はじめに
◆この記事は何？
メモの取り方のTipsを紹介する記事
◆対象は？
特に新人の方
◆この記事のねらい
「メモを見返しても分からない」を減らす
ここでの「メモ」とは、議事録よりもカジュアルで、個人用の記録を指します。
例えば、議事録を作成するための記録のような位置付けです。
先に結論
「見返しても意味が分からないメモ」から脱却するために、
- 動詞を使う/次のアクションを考える
- すぐに整形する
- 「誰かがやってくれるから自分は大丈夫」という気持ちを捨てる
後で見返してもわからないメモ
次のようなメモの例を考えます。
上司に作成したグラフを見せて、会話しながら記録したメモを想定します。
- メモ
- 大きく
- 範囲
- 軸ラベル
会話しながらメモを取ると、単語だけを書き残してしまうことがあります。
しかし、上記のようなメモでは、後から見返すと何をすればいいか特定できません。
動詞を使う
動詞を使うと、自然と良いメモになります。
動詞を使うことで、「何をするか」が特定されるためです。
◆Before
- 大きく
- 範囲
- 軸ラベル
◆After
- 文字を大きくする
- 範囲を変更する
- 軸ラベルをつける
次のアクションを考える
次のアクションを考えると、自然と良いメモになります。
メモの目的の大部分は、次のアクションのためだからです。
目的・対象を詳細化するのがコツです。
◆Before
- 文字を大きくする
- 範囲を変更する
- 軸ラベルをつける
◆After
- 視認性を上げるために、全ての文字を大きくする(16ptくらい)
- x軸の範囲を10以上に変更する
- X軸ラベル,Y軸ラベルをつける
このメモだと、後で見返しても意味がわかりそうです。
グラフも次のように修正できます。
すぐにメモを整形する
会話が終わった後に、すぐにメモを整形します。
メモをとっているときは、タイピングが間に合わず、動詞が使えていなかったり、主語・目的語が抜けていたりします。
会話の内容を覚えているうちに、メモを整形して、後で見返しても意味がわかるようにしておきます。
「誰かがやってくれる」という気持ちを捨てる
特に、チーム内の会話では、次のような気持ちが生まれてしまいます。
- 誰かが記録している
- 誰かが覚えている
- 忘れてしまったらまた聞けば良い
しかし、上記のままでは個人/チームの生産性が上がりません。
余計なコミュニケーションが発生したり、メモから勘違いして作業の後戻りが発生したりします。
「誰かがやってくれる」という気持ちを捨てて、「後で見返しても意味がわかるメモ」を書くのが望ましいです。
おわりに
この記事では、メモの取り方のTipsを紹介しました。
「見返しても意味が分からないメモ」から脱却して、生産性の向上につながれば幸いです。