はじめに
無駄なミーティングが多い、意見がまとまらない、そもそも何のための会議か分からない…。
そんなミーティングの課題に悩むエンジニアやマネージャーは少なくないはずです。
この記事では、実際の現場で試して効果があった「効果的なミーティングを実現する5つのテクニック」を共有します。
時間を有効活用し、成果を最大化するヒントを探している方に役立つ内容です。
1. アジェンダは「30秒で伝えられる」形にする
-
ポイント: アジェンダが曖昧だと、ミーティングが脱線しがちです。
「30秒で説明できるアジェンダ」を用意し、全員が理解した状態でミーティングを始めましょう。 -
具体例:
- 悪い例: 「次回リリースについて話し合う」
- 良い例: 「次回リリースのスコープを決定する（選択肢A or Bを議論）」
2. 必須メンバー以外は招待しない
- 課題: メンバー全員を呼びがちですが、全員が議論に参加する必要はありません。
-
解決: 以下の3つの基準でメンバーを選定します。
- 決定に関与する人
- 必要な情報を提供する人
- 進捗を共有する必要がある人
- メリット: コンパクトなミーティングが実現し、全員の集中力も向上します。
3. 発言者を明確に割り振る
-
理由: 無秩序なミーティングでは、結局声の大きい人の意見だけが通りがちです。
発言者を事前に割り振ることで、全員の意見を公平に引き出せます。 -
具体例:
- アジェンダごとに「担当者」を設定する。
- 会議中にモデレーターを置き、議論を制御する。
4. タイマーを活用して時間を管理
- 課題: 予定の時間をオーバーしてしまう。
- 解決策: タイマーを活用して「各アジェンダの時間配分」を厳守します。
-
ツール例:
- Trello + Pomodoroタイマー
- Googleカレンダーのリマインダー機能
5. ミーティング後のアクションアイテムを明確化
- 目的: ミーティングが終わった後も行動が伴わない場合、時間の無駄になります。
-
実践: ミーティング終了時に以下を確認します。
- 何をするか: アクションの具体内容
- 誰がやるか: 担当者
- いつまでに: 期限を設定
まとめ
この記事では、ミーティングを効率化する5つのテクニックを紹介しました。
これらを実践することで、無駄な会議が減り、チーム全体の生産性が向上します。
あなたの現場で実践した結果や、別のアイデアがあればコメントで教えてください！
イイねやストックもぜひお願いします！