前任者から引き継いだ業務量を1週間で半分以下にした話

サマリ

プロジェクトを移動した際に前任者から引き継いだ仕事を半分にしました。
前任者が早出と残業で最大10時間かかっていた定型業務を4時間くらいに短縮しました。
自動化したり、ツールの使い方を工夫するだけですが、非エンジニアからすると意外と知らないものが多いようので備忘録がわりに記載しておきます。

一覧

No	ASIS	TOBE
1	Excelの記載内容からJiraチケット等を作成。	Jira APIを使用する。APIを使用できないタスクの場合はPower Automateを使用する。
2	メールが煩雑	outlookやgmailの仕分けルールを使用する。その際CCで送られてくるFYI系は全て通知をOFFにしておく。
3	会議の設定が大変	outlookやgmailのグループスケジュールを使用する。
4	Jiraチケットの確認が大変	Jiraチケットにタグをつけるか、サマリのルールをつけておき、JQL でフィルタリングしておく。
5	権限の関係で、毎日一方のフォルダから一方のフォルダへ手動でコピーしないといけない	大抵のクラウドストレージには自動コピー機能があるためそれを使用する。sharepointなどサポートされていないものはPower AutomateなどのRPAツールの利用を検討する。
6	シーケンス図やフロー図を作成するのが大変	VSCodeを使用しているのであれば、mermaidやplantUMLを使用する。
7	エクセルの集計作業やレポート業務に時間が取られている	VBAで処理する。
8	朝一に色々アプリの立ち上げをしないといけなくて大変。	Windowsであればスタートアップに設定しておく

終わり

エンジニアやそのツールを普段から使用している人からするとこれだけ？という印象をされる人も多いと思いますが、今回非エンジニア部門に参画した際に、「これだけ」をしていない人に多く出会いました。
聞いてみると、現在使用しているツールで上記のことができるとは思わなかったという人が多いようでした。
非エンジニア部門の方と仕事をする機会があれば聞いてみても良いかもしれません。

備考

1. 基本的にそれぞれのツールの便利な使い方は、そのツールのチュートリアルを見れば書いてあることがほとんどです。一度目を通しておくことをお勧めします。
2. Power Automateなどの広範囲をカバーするRPAツールを使用する際はなんでもそれで解決しようとしないようにしてください。例えばExcelの内部で閉じた処理はVBAで行う方がやれることは多いですし処理も早いです。Power Automateを使用する場合はツール間の連携など、それぞれに特化した処理を横断的に処理する方が良いです。
3. なんでもかんでも自動化・ツール化すると、その仕組みを作った人がいなくなった後に誰もメンテナンスせず、その人の退職に合わせて廃れることがほとんどです。KTやメンテナンス用のドキュメントは細かく残しておくことをお勧めします。