はじめに
◆この記事は何？
自然に報告が増えるような考え方はプラクティスを紹介する記事
◆対象は？
リーダーや上司などの報告を求める立場の方々
◆この記事のねらい
「報告されなくなる」の予防
先に結論
- 「報告したら仕事が減る」にしないと報告されなくなっていく
- 報告するメンバーのメリットをつくる
- メンバーの仕事を減らすためには？を考える
「報告したくない」と思うとき
報告する立場のメンバー目線で考えます。
上司やリーダーに報告するのが嫌な理由の一つに、「報告したら仕事が増えてしまう」があります。
例えば、「改善点は〇〇です」と報告して、リーダーから「ではあなたがやっておいて」と言われると、報告する側は「仕事が増えた」と感じる場合があります。
『ソフトウェアテストのセオリー』では次のように説明されています。
組織のあるメンバが開発途中でソフトウェアに関する事象を発見した際に、その原因分析や対応を、なし崩し的に発見者に担当させるような対策は決して行ってはいけません。
報告するメリットがない環境では、メンバーは次第に報告しなくなります。
報告されなくなると、リーダーは必要な情報を得られなくなります。
報告されなくなるのはチームとして避けるべき状況であり、リーダー自らが「報告しやすい文化」をつくっていく必要があります。
報告するメリットをつくる
「報告しやすい文化」を醸成するには、「報告すると良いことがある」と感じてもらえる場を構築していきます。
最初に考えるのは、「どう仕事を減らせるか？」です。
リーダーは、メンバーの障壁を取り除く役割でもあります。
そもそも「報告」は、ただ話を聞くだけでなく次のアクションのための活動です。リーダーは、メンバーの障壁がないかを考えて、必要であれば障壁を取り除いていきます。
例えば、メンバーから「〇〇の課題がある」と報告されたら、どうすれば課題を解消できるか？を考える必要があります。
仮に課題がない場合でも、障壁を探してメンバーの仕事を減らしていくと、次第に報告が増えていきます。
他には、報告の場を通して、メンバーが承認されたり、メンバーが成長したりするようにフィードバックしていくことで、報告するメリットを作っていくことが出来ます。
おわりに
この記事では、メンバーがリーダーに報告しやすくなるような考え方を紹介しました。
他にも報告しやすくなる工夫があれば教えてください。
参考になれば幸いです。