依頼のテンプレートを作成してしまいましょう。どんな情報があると作業に取りかかれるのかを一番知っているのは依頼を受ける側のBさんなので、Bさんがテンプレートを用意するのがベターです。依頼する側のAさんやCさんががテンプレートを作成する場合にはこれまでの経験からBさんが求めそうな情報を整理する必要があります。チーム外への依頼の場合には依頼する側が用意せざるを得ない場合もありますが、同じチーム内であれば受ける側が用意したいです。
良かったねで終わらせず、継続的に良い状況を生み出す
良かったとみんなが思ったことがあれば、それはきちんとルールやテンプレートに組み込むべきです。KPTのKはKeepされなければなりません。Kに挙がったことは何が良かったのか、どうしたら継続できるのかをきちんと整理し、ルールやテンプレートに組み込みましょう。
「あのとき、あれをやって良かったね」という感想が多かったことがその後必要なタイミングで実施されていない
冒頭でこんな例を挙げました。振り返りをするとき、うまくいかなかったことは「次こそ頑張ろう」と思ってTODOを決めやすいですが、うまくいったことはうまくいったが故に整理を怠りがちです。私は何度も同じ失敗をしました。ルールやテンプレートに組み込めていれば、再び同じ場面に遭遇したときに、もしくは未然に問題を防ぎつつ冷静に対処することができます。
まとめ
プロジェクトをうまく回すには
- プロジェクトのルールを整理すること
- テンプレートを用意すること
これらが大事です。