社内会議でファシリテーターを任されることが増えてきた今日この頃。
この業界に入るまでファシリテーションのファの字も聞いたことなかった自分ですが、いざ任されると
「会議の時間が足りない！」
「この会議ってこの結論で良かったっけ？」
など難しいと感じることが多いのが実情です。
そういえば、今まで会議に参加していても受け身のことが多かったな、あまり趣旨を理解せずに参加していたな、と反省することもしばしば。
そんな中、社内のファシリ力をもっと底上げしていこうという動きがあり、
「良いファシリテーションとは？」というテーマで話し合う機会があったため、
諸先輩方のご意見を含めて備忘録的にこちらに記録しておきます。
ファシリテーターの役割ってなんだろう？
そもそもファシリテーターは会議においてどのような役割でしょうか。
ググると「会議や商談などで中立的な立場に立った上で会議中に発せられた意見をまとめ、より良い結論に導く役割を担う人」など出てきます。
こちらのテーマでは以下のような意見が出ました。
・ 会の目的を明確にし、時間内に結論に導く役割
・ 参加者の意見を促す
・ 参加者の納得を得、議題の理解を図る
・ タイムキーパー etc...
ファシリテーターの役割は
「会議を円滑に回し、ゴールを思い描いてコントロールする」
という結論になりました。
良いファシリをするために現状不足しているものは？
次に、「会議を円滑に回し、ゴールを思い描いてコントロールする」 ために必要なものは何か、現状社内で不足しているものは何なのか？というテーマで話し合いました。
「アジェンダを作成する文化が浸透していない（会議までの事前準備不足）」
「話が長くなりそうであればバッサリ切るなど、コントロールして時間内に収める力が弱い」
などの意見があり、結論としては
・ 事前準備
・ 時間管理、コントロール力(りょく)
の改善・向上が必要だということになりました。
この２つを深掘っていきます。
事前準備について考える
まず会議を筋道立ててコントロールするためには事前準備が大事！
ということで、事前準備について、会議の参加者からは以下のような意見が出ました。
・ 会議の準備だけに集中する時間を作る
→ 開始5分前には内容を見直しておく
・ 打ち合わせが始まる前に関連資料等を事前に開いておく
・ 参加メンバー間の情報に格差がないか確認しておく
→ 補足している場合、会議前に補填もしくは会議後に補填しておく
・ アジェンダを作成、共有する
→ 作成することで「目的」や「話す内容」、「その話題にどのくらい時間がかかりそうか」など整理ができる
→ 共有することで参加者の当事者意識を強化できる
上記の意見から、今後の取り組みとして以下の実践内容を決めました。
・ アジェンダの汎用テンプレを作る
・ TODOの確認を促す
時間管理、コントロールについて考える
事前準備を行っていても、会議は生物。
意見が盛んに出たり、話が脱線してしまった時のコントロールについて話し合いました。
・ 重要な話題でも長時間かかりそうな様子だった場合、別の時間を設けて改めて会議するよう提案する
・ 時間のコントロールは必要だが、時間を気にしすぎて意見が出づらい会議にはしたくない
・ ある程度欲しい結論が決まっている会議の場合は、結論が出た時点で終了の方向へ持っていく
→ 必ず時間いっぱい使うという意識で会議するのではなく、時間は貴重なものという視点で短縮できるところは短縮する
・ アジェンダを作成する際にテーマについて話す想定所用時間を設けておく
上記の意見から、今後の取り組みとして以下の実践内容を決めました。
・ アジェンダ作成時に項目それぞれの所用時間を目算で置いておく
・ 時間が足りなくなると想定し、アジェンダ作成時点で会議時間にバッファを設けておく
今回会議を回す方法について社内のメンバーと意見を交わせたことで、
どんなファシリテーションが求められているのか、自分の中でも整理ができました。
上記の内容は良いファシリテーションをするためのほんの一部だとは思いますが、まず１歩踏み出すための指針として実践していこうと思っています！