はじめに
◆この記事は何？
相談がしやすくなるような内部定例会の進め方を紹介する記事です。
「内部定例会でメンバーから相談を引き出せていない」という課題の解決に繋がれば幸いです。
◆対象は？
- 定例会の運営に悩んでいる方々
- メンバーからの相談が少なくて困っているリーダー
先に結論
- 課題ではなく困りごとを聞く
- 書いてもらう
- 相談・議論のアクションを事前に設定しておく
内部定例会のアジェンダ
内部定例会のアジェンダを以下のように設定することで、相談を引き出しやすくかつ効率的に進行できます。
- アジェンダ整理
- 進捗共有
- 昨日やったこと
- 困ったこと
- 今日やること
- 不安なこと/懸念点
- 情報共有
- 相談したいこと・議論したいこと
まず、「アジェンダ整理」では、その日の定例会の流れを確認します。
大きく①進捗共有②情報共有③相談したいこと・議論したいことの三つに分けることで効率よく進行できます。
相談や議論には時間がかかる可能性があるため、進捗共有や情報共有の後に行います。必要に応じて、後半のセクションでは参加メンバーを限定することも可能です。
進捗共有では困りごとを聞く
「課題は何か？」と直接聞いても、答えにくいことがあります。課題を自覚し言語化するのは難しいためです。そこで、「困ったこと」や「不安なこと/懸念点」を聞くことをおすすめします。
メンバーの困りごとがチームの課題につながるため、結果的に重要な課題を引き出せます。小さな困りごとでも大切にし、改善していくことが重要です。
例えば、「必要なドキュメントがどこにあるか分からなかった」という困りごとから、情報共有の仕組みを改善するきっかけになるかもしれません。
定例会の進行方法
内部定例会では、口頭だけでなく書くことが重要です。
以下の手順で進めることをおすすめします：
- 上記のアジェンダをテンプレート化する
- チームメンバー全員が編集できるドキュメントを用意する
- 定例会の開始前に、全員（リーダーも含む）が内容を記入する
書くことには以下のメリットがあります
- 書いている過程で新たな困りごとに気づく
- 他のメンバーの記入内容から、自分の相談したいことを思いつく
おわりに
この記事では、相談がしやすくなるような内部定例の運営方法を紹介しました。
皆さんのチームの内部定例会の改善に繋がれば幸いです。